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Gestão de documentos: 12 dicas para organizar documentações

Você já deve ter vivido uma experiência semelhante: ficar horas procurando um documento importante para perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com esta busca.
Eder Ramalho
Eder Ramalho
Postado em 28 de February de 2019 - Atualizado em 12 de August de 2020
Gestão de documentos: 10 dicas para organizar documentações

Você já deve ter vivido uma experiência semelhante: ficar horas procurando um documento importante para perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com esta busca. Problemas como estes são comuns em empresas de todos os portes. Mas sabia que é possível evitá-los com a gestão de documentos?

Essa tarefa precisa ser qualificada e estruturada com algumas práticas. A organização deve ser feita de acordo com uma classificação padronizada, por exemplo. Além disso, é essencial considerar o arranjo segundo setores, ordem alfabética e outras indicações. Assim, será possível aumentar a produtividade e reforçar a organização geral.

Quer melhorar os seus resultados? Veja as dicas para otimizar a gestão de documentos da sua empresa!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos envolve medidas que servem para administrar os documentos, físicos ou digitais, que uma empresa precisa manter. Ela garante a organização e interfere, inclusive, no cumprimento de regras previstas por lei.

Ao gestor de arquivos, cabe a responsabilidade de planejar, executar e acompanhar as tarefas para alcançar os objetivos principais. Veja três exemplos de atividades desse profissional:

  • manter os cuidados para evitar danos físicos nas documentações, o que engloba higienizar papéis e armários para prevenir a incidência de manchas ou fungos;
  • organizar o arquivamento dos documentos físicos ou digitais, de acordo com um padrão definido pelo próprio gestor ou pelas regras organizacionais estabelecidas pela empresa;
  • facilitar, ao pessoal autorizado, o acesso, a retirada ou a inserção de documentos, algo que inclui a utilização de recursos tecnológicos para a gestão de arquivos digitais (GED).

12 dicas de como fazer gestão de documentos

A otimização dessa gestão precisa ser executada de forma planejada, em etapas e com as ferramentas certas. Isso ajudará a diminuir o espaço gasto com o armazenamento de papéis, além de facilitar o cotidiano de todos na empresa. Abaixo, selecionamos os 12 passos para acertar nessa tarefa!

1. Organize os documentos físicos

Embora a tendência de digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos. Afinal, alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo (segundo a Tabela de Temporalidade). Então, você não deve dispensar a organização dos elementos físicos.

Uma dica simples é reunir estes documentos em um local seguro. Uma gaveta ou armário pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande.

Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por importância, ordem alfabética, data ou outras informações relevantes.

2. Estabeleça um padrão organizacional

Gerir documentos requer alguns cuidados. O primeiro deles é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada arquivo e outras informações (data, horário de armazenamento, importância, validade, entre outros), o que facilita na organização geral.

A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam os elementos em três níveis diferentes:

  • 1º: papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;
  • 2º: relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;
  • 3º: cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.

3. Considere a temporalidade dos documentos

Uma prática comum entre gestores de documentos é armazenar de maneira física os arquivos mais antigos, o que parece ser algo sensato, dependendo da natureza do negócio.

O lado positivo é que grande parte dos itens não precisa ser armazenado de uma maneira definitiva, de modo que você deve, sim, descartar alguns arquivos com o tempo. O armazenamento em nuvem, por sua vez, permite que algumas documentações sejam mantidas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico.

A gestão de documentos exige um entendimento que há alternativas que possuem prazo para expirar. Depois do vencimento, estes papéis não possuem validade legal, podendo ser descartados. Veja alguns exemplos:

  • prazo de 3 meses a até 50 anos de validade: comprovante de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços;
  • prazo de 5 anos de validade: IPVA, IPTU e extratos bancários;
  • prazo de 40 anos de validade: comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias;
  • até o término do contrato: recibos de aluguel, consórcios e financiamento;
  • até vencer a garantia: notas fiscais que comprovem o pagamento por produtos;
  • validade permanente: escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.

Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao lado de cada descrição com a data de validade do item.

Mesmo assim, nem sempre é viável manter tantos documentos com validade tão extensa. Para se proteger, vale a pena recorrer à microfilmagem para atender às regras.

4. Contrate um serviço de gestão de digitalização de arquivos

Em plena era da informação, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão de documentos mais efetiva. Com o objetivo de economizar, muitas empresas decidem executar tudo por conta própria.

O problema é que isso gera erros e retrabalhos, uma vez que documentos diferentes precisam ser tratados e catalogados de formas distintas. Com isso, o gasto de tempo e dinheiro é muito maior que o planejado.

