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Gestão de documentos nas instituições de ensino: 7 erros mais comuns

Gestão de documentos nas instituições de ensino: 7 erros mais comuns

A gestão de documentos nas instituições de ensino é uma das tarefas fundamentais da administração. Além de projetos, autorizações, fichas cadastrais, essas instituições devem ter em mãos históricos escolares, prestações de contas e outros documentos. É um volume alto de papel que pode comprometer a rotina dos profissionais e o processo de aprendizagem quando não há uma boa gestão.

Existe uma grande necessidade de sistematizar as inúmeras informações administrativas e os documentos dos alunos, e principalmente, atender as normativas e portarias emitidas pelo MEC nos últimos anos. Infelizmente, ainda existem muitas instituições que não adotam práticas eficientes para realizar essa tarefa. Muitos erros ainda são cometidos, causando prejuízos em diversos âmbitos. Veja os 7 erros mais comuns na gestão de documentos nas instituições de ensino!

A importância da gestão de documentos nas instituições de ensino

Se você duvida da importância da gestão de documentos nas instituições de ensino, certamente não sabe que existem normas brasileiras que versam sobre o tema. As portarias do Ministério da Educação (MEC) tratam sobre assuntos pertinentes à gestão documental.

Dentre as normas, estão as Portarias 1224/2013 e 22/2017, que falam sobre a temporalidade e a destinação final das informações componentes do acervo acadêmico e dos documentos, bem como as obrigações e prazos que devem ser cumpridos em algumas práticas dessa gestão. Elas também tornaram obrigatória a digitalização das documentações das instituições de ensino.

Em outras palavras, orientam as escolas em direção a uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que permite, além do gerenciamento dos históricos e dados dos alunos, a criação de fluxos de trabalho, a digitalização de documentos conforme as Portarias do MEC, o armazenamento e a indexação para buscas rápidas, e o acompanhamento de quais documentações permanece em falta. A GED traz muitos benefícios na otimização do serviço nessas instituições.

A última portaria publicada foi a Portaria 315/2018, que “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento das instituições e cursos de educação superior do sistema federal de ensino, que visa regular a gestão documental de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim”.

Dentre os pontos fundamentais desta portaria, está o prazo fatal para que as instituições de ensino superior façam a total digitalização de seus acervos documentais. Elas devem se adequar até abril de 2020, sob o risco de serem acusadas de irregularidade administrativa, sendo passível das sanções previstas em lei.

Diante dessas normas federais, é possível perceber a importância da gestão de documentos nas instituições de ensino. Uma demanda exponencial de geração de informações, como a que ocorre nas escolas e universidades, necessita de soluções eficazes para atender às obrigações legislativas. De fato, é um grande desafios para tais instituições, que estão enraizadas em antigos sistemas e valores organizacionais.

Gestão de documentos nas instituições de ensino: 7 erros mais comuns

7 erros na gestão de documentos nas instituições de ensino

O alto volume de informações das instituições de ensino é um problema enfrentado pelos gestores desses locais. No mesmo sentido, a adequação às portarias do MEC causa certa apreensão na hora de realizar a Gestão Eletrônica de Documentos. Esses dois fatores faz com que elas cometam erros na hora de realizar a gestão documental. Veja a seguir os 7 erros mais comuns na gestão de documentos nas instituições de ensino.

Erro nº1: Desconsiderar as normas de gestão de documentos nas instituições de ensino

O primeiro erro cometido na gestão de documentos nas instituições de ensino é desconsiderar as normas sobre o tema. E aqui não falamos somente das portarias do MEC. Existem recomendações específicas para cada tipo de documento na tabela de temporalidade do Arquivo Nacional.

Cada documento tem um período de vigência e prazos de precaução para permanecer nos arquivos das instituições de ensino. Há aqueles que demandam a guarda por um prazo maior, ao passo que outros podem ser descartados após um período. Se os gestores não conhecem essas normas, certamente cometeram erros básicos. Veja alguns exemplos:

  • Contas de água, gás e luz: devem ser arquivadas por 5 anos, contados da data de aprovação das contas. Após esse prazo, podem ser descartadas.
  • Histórico escolar: deve ser mantido por 5 anos após extinção do vínculo do aluno com a instituição. Após esse prazo, deve ser arquivado.
  • Avaliações dos alunos: devem ser devolvidas a eles após os registros das notas.

