GED e Serviços

Digitalização de documentos: entenda como funciona e para que serve

Diversas empresas já comprovam na prática os benefícios da digitalização, que consiste na prática de transformar documentações físicas em dados digitais organizados e simples de consultar.
Eder Ramalho
Eder Ramalho
Postado em 27 de February de 2019 - Atualizado em 27 de August de 2020
Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Diversas empresas já comprovam na prática os benefícios da digitalização, que consiste na prática de transformar documentações físicas em dados digitais organizados e simples de consultar.

Imagine: consultar a matrícula de alunos, os cadastros de pacientes e outros dados importantes com um simples clique no computador, sem perder tempo na busca de nomes nas empoeiradas salas de arquivos? Esta é apenas uma das vantagens em digitalizar documentos.

Com a digitalização, ao usar recursos tecnológicos, você concentra a papelada na internet e deixa a sala de arquivos mais organizada ou até vazia para realizar outras tarefas.

Empresas optam por digitalizar documentos não apenas para se livrar dos excessos de papéis, como também organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão de documentos.

Colaboradores se beneficiam dos dados digitalizados, principalmente pela melhor disseminação de informações, que torna possível à equipe visualizar imagens de documentos de modo instantâneo.

Há diversas ofertas de empresas de digitalização de documentos com preços acessíveis para negócios pequenos, médios ou grandes.

É importante contratar os serviços especializados para escanear as papeladas documentais com segurança e acessar tudo em um software de gestão de acesso online.

A organização dos dados no software de GED pode adotar um padrão conforme a necessidade do gestor da empresa.

Digitalizar documentos é uma parte importante dos planejamentos estratégicos das empresas quando tratamos da gestão do acervo de dados da empresa com rapidez, segurança e dentro de todos os critérios de certificação.

Como funciona a digitalização de documentos?

Já imaginou o trabalho que você ou a sua equipe podem ter para escanear todos os milhares de documentos físicos da sala de arquivos?

Esta tarefa exige bastante perfeição na qualidade da imagem escaneada, sem contar o trabalho em nomear cada documento tratado de maneira correta para inseri-los em um software de gestão desenvolvido exclusivamente para isso.

Além da necessidade de atestar o controle na administração da segurança das informações, garantindo a confidencialidade dos dados. Fora o investimento em segurança para as informações não surgirem nas mãos de pessoas desautorizadas.

Digitalizar documentos parece algo complicado, não é mesmo? Por este motivo contratar especialistas em gestão de documentos é a maneira mais segura de fazer esta gestão.

Etapas da digitalização de documentos

Talvez você seja um gestor que pensa em digitalizar documentos por conta própria ao invés de contratar uma empresa de digitalização de documentos.

Sem problemas, desde que você faça o processo em detalhes de modo semelhante às empresas de digitalização de documentos, principalmente por questões de qualidade, segurança, organização e certificação para atender as exigências legais.

Se comparar os custos de tempo e dinheiro mesmo sem ser especialista na área você pode perceber que há mais vantagens em contratar uma empresa de digitalização de documentos.

Por que esse processo deve ser feito em etapas detalhadas? Porque isto ajuda a torná-lo mais fácil, verdadeiro, prático e efetivo.

Conheça a seguir as 3 principais etapas do processo: preparação, captura e indexação.

1° – Preparação

Especialistas em preparação de documentos realizam o preparo de cada folha do documento antes de serem digitalizados.

Esta etapa deve ser feita em detalhes para não existirem danos nos documentos ou nas máquinas de escanear. A preparação de documentos engloba as seguintes tarefas:

  • retirar grampos ou clipes;
  • higienizar;
  • eliminar qualquer detrito no documento que atrapalha nos trabalhos do escâner.

2° – Captura

Na captura os documentos são escaneados em um scanner com alta resolução para capturar mínimos detalhes das imagens.

Antes da digitalização ser concluída os documentos são tratados com recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível.

Os documentos digitalizados são convertidos em formatos de arquivos, por exemplo:

  • JPG;
  • PDF;
  • TIF.

3° – Indexação

A última etapa na digitalização de documentos inclui a organização dos arquivos conforme as orientações pré-determinadas de acordo com cada projeto.

As imagens seguem para um software de gestão, administrado por gestores, acessível a qualquer pessoa autorizada que possui computador ou dispositivo móvel conectado na internet.

