GED e Serviços

Workflow é a solução para estruturar um departamento de RH digital

Transformar o principal setor de gestão de pessoas em um RH digital está ao alcance de todos.
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Postado em 21 de May de 2020 - Atualizado em 28 de May de 2020
diagrama conceitual para um rh digital

Transformar o principal setor de gestão de pessoas em um RH digital está ao alcance de todos. Vamos entender como a elaboração e implantação de um workflow bem planejado dentro do departamento de recursos humanos pode fazer a diferença nos processos de contratação e gestão de pessoas nas empresas. Mas primeiro, precisamos entender o conceito de workflow.

Sempre pontuamos em nossos conteúdos e em alguns dos nossos serviços, a importância do armazenamento e da gestão física de documentos, sejam eles organizados fisicamente nas empresas ou em nossos armazéns de guarda.

No entanto, há também os documentos ativos, aqueles que tramitam e ficam em fluxo constante nas organizações, sendo diariamente utilizados por departamentos financeiros ou de recursos humanos, por exemplo. Estes também precisam ser gerenciados, e se essa gestão for executada corretamente, pode se tornar um grande diferencial das atividades operacionais nas empresas.

Importância do workflow

Fluxo de trabalho, em português, workflow significa a utilização de recursos, metodologias e ferramentas que permitem o tramite de informações e documentos, além da execução em etapas de atividades e tarefas seguindo uma fluidez adequada a cada departamento da empresa, onde todos os envolvidos nos processos executam determinadas ações, de forma alinhada, levando ao cumprimento esperado da atividade.

O conceito de workflow não exclui a possibilidade de execução não automatizada das atividades. Porém, esta é melhor forma de utilizá-lo, obtendo os melhores resultados.

RH digital e o workflow na prática

Antes da execução e implantação de qualquer projeto de workflow na organização, uma compreensão fidedigna do fluxo das atividades, prazos, documentações e equipes envolvidas precisa ser realizada.

Para a implementação de uma solução de RH digital, onde a tramitação de documentos físicos e assinaturas contratuais é constante, será preciso antes mapear o caminho da documentação, seja ela física ou eletrônica, compreendendo responsáveis, executores e prazos de cada atividade até a conclusão do processo. Um trabalho meticuloso fundamental para o sucesso.

Tudo é então evidenciado em um desenho do fluxo do processo: um retrato exato de cada ação, responsável, informação ou colaborador, que evidenciará erros neste tramite e potenciais falhas que possam vir a ocorrer durante a atividade.

Software para execução do fluxo

Com o mapa desenhado para implementação do workflow do RH digital, as atividades são inseridas no software GED utilizando os seguintes recursos:

  • Determinação de tempo para execução das atividades;
  • Nomeação de responsáveis;
  • Envio de notificações à gestores ou executantes;
  • Acompanhamento de resultados;
  • Cadastro no sistema de documentos (de um possível candidato) sem a utilização de arquivos físicos;
  • Assinatura de documentações digitalmente sem a presença física do candidato, colaborador ou contratado.

Mesmo com as atividades sendo executadas via workflow, podem acontecer mudanças de prazos de conclusão das atividades, eliminação ou inclusão de etapas ou responsáveis. Com o Software GED controlando as atividades, o fluxo pode ser facilmente ajustado sempre que necessário.

Como o ArqGED faz o RH digital

Hoje, o software ArqGED está implantado em centenas de empresas que aplicam os conceitos de workflow para o processo de contração 100% digital. Elas utilizam dois módulos da ferramenta: O ArqFlow para a execução do fluxo e o ArqSign para a assinatura eletrônica da documentação.

diagrama de um fluxo de workflow para RH
Exemplo de um fluxo desenhado de workflow para um departamento de RH digital.

Este fluxo do RH digital é construído baseado em uma rotina de gestão de documentos, até ser finalizado com a contratação do colaborador.  A empresa ativa o workflow de contratação definindo todos os documentos que este potencial candidato deverá apresentar em uma eventual entrevista. Padroniza tudo previamente dentro do sistema e encaminha, via fluxo, à atividade de preenchimento e envio dos documentos para um usuário externo, caso o candidato não tenha login no ArqGED.

Contratação em 3 passos

A conclusão do processo de contração 100% digital ocorre de forma simples dentro do software:

  1. O candidato acessa o link,  faz o upload dos documentos pessoais e descreve o que está cadastrando.
  2. Após isso ele clica em concluir a atividade. Neste momento o RH recebe a notificação via software e começa a validar a documentação e informações repassadas pelo candidato.
  3. Estando tudo ok com os documentos, o RH executa as rotinas de contratação, podendo ainda repassar ao candidado via o próprio fluxo, informações como o agendamento para o exame admissional, além de assinar eletronicamente a documentação de admissão.
    • 3.1. Não estando tudo ok, o RH tem a possibilidade de retroceder a atividade dentro do fluxo de forma simples, enviando uma notificação para o candidato com as informações a serem corrigidas.

O processo daquele candidato e todos os seus documentos são armazenados no software, criando um dossiê de documentos que poderão ser utilizados em consultas futuras, inclusive por outros setores.

Como construir um workflow perfeito

Pensar no processo por inteiro, desde a sua origem até a conclusão da atividade, além da possibilidade de execução de atividades do fluxo, como assinaturas de contratos, uploads de documentos e notificações de prazos, dentro de uma única ferramenta, torna o ArqGED a solução mais prática para a implantação de um fluxo automatizado de atividades nas instituições, a custos dentro de qualquer realidade, sendo a empresa pequena, média ou de grande porte.

A maior vantagem do ArqGED é o foco na solução completa, no processo por inteiro, com todas as atividades do fluxo do RH digital (incluindo as assinaturas eletrônicas) rodando dentro de uma só ferramenta em ambiente em nuvem. 

Pensando de forma prática, pode-se dizer que as possibilidades e aplicações do workflow são inúmeras. Vai até onde o gestor enxergar o processo e conseguir imaginar a aplicabilidade das ferramentas e metodologias.

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