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Entenda como o Software OnSite aumenta a produtividade da sua equipe

A produtividade é um dos principais fatores de crescimento de uma empresa. Aumentá-la é objetivo de todas as organizações e isso pode ser alcançado de diversas formas, dentre elas a digitalização de processos e documentos.

É sabido que cada vez mais a digitalização toma conta do mundo corporativo. A preferência por softwares que são capazes de gerir a informação e o todo o acervo de documentos também cresce a cada dia. Ainda faz parte da rotina empresarial, em alguns segmentos, a intensa produção de documentos em papel. A solução encontrada para lidar bem com esses volumes é a digitaliza-los.

Mas, e se empresa precisa de digitalizações a todo tempo e hora, todos os dias? Será que é realmente uma boa alternativa? Vamos lhe apresentar o Software OnSite  e você vai entender bem como ele pode ser o diferencial para o aumento da produtividade na sua empresa.

Entendendo o OnSite

O software OnSite é uma solução que permite a digitalização de documentos direto da própria sede do cliente, além da circulação de dados e informações. Ou seja, em vez de ter que deslocar os arquivos até à empresa de digitalização, coloca-los em uma “fila” de produção e aguardar a volta, você pode de forma prática realizar estes passos na sua própria empresa.

E não é necessário contratar um funcionário para isso, uma vez que a metodologia de uso é bem simples e a atividade pode ser executada por todo colaborador que tiver acesso liberado à plataforma.

Funcionamento da digitalização na sua sede

Você pode estar em dúvida de como isso se aplica de fato no dia a dia da organização e como será absorvido por sua equipe. Vamos lhe explicar todas as etapas, mas já saiba que em todo o processo a Arquivar oferece acompanhamento e assistência ao cliente, bem como treinamento dos colaboradores que utilizarão a solução.

  • Etapa 1 – Instalação

Tudo começa com a instalação de bureau de digitalização, que é planejado conforme as necessidades e condições do seu negócio. O bureau é uma espécie de estação onde os arquivos serão digitalizados.

Após a montagem, os documentos são escaneados, indexados e organizados de acordo com as diretrizes do projeto.

  • Etapa 2 – Armazenamento

Em seguida da digitalização, os arquivos são inseridos no GED, que é o sistema de gestão de documentos da Arquivar. Nesse sistema, os dados e informações são gerenciados de forma organizada e segura. Todo o acervo é armazenado em um banco de dados e protegido tanto de problemas técnicos, quanto de ações mal-intencionadas.

  • Etapa 3 – Liberação para consulta

Por fim, tem-se a liberação de todo o material para consulta. As consultas podem ser feitas online, remotamente e a qualquer momento. É possível também criar categorias de acesso e assim, preservar o sigilo de informações restritas.

Por que o OnSite impulsiona a produtividade

Ao ter um maior contato e controle do serviço, pois ele está dentro da sua empresa, uma série de etapas são eliminadas e o trabalho flui mais rápido. O fluxo de demanda e entrega acontece com mais agilidade e também a troca e a circulação de dados são realizadas com mais celeridade.

Ademais disso, o software traz mais as seguintes vantagens:

  • Mais agilidade e assertividade na indexação de documentos;
  • Redução de demandas relacionadas a deslocamento dos arquivos;
  • Disponibilização automática de documentos entre unidades e filiais;
  • Fluxo direto no uso de dados;
  • Otimização das tarefas de setores que lidam intensamente com o arquivo da empresa, como RH e Financeiro.

O software Onsite é uma das soluções de gestão de documentos desenvolvidas pela Arquivar e atende essencialmente a empresas que precisam digitalizar pequenos volumes de documentos todos os dias.

Assim como as demais soluções, é capaz de otimizar os fluxos de trabalho, reduzir custos, garantir a segurança das informações e atuar estrategicamente no crescimento dos seus negócios.

Converse com a equipe Arquivar e encontre um projeto na medida da sua empresa.