No software de gestão de documentos digitalizados o administrador pode:

  • acessar informações;
  • permitir que pessoas tenham acesso a determinados documentos;
  • modificar ou autorizar a modificação de conteúdo;
  • realizar assinaturas digitais nos documentos;
  • organizar os dados de acordo com o padrão organizacional da empresa.

Digitalização de documentos: para que serve e quais os benefícios?

documentos físicos na estante

Você acha que uma empresa pequena não pode se beneficiar com digitalização de documentos? Este é um pensamento equivocado!

De início já podemos destacar que a digitalização documental beneficia todas as pessoas envolvidas com o negócio, entre elas: sócios, diretores, gestores, fornecedores, colaboradores operacionais e até clientes.

O gestor pode fazer a empresa ganhar em produtividade com menos trabalhos operacionais, por causa da gestão de arquivos digitalizados.

Já os funcionários que precisam trabalhar usando muitos documentos físicos, atendem com mais rapidez e precisão as solicitações de clientes ou de outros membros da equipe, por causa da utilização dos documentos em ambiente digital.

A digitalização também reduz o uso de papéis na empresa e a necessidade de emitir cópias físicas das documentações que podem ser compartilhadas no formato digital e online.

Os clientes podem se beneficiar dos documentos digitais, devido à praticidade no dia a dia para encontrar os arquivos e manter seus documentos igualmente organizados, podendo consultá-los a qualquer momento.

Outro exemplo de benefícios da digitalização na prática: em uma instituição acadêmica, um gestor dentro de poucos segundos pode levantar todo o histórico de qualquer aluno.

Na prática existem 10 utilidades e vantagens em digitalizar documentos de acordo com a opinião de especialistas e conforme a leitura especializada sobre o assunto:

  1. economia;
  2. agilidade;
  3. acesso online;
  4. segurança;
  5. integração;
  6. cadastro;
  7. sustentabilidade;
  8. controle;
  9. nitidez;
  10. limpeza.

Na leitura a seguir vamos conhecer cada uma destas vantagens da digitalização de documentos para otimizar o dia a dia das empresas dos mais diversos segmentos.

1- Economia

Você já parou para pensar sobre os custos de manter um grande arquivo de documentos na empresa? Isto sem considerar aqueles gastos com o uso de papel e a impressão.

É necessário também incluir nesse cálculo o espaço ocupado por arquivos físicos quando o lugar poderia servir para outras atividades operacionais.

O gestor ainda precisa contratar funcionários responsáveis pela organização dos arquivos físicos, sendo eles de confiança para manterem a confidencialidade das informações utilizadas ali.

Com digitalização de documentos não há estes problemas, já que os dados são mantidos em um único ambiente online (nuvem) com software de gestão, não ocupando espaços físicos, sem custos de tinta de impressora ou papel e liberando o acesso apenas para pessoas autorizadas por meio da utilização de senhas de controle.

Com toda esta economia propiciada pela digitalização de documentos, sobram mais recursos para investir em outras demandas da empresa.

2- Agilidade

Até arquivistas mais experientes podem gastar muito tempo na busca por arquivos, principalmente quando se trata dos dados antigos.

Estes atrasos comprometem a velocidade operacional. Por exemplo: um diretor que está à espera de um documento importante para tomar uma decisão urgente referente à empresa.

Não podemos esquecer que a falta de agilidade na busca de documentos compromete o nome da empresa entre clientes potenciais, que podem procurar por serviços de concorrentes menos demorados em disponibilidade de documentações.

Este tempo todo de trabalho pode ser economizado se o colaborador realizar as buscas no software GED. Transferindo os dados para a nuvem, é possível organizá-los das mais diferentes formas com objetivo de facilitar as buscas.

No software documental você organiza os dados digitalizados, em:

  • pastas;
  • categorias;
  • nome;
  • data;
  • códigos.

3- Acesso online

Quando se trata de acervos físicos de documentos não tem jeito, a pessoa responsável por arquivar precisa se dirigir para uma sala específica até nas horas de fazer consultas documentais simples.

Às vezes, você demora mais tempo para sair da sua sala e ir até o arquivo físico do que para achar as informações arquivadas. Imagine o tempo que se gasta ao fazer 10 ou mais consultas deste tipo em um dia de trabalho?

É para evitar este tempo perdido que muitas empresas optam pela digitalização de documentos, uma vez que o acesso a dados digitalizados acontece em qualquer local com acesso à internet, em um computador ou dispositivo móvel, sendo necessário apenas inserir a senha para acessar o software e os respectivos arquivos.

A digitalização permite o acesso online de conteúdo e a distribuição dos documentos certos para as pessoas certas em qualquer hora ou lugar.

