• Criar estrutura de diretórios; 
• Definir permissões de acesso a usuários e / ou grupo de usuários; 

Para executar o passo a passo você pode acessar um dos vídeos abaixo: 

• Estrutura de diretórios para clientes que ainda não assinaram documentos
• Estrutura de diretórios para clientes que já assinaram documentos

ou seguir o passo a passo descrito abaixo:

Como Criar Estrutura de Diretórios: 

1. Revise as permissões dos usuários deixando somente o seu usuário como Administrador Global o que irá evitar que outros usuários acessem todas as pastas e documentos. Para isso acesse o menu -> Administração -> Usuários; 

2. Crie a estrutura de diretórios no menu -> Documentos; 

3. Se você já tem documentos na pasta raiz, mova-os para as devidas pastas no menu -> Documentos; 

Como definir Permissões de acesso aos Diretórios: 

1. Para facilitar, crie grupos de usuários (exemplo: por setores ou funções) no menu – > Administração -> Grupo de Usuários. Exemplo abaixo:

a) Comercial – Gerência (Perfil de Diretórios – Administrador) 

b) Comercial – Vendedores (Perfil de Diretórios – Colaborador) 

c) Comercial – Outras funções com função de leitura (Perfil de Diretórios – Leitor) 

2. Insira os grupos criados na pasta raiz e habilite permissão de    leitura para todos através do menu -> Documentos -> Ações; 

3. Ajuste as permissões das pastas setoriais no menu -> Documentos – selecione a pasta -> Ações -> Editar permissões; 

4. Crie ou edite usuários e ajuste permissões de acesso conforme tabela abaixo: 

Permissões para Diretórios:

Somente o Administrador Global da conta terá acesso ao menu de diretórios e por este motivo é tão importante cuidar para que somente pessoas sem restrições de acesso estejam com este perfil. Abaixo algumas das ações permitidas ao Administrador Global no menu Diretórios: 

1. Perfil de usuários – Perfil definido durante a criação do usuário e que designa as ações do usuário na plataforma. Atualmente há duas opções: Remetente de Documentos e Administrador Global. 

a) Remetente de Documentos – Usuário sem permissão de acesso às funcionalidades de gestão da plataforma. 

b) Administrador Global – Usuários com permissão de acesso a todas as funcionalidades da plataforma. 

2. Perfil de Diretórios – Perfil que designa a permissão de acesso do usuário ou grupo a Diretórios. Os perfis de diretório podem ser: Administrador, Colaborador e Leitor. 

a) Administrador – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos, excluir ou incluir novas pastas, além de poder mudar permissões de acesso.  

b) Colaborador – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos à pasta a que tem este perfil.  

c) Leitor – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode apenas consulta e baixar o conteúdo da pasta e documentos.