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Digitalização

A Digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital informatizado. Basicamente, substituem os documentos em papel ou microfilme, permitindo um acesso mais rápido e armazenamento mais eficiente.

Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização assenta nos seguintes princípios:

  • Preparação de Documentos
  • Captura de imagem
  • Indexação
  • Acesso à informação
  • Arquivo

Preparação de Documentos

Tarefa que consiste em remover objetos (grampos, clips, etc) que possam obstruir o fluxo da documentação no “scanner” ou dados da própria imagem do documento, desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar os documentos com legibilidade comprometida  e a colocação de um separador entre os diferentes tipos de documentos.

Captura de Imagem

A captura de imagem é o processo pelo qual se transforma o documento em papel num formato digital, através da criação de uma pasta utilizando um software específico. As imagens digitais podem assumir várias formas; bmp, gif, jpeg, pdf, tiff, etc. A realização da conversão é executada em “scanners”.
Após a digitalização, as imagens obtidas são sempre submetidas ao Controle de Qualidade para garantir a eficiência do processo ou a necessidade de ajustes.

Indexação

Trata-se de identificar a pasta criada com atributos de pesquisa, campos de indexação, combinados com o cliente, que permitem o acesso posterior à imagem.
Esta pode ser realizada com recurso de reconhecimento automático de caracteres (OCR, ICR) ou, caso os documentos não o permitam, manualmente.

Acesso à Informação

O armazenamento do formato digital é feito em formato CDR/DVD. Alternativamente, existem os serviços de storage nos seus próprios servidores, ou de terceiros, permitindo uma área segura de acesso fácil através da internet ou intranet e controlado em Virtual Private Network. O que permitirá a Pesquisa Digital de Imagens – O armazenamento digital permite que múltiplos usuários acessem documentos digitalizados em tempo real através da WEB, podendo resgatá-los instantaneamente a qualquer hora e lugar do planeta.

Arquivo

Para finalizar todo o processo, a documentação é de novo reorganizada.