4- Segurança

A digitalização de documentos potencializa a segurança contra danos físicos nos papéis, algo comum de ocorrer pelas mais diferentes razões (enchentes, incêndios, danos causados pelos próprios colaboradores, etc.).

Ao digitalizar documentos para armazenar dados na nuvem, o único risco é o acesso não autorizado às pastas armazenadas em rede. No entanto, as plataformas de armazenamento online estão cada vez mais seguras, protegidas por senhas avançadas e disponibilizam serviços de backup para recuperar dados roubados, perdidos ou manipulados sem autorização.

5- Integração

O histórico de todas as operações da empresa pode ser digitalizado, facilitando a integração de dados ativos e antigos para fins de comparação com mais rapidez.

Com simples toques no teclado você pode acessar e comparar extratos de pagamentos realizados em cada mês nos últimos anos, por exemplo.

Por outro lado, se você deseja realizar as comparações de certos documentos em arquivos físicos, precisará de muito tempo para encontrar tais informações, fora os gastos com cópias caso seja necessária uma análise mais criteriosa com a utilização de marcadores de texto.

6- Cadastro

Com a digitalização de documentos, há menos obstáculos para acessar cadastros de clientes, o que oferece uma maior agilidade do atendimento ao público geral.

Se os dados estão digitalizados, a otimização de tempo beneficia a produção ao considerar que o atendente não precisa emitir cópias físicas de documentos ou redigir longos manuscritos para clientes.

A digitalização de documentos faz a empresa economizar com cópias de documentos de clientes, como:

  • RG;
  • Comprovantes de renda;
  • Comprovantes financeiros;
  • CNPJ;
  • Reservista;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento;
  • Comprovantes de participação de programas do governo;
  • Comprovante de residência;
  • CPF;
  • Contrato social.

Ao considerar todos estes e outros documentos úteis para cadastros de clientes, além da economia de tempo, a empresa também economiza pelo menos 15 folhas de cópias e reduz custos no uso dos materiais de escritório.

7- Sustentabilidade

A gestão de documentos digitalizados é uma ação mais ecológica, o que gera a simpatia de clientes preocupados em contratar apenas serviços de empresas com sustentabilidade no processo produtivo.

O uso de papéis, tintas de impressoras ou cartuchos de máquinas copiadoras é reduzido quando há utilização de documentos digitais.

8- Controle

O gestor que tem controle do software de gestão de documentos saberá quando determinado usuário acessou determinada informação.

Controlar a acessibilidade em arquivos físicos é algo que você só consegue pagando por salários de colaboradores responsáveis pelo acesso de dados ou o monitoramento por câmeras 24 horas.

9- Nitidez

É impressionante notar que documentos quase apagados e rasgados ganham mais nitidez após serem digitalizados por scanners especializados.

No processo de digitalização, cada um dos documentos recebe tratamento digital exclusivo para que as imagens ofereçam a máxima nitidez.

Também é possível regular a qualidade das imagens de cada um dos arquivos e até ampliar a visualização das letras com o software GED.

10- Limpeza

Uma regra é certa: ambientes de trabalho ficam limpos e espaçosos quando há menos acúmulo de papéis nas mesas. Isto favorece para os colaboradores terem mais bem-estar ao desempenhar suas rotinas.

Dependendo do caso, a economia é tamanha que você até economiza com lixeiras e sacos de lixo, não esquecendo dos custos de papéis, tintas, canetas, entre outros.

Agora, analise as 10 vantagens descritas acima antes de considerar se, no seu trabalho como gestor, vale a pena ou não investir em empresas de digitalização de documentos?

O que diz a nova Lei de Digitalização?

homem digitalizando documentos

O Decreto nº 10.278/2020, promulgado em março de 2020, define regras e requisitos técnicos para a digitalização em diferentes documentos (públicos ou privados). Ao seguir as determinações da lei, tanto empresas jurídicas como pessoas físicas podem otimizar a gestão de documentos escaneados, conferindo a eles a mesma validade jurídica dos documentos físicos.

O decreto contém todas as disposições necessárias para digitalizar documentos e garantir sua validade jurídica. Trata, inclusive, sobre os documentos nato-digitais, ou seja, aqueles que já são produzidos no formato digital (não precisam ser submetidos ao escâner).