A verdade é que a digitalização deve ser feita de um modo profissional, com o tratamento certo para cada tipo. Também deve ser organizada em um padrão que facilite a busca das informações.

É importante reservar uma parte do orçamento para contratar serviços de empresas especializadas em digitalizar documentos e que utilizem bons scanners para garantir a qualidade e legibilidade dos elementos. Os especialistas realizam, ainda, um tratamento digital nas imagens dos que foram escaneados, para melhorar a qualidade da informação e durabilidade dos seus conteúdos.

Empresas de digitalização de documentos ainda organizam e disponibilizam todas as informações em plataformas digitais. Assim, com poucos cliques, é possível executar tarefas complexas como comparar dados e fazer buscas por registros e componentes relevantes.

5. Envolva a equipe na rotina da gestão documental

Diferentes setores de um negócio podem colaborar para facilitar a gestão desses componentes. Por exemplo: cada equipe pode ter uma pasta ou contêiner, para que possa separar a papelada que necessita ser digitalizadas.

Você, como gestor de documentos, também deve adicionar essa tarefa em suas rotinas de trabalho. No fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhe direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.

6. Crie uma política de uso dos documentos

Por falar nisso, é indispensável estabelecer regras específicas para que os documentos sejam usados corretamente. Essa é uma forma de garantir a padronização e de obter um nível maior de controle e de eficiência.

Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos documentos. Entenda como é a rotina de cada setor e qual é o comportamento esperado para cada setor ou funcionário.

A partir disso, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina como as pessoas devem acessar, quais informações estão disponíveis a cada colaborador e quais são as boas práticas, por exemplo.

7. Definir as regras para o acesso

Já que o sucesso da gestão de documentos está diretamente relacionado à padronização dos processos, é hora de definir outras regras. Padronizar o modo de transportar ou utilizar tais componentes é uma maneira de garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como extravios ou danos físicos.

Essas questões são tão importantes que merecem até destaque em relação à política de uso. No entanto, são informações que devem fazer parte da comunicação entre a gestão e os colaboradores.

Uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação. Em uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o serviço de controle acontece com mais facilidade, já que os gestores conseguem definir as senhas específicas para cada usuário. Assim, há como limitar o acesso a certos conhecimentos conforme o cargo ou o interesse do gestor.

8. Faça o backup regular das informações

Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o HD do computador, gerando a perda de todos os dados importantes. Um comprometimento da rede ou mesmo um ataque virtual pode levar ao “sequestro” das informações digitais.

É por essas e outras questões que os manuais sobre segurança dos dados indicam que gestores de documentos precisam, com certa frequência, realizar backup dos arquivos digitalizados. Ou seja, não basta salvar as informações no computador e pronto. Há a necessidade de ter a certeza de que todos os documentos estejam a salvo e atualizados.

As empresas especialistas em serviços de gestão de documentos digitalizados oferecem plataformas online seguras que permitem realizar backups diários, o que assegura a defesa contra perdas de elementos digitalizados.

Além de manter os dados em ambiente virtual, também vale a pena reservar um pendrive ou HD externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo outra forma de reforçar a segurança da armazenagem sem ocupar espaços com arquivos físicos.

9. Filtre os novos documentos

Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais a otimizar o tempo de gestão de documentos, realizar a organização de muitos arquivos é um trabalho que requer certo esforço.

Por este motivo, para estabelecer a organização dos documentos, é preciso tomar medidas para que as informações não fiquem desorganizadas novamente.

Uma dica capaz de ajudar é sempre realizar análises de todas as novas documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.

Você pode até gastar certo tempo para fazer estas análises diariamente, mas esta tarefa evitará que o caos nas documentações prejudique horas ou até dias de trabalho no futuro.

10. Nomeie os arquivos corretamente

Até em empresas de grande porte há um problema: o costume de armazenar os documentos na web, nos computadores ou em arquivo físico, sem fazer a nomeação adequada. Depois, para reunir todos estes dados e organizá-los será mais dispendioso.

Todos os colaboradores da empresa, desde os donos até funcionários operacionais que acessam ou inserem documentos no arquivo, precisam ter o hábito de nomear corretamente os arquivos.

Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou organizar todas as informações. Isso otimiza o tempo nas buscas e torna o ambiente de trabalho produtivo.

Uma boa indicação para facilitar a gestão de documentos é usar nomes curtos e padronizados para nomear arquivos. Desta forma, qualquer membro da equipe consegue realizar buscas sem complicação.