Outro ponto de atenção, que é objeto de muitas falhas, é a eliminação do documento original após sua digitalização. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) adverte que isso não pode ocorrer, e a “eliminação do documento original, bem como de sua cópia digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá seu prazo de guarda e sua destinação”. Isso ocorre porque o suporte eletrônico não é uma garantia de preservação do documento, uma vez que pode ocorrer incidentes com equipamentos, e os softwares podem ficar desatualizados.

Em suma, desconsiderar as normas de gestão de documentos nas instituições de ensino ocasionará muitas falhas nessa prática. Os gestores devem se atentar ao que a legislação propõe, buscando auxílio para realizar corretamente a digitalização. Organizar-se para cumprir os procedimentos e prazos estabelecidos, ter profissionais capacitados e qualificados, e utilizar os recursos tecnológicos e serviços adequados são formas de “colocar a casa em ordem”.

Erro nº2: Gerenciar apenas documentos impressos

A despeito do prazo para adequação às portarias do MEC, muitas instituições de ensino ainda gerenciam apenas documentos impressos, sem utilizar os recursos tecnológicos em favor da gestão documental. Mesmo com diversos softwares e soluções tecnológicas acessíveis, os gestores permanecem no erro de trabalhar somente com arquivos físicos.

De fato, eles não podem deixar de existir. Mas se ater a isso, coloca em risco a segurança das informações arquivadas e prejudica a produtividade dos profissionais diante da pouca organização e da dificuldade de localizar arquivos.

Diante dessa situação, é importante que se implemente uma solução de gestão eletrônica de documentos para que as informações estejam também em ambiente digital. Além de otimizar a prática, ela permite a busca inteligente, o controle de acesso de usuários, a segurança da informação, dentre outros benefícios.

Gestão de documentos nas instituições de ensino: 7 erros mais comuns

Erro nº3: Negligenciar o armazenamento de documentos físicos

Os documentos físicos existem mesmo em instituições que realizam a digitalização e a gestão eletrônica. Se sua instituição trabalha somente com arquivos físicos ou realiza o controle também em ambiente digital, pouco importa. Em ambos os casos, um dos erros comuns na gestão de documentos nas instituições de ensino é negligenciar o armazenamento de documentos físicos.

Não ter um local específico para a guarda dos papéis é o primeiro problema. Especialmente se considerarmos o alto volume gerado diariamente nessas instituições. Sem um local próprio, haverá uma mistura de documentos sem precedentes. O contrato que deveria estar no setor de finanças pode parar na sala dos professores. O histórico escolar do aluno se encontra na sala do diretor. E se algum profissional precisar desses documentos, não será fácil localizá-lo.

Mesmo quando existe um software de gestão de documentos, ainda existirão documentos físicos que deverão ser mantidos por algum tempo, já que, em algumas situações, é preciso ter documentos originais para validar as informações. Do mesmo modo, é preciso ter um espaço, ainda que pequeno, para armazená-los.

Para resolver essa questão, os gestores das instituições devem adotar regras claras para o armazenamento de documentos físicos em locais apropriados. E elas devem ser comunicadas a todos os profissionais que lidam com tais informações.

A documentação relativa à administração da instituição, por exemplo, é aconselhável que seja colocada em um arquivo na sala do diretor. As informações sobre os alunos devem ser armazenadas na secretaria. Algumas instituições preferem centralizar todos os documentos em uma sala central de arquivos. Neste caso, é aconselhável ter metodologias específicas na hora de organizar as pastas.

Erro nº4: Não adotar um método para organizar os documentos

Se você sente dificuldades em localizar o histórico escolar de um aluno ou a prestação de contas do ano anterior, é um sintoma de uma organização documental deficiente. E não pense que a desorganização só atinge àqueles que trabalham somente com arquivos físicos. É plenamente possível ela acontecer em instituições que já fazem a gestão eletrônica de documentos.

No ambiente virtual, é comum que os documentos sejam apenas jogados em uma nuvem sem qualquer tipo de identificação ou informação. Isso ocorre bastante em instituições que não possuem uma empresa especializada para a gestão eletrônica de documentos. Para corrigir esse erro, é crucial ter profissionais capacitados e qualificados para a função.

Já nos arquivos físicos, pastas podem ser colocadas em caixas sem qualquer padrão, misturando assuntos e datas. Além da dificuldade de localizar o documento quando necessário, ainda existe a chance de perda, extravio ou dano aos papéis.

Diante destes erros na gestão de documentos nas instituições de ensino, é fundamental que se tenha metodologias para organizá-los. Algumas boas dicas para organizar um arquivo físico são:

  • Separe os documentos em pastas organizadas em ordem cronológica, considerando datas de vencimentos e de emissão, ou em ordem alfabética;
  • Coloque etiquetas coloridas nas pastas para possibilitar a rápida localização dos documentos;
  • Mantenha as pastas na posição vertical para economizar espaço nos armários;
  • Utilize pastas de cores diferentes para cada tipo de documento;
  • Considere as necessidades da sua instituição.

