Blog Arquivar

Faça uma gestão documental diferenciada com a Arquivar

A Arquivar segue trabalhando e aprimorando suas soluções para levar tecnologia aos clientes. O objetivo é aliar os serviços mais tradicionais com processos mais estratégicos e com softwares mais modernos. A gestão documental é feita já há bastante tempo, mas as exigências mudam com o passar dos anos. Hoje as empresas usuárias esperam e precisam de mais recursos e de mais inovação. Fica mais difícil se diferenciar no mercado e reduzir os custos internos se não forem realizados os investimentos corretos em soluções eficazes e inteligentes.

Quantas vezes você já passou por transtornos na empresa por não conseguir localizar um documento? E a falta de espaço físico para tantos papeis? E os gastos elevados com seus arquivos por falta de gestão? Parecem questões simples, mas a grande maioria das organizações passa ou já passou por essas situações e poucas conseguiram de fato solucionar tais problemas.

O Software ArqGED

Pensando em oferecer benefícios diversos reunidos em uma mesma solução, a Arquivar aprimorou seu software até disponibilizar o ArqGED. Ideal para gerir e organizar eletronicamente documentos que exigem constantes consultas, a ferramenta é web e composta por oito módulos de funcionalidades integradas. O Software é personalizado conforme a demanda da empresa e garante o gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar.

Recursos Tecnológicos

Dentro de cada um dos módulos do ArqGED existem dezenas de funcionalidades. Desde ações simples até processos mais complexos, todas elas serão fundamentais para que a gestão documental seja feita de maneira inteligente e estratégica. Confira alguns dos recursos do software:

  • Criação de uma árvore organizacional baseada na estrutura e nas tipologias do Cliente;
  • Criação de código de classificação de documentos;
  • Definição de temporalidade documental;
  • Controla o SLA (Service Level Agreement) de solicitações acordados com a Guarda Terceirizada;
  • Capacidade ilimitada de armazenamento dos arquivos eletrônicos (Os arquivos são distribuídos em contas do Azure Storage Account da Microsoft);
  • Disponibiliza ao Cliente todos os recursos de software para gerenciamento do centro de documentação do mesmo de forma profissionalizada, assim como uma empresa de Guarda Terceirizada;
  • Possibilita a definição do layout físico do centro de documentação, podendo o mesmo ser único ou variado. Na seleção do layout é definido um padrão de endereçamento para os documentos físicos;
  • Possibilidade de assinar arquivos em PDF usando o token e-CPF ou e-CNPJ no padrão ICP-Brasil;
  • Possibilidade de executar o OCR em arquivos PDF;
  • Possibilidade de criar regras de auditoria para identificar ausência de documento;
  • Possibilita a criação de um fluxograma visual com as configurações necessárias para se executar um fluxo de trabalho na aplicação;
  • Permite o escaneamento e o envio de arquivos digitalizados para o ArqGED ou ArqDOC juntamente com os metadados;
  • Realiza o download automático de todas as Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte que forem emitidas para os CNPJ’s informados;

Otimize seus processos

Uma ótima forma de tornar os processos documentais mais ágeis e menos dispendiosos passa por realizar investimentos em soluções mais estratégicas. Os ganhos começam a aparecer quase que de maneira imediata após a implementação do projeto e do software.

Saiba mais detalhes em nosso site e caso queira conhecer mais de perto como funcionam nossas soluções, faça contato com nossas equipes!