11. Mantenha a atenção nos arquivos

Arquivar, organizar, digitalizar e conservar: estão são os 4 mandamentos da gestão de documentos moderna, conforme as tendências defendidas por especialistas no assunto.

A última dica vale como uma lembrança: é importante manter o foco em todos os detalhes da organização do acervo. É isso que permite que o trabalho seja cada vez mais produtivo, tanto para os gestores quanto para as demais pessoas dos diferentes setores e que precisam arquivar ou acessar as informações documentadas.

12. Use a tecnologia a seu favor nesse processo

Ao longo das dicas, você percebeu que a digitalização é uma parte importante para simplificar o gerenciamento de documentos. Isso faz sentido porque as versões digitais não ocupam espaço como as físicas, além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar dados.

No entanto, não é preciso se limitar à digitalização ou à microfilmagem. Na verdade, o ideal é pensar em um uso integrado e na adoção de soluções complexas. Por isso, vale a pena contratar uma plataforma ligada à gestão documental.

Com um recurso desse tipo, o armazenamento não é a única possibilidade. Também há como definir hierarquias de maneira fácil, escanear novos itens, tornar os textos pesquisáveis e muito mais.

Com o uso de uma plataforma na nuvem, inclusive, é possível acessar as informações de qualquer lugar, sem abrir mão da segurança. E, por falar em proteção, essa é uma solução indispensável para que a gestão esteja alinhada com regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como evita vazamentos de dados pessoais e sensíveis, sua empresa se adapta às novas demandas.

Para tanto, o melhor para a gestão de documentos é escolher um negócio especializado no assunto e que seja pioneiro no desenvolvimento de soluções nesse sentido. O uso de uma boa ferramenta somado ao suporte qualificado será indispensável para alcançar bons resultados.

Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos?

Existem inúmeras vantagens de um bom trabalho de gestão documental — e ela se torna ainda melhor quando é feita eletronicamente. Além de otimizar a fluidez e o funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos geridos. Na sequência, veja outros aspectos positivos desse processo!

1. Otimização do processo produtivo

É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez diante de um gerenciamento de documentos efetivo — e até tecnológico.

Quando a empresa possui sistemas para a Gestão Eletrônica de Documentos, é viável melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos tempo em pesquisas.

2. Organização dos documentos

Contas de luz ou de água, pagamentos de impostos, contratos, holerites, certificados, garantias de compras de produtos são documentos presentes em empresas de todos os portes.

Quando esta documentação não está organizada em um padrão aceitável, acaba se tornando um empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar este caos, o uso das ferramentas apropriadas para organizar papéis ou dados digitais é crucial na gestão de documentos.

3. Mobilidade no acesso

Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo se o profissional estiver distante do arquivo físico. Diretores ou pessoas autorizadas podem acessar os elementos digitalizados e indexados na plataforma, em suas próprias residências.

Imagine que você está em uma viagem profissional e precisa consultar alguns papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso a milhares de arquivos da empresa rapidamente.

4. Facilidade para expandir

Quanto mais o negócio cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine quantos arquivos adicionais há em uma secretaria acadêmica na época de matrículas?

Quando o arquivo físico dos documentos não possui uma estratégia de gestão funcional, acaba se tornando desorganizado com a entrada de novos registros.

Por outro lado, se existir uma estratégia de gestão de documentos, é fácil organizar as novas informações de acordo com os padrões estabelecidos.

Além disso, o uso de uma solução digital permite que o negócio tenha muito mais capacidade de armazenamento e processamento. No entanto, os gastos não aumentam na mesma medida, o que é essencial para escalar as operações de gerenciamento.

5. Adequação à era digital

A transformação digital é um tema presente nas estratégias de mindset de diversas empresas, dos diferentes segmentos que buscam modernizar as operações e a relação com colaboradores, consumidores ou fornecedores.

Digitalizar documentos é uma oportunidade para que os negócios se tornem mais tecnológicos. A partir do momento em que tudo está digitalizado e acessível em uma plataforma de GED, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios na otimização produtiva no dia a dia de trabalho.

Como dissemos, essa ainda é uma forma de atender às novas regulamentações em relação aos dados digitais e à privacidade dos usuários. Assim, a sua empresa evita multas e até prejuízos para a imagem.

A gestão de documentos é crucial para que o negócio seja bem-sucedido, eficiente e produtivo. Quanto mais organizada essa tarefa for, menos tempo os profissionais precisarão gastar na busca por arquivos, tendo maior disponibilidade para que sejam estratégicos.

Como o uso da tecnologia é tão importante nesse processo, conheça o ArqGED e veja como nossa solução pode ajudar a sua empresa!

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