Além disso, é preciso sempre estar atento à periodicidade da organização geral. De tempos em tempos, os profissionais devem verificar os documentos que podem ser descartados ou ir para outro espaço da escola. Ter uma cultura e organização e limpeza também é fundamental para a gestão de documentos nas instituições de ensino.

Gestão de documentos nas instituições de ensino: 7 erros mais comuns

Erro nº5: Deixar as informações acessíveis a todos

Um erro muito comum na gestão de documentos nas instituições de ensino é negligenciar a segurança da informação. Seja em arquivos físicos ou digitais, há dados que não devem ser acessados por qualquer pessoa. É fundamental que se tenha um funcionário destinado a realizar o controle de acesso aos documentos ou que a instituição implementa um sistema de segurança ou de tranca. No caso de ambiente virtual, deve existir um login com senha para as pessoas autorizadas a acessar as informações.

O acesso indiscriminado aos documentos das instituições de ensino é uma falha muito cometida quanto à segurança da informação. É preciso ter em mente que há um grande risco de uso indevido dos dados por pessoas não autorizadas e má-intencionadas, principalmente com relação às versões originais dos processos.

Erro nº6: Não ter cópias de segurança

Com qual frequência você realizar um backup das informações digitais? Você possui cópias de segurança (digitais e físicas) dos documentos impressos? A resposta negativa a qualquer uma dessas perguntas é uma falha na gestão de documentos nas instituições de ensino. Sem cópias de segurança, os gestores estão sujeitos a incidentes físicos e virtuais.

Os crimes cibernéticos aumentaram bastante na última década, sendo que muitas universidades já foram vítimas deles. A ação de hackers pode comprometer um sistema de GED que não possui técnicas de segurança virtual (como a criptografia) e paralisar as atividades das instituições. Diante desse risco, é preciso pensar em um backup eficiente, como aqueles realizados em nuvem.

No mesmo sentido, os arquivos físicos podem estar sujeitos a perdas, extravios, incêndios, inundações e outros incidentes. Para se precaver deles, será necessário digitalizar as informações e armazená-las em sistemas confiáveis.

Erro nº7: Não adotar a gestão eletrônica de documentos ou não ter uma GED eficiente

Um dos maiores erros – se não o maior – na gestão de documentos nas instituições de ensino é não adotar a GED. Ela é a principal ferramenta para otimizar a tarefa, por trazer segurança às informações, rapidez na localização dos dados, simplificação de procedimentos, organização e controle.

No entanto, como falado anteriormente, muitas instituições, mesmo diante das portarias do MEC, ainda não adotaram a gestão eletrônica. Elas correm o risco de sofrer sanções, caso não se adequem às normas até abril de 2020.

Mas não só elas cometem erros. Existem escolas e universidades que implementaram soluções de GED, mas que não têm eficiência em tal gestão. Isso pode ocorrer se existirem regras irrelevantes, excessivas, desnecessárias e sem qualquer ordem de prioridade, o que torna o software de GED inacessível.

Para corrigir este ponto, é preciso definir as necessidades de registro, organização, digitalização e arquivamento de documentos. É fundamental, também, definir um objetivo simples e claro, bem como estratégias práticas para tratar os documentos. Um bom trabalho prévio de entendimento do problema, precisa estar obrigatoriamente nas pautas de início de projetos de implementações da GED nas instituições.

Outra falha que provoca uma gestão ineficiente é escolher um software inadequado. A escolha errada do sistema pode comprometer tudo aquilo que deve ser feito. Cada programa tem funcionalidades específicas, e as instituições de ensino devem elencar suas necessidades antes de optar por um ou outro.

Existem escolas que precisam de uma gestão de documentos mais simples. Algumas soluções com funções padronizadas para uma sistematização básica são suficientes. Por outro lado, as universidades, com alto volume de informações, precisam de funcionalidades mais complexas para realizar uma boa gestão, com criação de usuários, níveis de acesso, dentre outros. Por isso, o gestor deve avaliar os critérios para optar por um sistema GED.

Por fim, qualquer que seja a complexidade do sistema, é preciso contar com uma empresa capacitada e qualificada para implementar a gestão eletrônica de documentos. Há questões técnicas e de bom conhecimentos de processos, que dependem de expertise e tempo de mercado para a elaboração da melhor solução para os erros.

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