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Gestão de documentos é importante?

Nos dias de hoje é comum observarmos em empresas privadas e principalmente públicas, uma completa falta de controle, organização e gestão de documentos corporativos. O volume de dados e documentos crescem em ritmo acelerado. O problema é que muitas vezes a atenção destinada à esta gestão dos documentos não acontece ou não é suficiente para acompanhar tal crescimento.

Atualmente existem leis, regulamentações e recomendações que tornam a gestão de documentos uma prioridade para empresas, principalmente instituições públicas. Podemos citar como exemplo a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional para administração de arquivos públicos.

Outro exemplo mais recente está direcionado para instituições integrantes do sistema federal de ensino. São as instituições de ensino superior, cursos de graduação e pós-graduação presencial ou a distância. O MEC – Ministério da Educação instituiu duas portarias  (nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 e a nº 22, de 21 de dezembro de 2017) que definem códigos de classificação, tabelas de temporalidade, além da destinação final dos documentos que compõe o acervo acadêmico destas instituições. E ainda dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento desta gestão, “obrigando” a inclusão em suas rotinas de boas práticas de gestão documental, sob pena de uma baixa na nota anual (1 a 5) que classifica a qualidade do serviço prestado por tais instituições.

Este é um bom exemplo da real importância para uma gestão correta e eficiente dos documentos nas empresas. Mas casos assim não são comuns somente no segmento educacional. A Lei de Acesso à Informação e o Portal da Transparência por exemplo, que abordamos em outro post do Blog, estabelecem compromissos de grande impacto para prefeituras e outras entidades públicas. Em ambos os casos, o não cumprimento legal das normativas pode acarretar em consequências e prejuízos dos mais diversos para os órgãos.

A não gestão de documentos hoje em dia é o verdadeiro “empurrar com a barriga”, e no caso de instituições de ensino e órgãos públicos, se tornou algo ainda mais sério. Se a atenção dada não for a adequada, irá gerar transtornos que consumirão tempo e recursos que poderiam ser evitados. De maneira bem resumida e prática, a gestão profissional de documentos é fundamental para evitar prejuízos e transtornos, além de otimizar rotinas que proporcionam ganhos de tempo e capital financeiro para empresas de qualquer segmento.

A gestão de documentos deixou de ser um luxo para se tornar uma necessidade real, seja por questões legislativas, seja por questões de ganho na otimização de processos. A aplicação de ações e estratégias adequadas para essa finalidade já é visto com outros olhos pelas empresas que buscam organização e agilidade em suas rotinas.