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Gestão de Documentos e 5S: uma dupla e tanto!

Certamente você já ouviu falar no Programa 5S, não é mesmo? Você já pensou em implantar ou mesmo já está implantando a metodologia em sua empresa? Se sim, fique ligado neste post. Vamos mostrar como a gestão de documentos anda lado a lado com os cinco sensos.

O programa, que surgiu no Japão como um plano de reconstrução do país após a Segunda Guerra Mundial, proporciona condições melhores para a vida cotidiana das pessoas e qualidade do ambiente de trabalho e otimização de tempo para as empresas. Hoje, os 5S amparam inclusive sistemas de gestão de qualidade, como por exemplo os orientados pelas normas ISO. Falamos sobre isso aqui.

Cada S é orientado para uma parte estratégica da gestão pessoal ou corporativa, e são assim distribuídos:

  1.  Senso de Utilização
  2. Senso de Ordenação
  3. Senso de Limpeza
  4. Senso de Saúde
  5. Senso de Autodisciplina

Seiri e a gestão de documentos

A tônica desse senso, no contexto empresarial, é otimizar ao máximo o uso do que é realmente útil. O que não tem mais função nenhuma para o andamento das atividades deve ser descartado. Desde o início do programa, os japoneses acreditavam que o acúmulo de materiais desnecessários emperra a produtividade.

E eles estavam certos! Prova disso é o tempo e a agilidade que os profissionais ganham ao lidar com papelada organizada. As soluções de Organização de Arquivos vem diretamente ao encontro da proposta do Seiri. Ao iniciar o trabalho, os primeiros passos são a avaliação dos documentos e uma triagem, para assim eliminar arquivos obsoletos, duplicados ou desnecessários.

Principais vantagens da organização

:

– Armazenamento adequado;

– Indexação

– Agilidade na localização de informações

– Redução de custos com armazenamento e manutenção dos documentos.

Seiton (Senso de Ordenação) e o Workflow

Este S está ligado “colocar cada coisa em seu devido lugar”. Dentro das empresas isso se estende para os fluxos de trabalho. As devidas tarefas, realizadas no prazo correto, executadas pelos responsáveis.

Muitas vezes as organizações têm no fluxo de trabalho um entrave para o pleno aumento da produtividade. A solução que encontramos foi o Software Workflow, capaz de gerir cada etapa do trabalho, facilitando o acesso a informações e simplificando processos quando viável.

Podemos considerar que os melhores benefícios do Workflow são:

– Gerenciamento automatizado de tarefas

– Monitoramento de informações e etapas de trabalho

– Fluidez na comunicação entre os envolvidos em cada projeto

– Redução do tempo gasto em cada demanda

Seiso (senso de limpeza) e a Guarda de Documentos

É no Seiso que se encontra a maior dedicação à construção de um ambiente limpo, funcional e agradável. Pilhas e pilhas de papel, montanhas de pastas sobre as mesas vão contra o que prega este senso. De acordo com os japoneses, quanto mais clean o ambiente, mais a energia circula e mais qualidade é entregue pelos funcionários que se sentirão bem no ambiente de trabalho.

As soluções de Guarda de Documentos auxiliam as empresas a reduzirem o acúmulo de papel e outras mídias em suas sedes, ao mesmo tempo que oferece segurança total do acervo.

Bons motivos para contratar um serviço de Guarda são:

– Redução de custos com armazenamento, transporte e manuseio dos documentos;

– Armazenagem correta e eficaz, facilitando consultas e auditorias;

– Controle e rastreamento de acesso ao material.

Sem dúvidas, ao trazer o Programa 5S para sua empresa, os benefícios alcançados serão inúmeros. E a Arquivar está aí para auxiliar você e sua equipe na implantação de soluções estratégicas para gerar mais produtividade e oportunidades de negócios. Conte com nossos profissionais.