Leis e Regulamentações

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica? Vai muito além da obrigatoriedade de uma certificação digital

Atualmente assinar um documento já não precisa ser uma tarefa estritamente física.
Gustavo Azevedo
Gustavo Azevedo
Postado em 24 de April de 2020 - Atualizado em 17 de December de 2020
foco em um homem fazendo uma assinatura eletrônica

Atualmente assinar um documento já não precisa ser uma tarefa estritamente física. Com a ajuda da tecnologia certa, é possível garantir que documentos digitais tenham validade jurídica. Mas você sabe a diferença entre assinatura eletrônica, digital e digitalizada?

Apesar de parecerem sinônimos, o funcionamento e a aplicação delas variam. Por isso, é essencial conhecer quando usar cada uma e como elas podem ser úteis no cotidiano.

Para não ter mais dúvidas, veja as diferenças entre assinatura eletrônica, digital e digitalizada!

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital ocorre de forma totalmente ligada à tecnologia através de um certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A assinatura digital é regulada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nessa modalidade, há um vínculo ao ICP-Brasil, que fica responsável pela emissão do certificado digital. Por conta disso, ela tem a validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.

Como funciona?

seguranca digital proporcionada pela assinatura digital e eletronica

Para que você possa usar a assinatura digital, é necessário adquirir um certificado digital, emitido por uma instituição autorizada. Esse elemento tem validade de 1 a 3 anos e pode ser instalado em um só dispositivo ou ser do tipo token. Basicamente, ele tem uma chave criptográfica única, que ajuda a identificar quem realiza certas operações.

A solicitação tem início com o pedido feito de maneira presencial em uma Autoridade de Registro (AR) da Autoridade Certificadora escolhida. Por lá, você validará os dados que foram preenchidos na solicitação, o que garante a segurança.

Para que isso seja possível, é necessário levar os documentos obrigatórios, além de passar pelo processo de cadastramento biométrico. Isso envolve a coleta de biografia facial por meio de foto e das digitais. A chamada validação presencial garante a idoneidade das informações apresentadas.

A aquisição de um certificado digital também é feita na Autoridade Certificadora, que emite um e-CNPJ ou e-CPF. Ele serve para garantir a origem de assinatura do documento, com base nessas informações previamente validadas e com o uso de uma “chave”.

A partir da realização desse processo, é possível assinar os documentos eletrônicos por meio da apresentação dessa chave.

Qual sua validade jurídica?

Como a camada de criptografia é extremamente protegida, não há espaço para questionamentos. Isso a torna, em todos os casos, juridicamente válida perante a legislação brasileira.

Uma vez que o documento seja assinado digitalmente, não há margem para dúvidas sobre quem é o autor dessa ação. Isso torna quase impossível que alguém entre com o recurso e afirme não ser o responsável pela assinatura.

Afinal, o processo de validação do ICP-Brasil exige seguir toda a burocracia quanto aos dados. Além disso, o autor do token (ou “chave”) é responsável por ser o único a ter acesso a ele, e o certificado digital garante autenticidade, integridade e validade jurídica. 

Além do mais, vale ressaltar esse trecho do Instituto Nacional de Tecnologia e Informação:

“O documento assinado digitalmente possui presunção de autenticidade, ou seja, de que os arquivos eletrônicos foram subscritos e encaminhados pela pessoa física ou jurídica detentora daquele certificado digital; presunção de integridade, entendida no sentido de que o documento encaminhado pelo remetente é exatamente o mesmo recebido pelo destinatário, de modo que não sofreu qualquer alteração no iter compreendido entre o emissor e o receptor. Caso tenha havido alguma mudança, por menor que seja (um simples espaço, por exemplo, no final de uma frase), a assinatura restará inválida.”

Para que serve?

A assinatura digital serve para assinar qualquer tipo de documento nesse ambiente. No entanto, ela é mais utilizada quando é especificamente exigida, por se tratar de um processo complexo,  de custo elevado e que demanda muito tempo.

Normalmente, é adotada em casos de comunicação com o governo, como com a Receita Federal ou com a Secretaria de Fazenda para emitir notas fiscais eletrônicas, ou documentos de alto risco e longo prazo, tais como procurações e apólices.

