Blog Arquivar

Documentos digitais: quais são seus aspectos legais?

Falamos sempre sobre o documento digitalizado e a autenticidade desse formato constantemente é tema de discussões jurídicas. Mas, e o documento que já “nasce” digital, que é originado em meio eletrônico, como verificar e garantir sua autenticidade e sua integridade?

Com tecnologias cada vez mais avançadas e uma produção de dados nunca prevista nem pelos estudiosos mais otimistas a geração de documentos no ambiente digital é uma consequência natural do processo de informatização das empresas e instituições de todas as naturezas. Diante disso, os órgãos reguladores tiveram de dar um passo à frente no que diz respeito a recursos comprobatórios da autenticidade dos dados que constam desses documentos.

Para que você não se perca nesse emaranhado de informações, vamos lhe explicar os principais aspectos legais dos documentos digitais.

O que é necessário para considerar um documento digital original?

Para que um documento seja considerado original, ele precisa ter em si as funções de identificação, declaração e comprovação das informações que ele abriga. Em formato físico isso é feito por meio de assinaturas, carimbos e selos de autenticação.

E em meio eletrônico/digital? Dá-se por meio da comprovação da autenticidade e da integridade do material. Isso é fornecido, garantido e verificado por meio da certificação digital (e por extensão, da assinatura digital). Vamos falar mais sobre a certificação e a assinatura digital, porém antes é importante você entender o significado dos conceitos-chave: autenticidade e integridade.

Autenticidade

A autenticidade de um documento diz respeito à veracidade de seu conteúdo. Se o que ele contém é de fato completamente compatível com a verdade. De acordo com a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), submetida ao ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), o documento autêntico é o que informa verdadeiramente o que deve informar, sem violação ou corrupção de seus dados ou falsidade ideológica.

Integridade

Por sua vez, a integridade se refere à preservação das informações produzidas no ato da geração do documento, isto é, trata-se da garantia de que o documento permanece o mesmo e não sofreu alterações. Conforme definição do ICP-Brasil, é a “Garantia oferecida ao usuário de que documento eletrônico, mensagem ou conjunto de dados não foi alterada, nem intencionalmente, nem acidentalmente por pessoas não autorizadas durante sua transferência entre sistemas ou computadores.”

É através da certificação digital que se reconhece e se garante a legitimidade e a originalidade de um documento que foi já criado em meio eletrônico.

Então, o certificado digital garante a legalidade do documento?

Sim! É por meio do certificado digital que você obterá a sua assinatura digital e poderá garantir e comprovar a legitimidade e a validade jurídica de seu documento.

A assinatura digital é uma chave, um código, único e criptografado que virtualmente substitui sua assinatura à mão ou suas digitais.

Para obter a assinatura, é preciso antes tirar a certificação digital. Esta certificação é regulada e ofertada pelas instituições que possuem licença e poder jurídico para tanto. São as chamadas Autoridades Certificadoras (AC).

Quem pode ter uma assinatura digital?

Tanto as pessoas físicas quanto as organizações podem obter uma assinatura digital. Desde que respondam aos critérios exigidos por lei e tenham o certificado digital, que funciona como uma espécie de habilitação para que se possa requerer uma assinatura digital.

Documento digital e documento digitalizado: atenção às diferenças jurídicas

Pela ótica da lei, os documentos digitais e os que foram digitalizados têm pesos e validades diferentes. O documento digital é aquele gerado em meio eletrônico e conta com os recursos de validação jurídica que citamos aqui no artigo.

Já o documento digitalizado, é considerado uma cópia do documento original, não tem validade legal e nunca deve ser descartado. Isso porque os critérios base (autenticidade e integridade) não são garantidos. Ainda há bastantes discussões acerca do tema.

Com as medidas de validação jurídica de documentos eletrônicos sua empresa pode ter muitos benefícios. Principalmente no que se refere à segurança da informação e à gestão de documentos. E claro, com conhecimento dos aspectos legais dos documentos digitais, você já deu o primeiro passo.

Quer saber mais sobre certificação digital, segurança, rastreabilidade e gestão? Entre e contato com nossa equipe.