Ao final do decreto, há 2 anexos importantes sobre os quais falaremos mais detalhadamente:

Anexo I

Esse anexo dispõe sobre os “Padrões Técnicos Mínimos para Digitalização de Documentos”. A tabela é formada por 7 modalidades de documentos e os critérios para sua digitalização: resolução mínima; cor; tipo original e formato de arquivo. Em alguns formatos, predomina o texto; em outros, a imagem. Há somente 1 formato exclusivamente de texto (o primeiro) e apenas 1 formato exclusivamente de imagem (o sexto).

Caso o arquivo seja comprimido, não pode haver perda de dados, ou seja, a informação disponível depois da compressão deve ser a mesma que havia no arquivo original. Por isso, a gestão de documentos deve ser ainda mais cuidadosa e contar com uma empresa de digitalização de documentos é mais seguro para garantir que sejam seguidos todos os padrões e os requisitos de compressão.

1. Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco

Nesse caso, o decreto especifica o seguinte:

  • resolução mínima: 300 dpi;
  • cor: monocromático (preto e branco);
  • tipo original: texto;
  • formato de arquivo: PDF/A.

2. Textos impressos, com ilustração, em preto e branco

Os padrões técnicos mínimos, nesse caso, são:

  • resolução: 300 dpi;
  • cor: escala de cinza;
  • tipo original: texto/imagem;
  • formato de arquivo: PDF/A.

3. Textos impressos, com ilustração e cores

Para essa modalidade, o decreto define:

  • resolução: 300 dpi;
  • cor: RGB (colorido);
  • tipo original: texto/imagem;
  • formato de arquivo: PDF/A.

4. Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco

O decreto também contempla os textos escritos à mão. Nesse primeiro caso, as especificações são as seguintes:

  • resolução: 300 dpi;
  • cor: escala de cinza;
  • tipo original: texto/imagem;
  • formato de arquivo: PDF/A.

5. Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores

Nesse segundo caso de textos manuscritos, os padrões mínimos são:

  • resolução: 300 dpi;
  • cor: RGB (colorido);
  • tipo original: texto/imagem;
  • formato de arquivo: PDF/A.

6. Fotografias e cartazes

Encerrando os textos, o decreto aborda as imagens em dois grupos. No primeiro grupo, estão as fotografias e os cartazes, com os padrões que seguem:

  • resolução: 300 dpi;
  • cor: RGB (colorido);
  • tipo original: imagem;
  • formato de arquivo: PNG.

7. Plantas e mapas

O segundo grupo de imagens (que envolve texto) é formado pelas plantas e pelos mapas, cujas especificações são:

  • resolução: 600 dpi;
  • cor: monocromático (preto e branco);
  • tipo original: texto/imagem;
  • formato de arquivo: PNG.

Anexo II

O anexo II é um pouco mais complexo e vamos tentar resumi-lo aqui. Trata dos “Metadados Mínimos Exigidos”, ou seja, as principais informações sobre os documentos. São consideradas 2 modalidades:

1. Para todos os documentos

Nessa primeira modalidade, os metadados mínimos envolvem:

  • assunto: palavras-chave que representam o documento;
  • autor (nome): pessoa natural ou empresa emissora;
  • data e local da digitalização;
  • Identificador do documento digital: identificador único atribuído a ele quando é capturado para o sistema;
  • responsável pela digitalização: pessoa física ou empresa;
  • título;
  • tipo documental: tipo conforme a atividade que o gerou;
  • hash (chekcsum) da imagem: algoritmo específico.

2. Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno

Essa modalidade envolve a União, os estados, os municípios, o Distrito Federal e os territórios, as autarquias e demais instituições de caráter público criadas por lei. Os metadados mínimos são:

  • classe: classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento;
  • data de produção do documento original;
  • destinação prevista (eliminação ou guarda permanente): transferência, recolhimento, eliminação;
  • gênero: gênero documental conforme o sistema de signos aplicado;
  • prazo de guarda: prazo definido em uma tabela específica.

Conclusão: a digitalização de documentos

Otimizar o tempo, reduzir custos, qualificar a gestão dos seus documentos, aumentar a produtividade, facilitar o controle do acesso às informações por pessoas autorizadas e diminuir o tamanho dos seus arquivos físicos, são as principais vantagens de se trabalhar com documentos digitais.

Com uma empresa de digitalização de documentos, você, como gestor, torna o processo de gestão de documentos mais rápido e eficaz, melhorando a qualidade do seu trabalho diante de diretores, colaboradores, fornecedores e clientes.

As empresas querem economizar recursos sem perder a produtividade. Se esta ideia lhe parece válida, você deve considerar a digitalização de documentos como uma estratégia indispensável a sua empresa.

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