O que é a assinatura eletrônica?

Diferentemente da versão digitalizada, a assinatura eletrônica não necessita de um Certificado Digital para ser realizada. A assinatura eletrônica tem sua validade garantida pelo acordo entre as partes. Isso significa que, houver evidências de que  ambas as partes acordaram que essa modalidade será válida e reconhecida posteriormente pelas partes, a assinatura passa a ser juridicamente aceita.

Como funciona a assinatura eletrônica ?

No caso, como a assinatura eletrônica se baseia no aceite entre ambas as partes, é necessário evidências que comprovem que ambas as partes estão de acordo com o processo. A evidência pode ser uma cláusula no contrato a ser assinato especificando que as partes estão cientes que o contrato será assinato por assinatura eletrônica, um e-mail, mensagens de SMS ou de Whats app, ou até mesmo um áudio. O importante é que prove que as partes estavam cientes que assinariam o documento com assinatura eletrônica.

Geralmente, é necessário também que as partes preencham no documento informações como data, local, nome do responsável pela assinatura. Informações que, posteriormente, servirão como prova de que a pessoa estava ciente de assinar o documento eletronicamente.

Há também outras camadas de segurança que podem ser adicionadas para assegurar a validade, como:

  • Geolocalização;
  • Biometria;
  • Áudio, Foto ou Vídeo;
  • IP ou identificação da conexão;
  • Código de SMS;
  • Código via e-mail;

O objetivo é determinar um método que sirva como uma “barreira de acesso”. Com isso, somente quem tem as informações necessárias conseguirá, de fato, assinar os documentos eletrônicos.

Inclusive, é possível usar uma versão digitalizada com a assinatura eletrônica. No entanto, ela só funcionará como a parte visual, pois há o apoio de todos os dados por trás.

Qual sua validade jurídica?

Como a assinatura eletrônica permite identificar quem é o signatário, ela tem ampla validade jurídica. Com isso, não é preciso se preocupar com problemas em etapas posteriores. Inclusive, a Medida Provisória 2.200-2 estabelece as regras para essa modalidade, o que aumenta a segurança.

Além disso, a Lei nº 13.874/19 foi criada para desburocratizar a atividade econômica. Ela torna válido qualquer meio de comprovação de autoria e de integridade, desde que seja acordado entre as partes.

Para que serve?

Como ela tem validade ampla, a assinatura eletrônica pode ser usada para assinar a maioria dos documentos em ambiente digital. Contratos B2B ou B2C, acordos, matrículas, termos de aceite podem ser assinados com esse tipo de processo. É importante contar com uma empresa que ofereça um serviço seguro e rápido, para garantir que o processo aconteça da maneira adequada.

Pela lei de desburocratização, como visto, ela é válida para qualquer situação em que as partes estejam de acordo e desde que siga os padrões especificados na lei.

Como essa assinatura exige um custo menor, maior agilidade e possibilidade de assinatura de contratos de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a necessidade de tokens e aplicativos baixados em computador, está sendo amplamente usada. Gostaria de conhecer a solução ArqSign e agilizar seus processos? Clique aqui.

O que é a assinatura digitalizada?

A assinatura digitalizada é meramente uma versão escaneada de um documento. Não passa de uma cópia digital de um documento físico, portanto não tem nenhuma validade jurídica.

Sendo assim, não é possível atestar a autenticidade da assinatura e nem confirmar onde ou como o documento foi assinado. Se um negócio utilizar essa modalidade, pode se ver em apuros com contratos que, na verdade, não têm peso jurídico.

Porém, a digitalização de documentos em outros casos é muito útil. Ela permite organizar melhor o arquivo, favorece a produtividade e até a segurança.

Além de liberar espaço físico da empresa, comprovadamente reduz custos na busca por documentos, já que todos podem ser organizados em uma plataforma on-line e de fácil acesso.

Portanto, ter uma assinatura eletrônica ou digital é essencial para a segurança. Conheça mais sobre como digitalizar sua documentação consegue ajudar a sua empresa a reduzir custos e aumentar a produtividade!

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