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Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Em uma instituição de ensino os documentos gerados referentes a cada aluno vão muito além do histórico escolar. Entre pessoas chegando, continuando o curso e se formando, uma infinidade de documentos são produzidos e movimentam diversos setores. São contratos, recibos, atestados, histórico, diplomas, certificados, comprovantes, trabalhos, ufa! Colocado dessa forma, fica claro a necessidade de se fazer uma organizada gestão de documentos acadêmicos.

Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

GED ou Gestão Eletrônica de Documentos é o uso e a administração de informações e/ou documentos no ambiente virtual, quaisquer que sejam elas. Essa gestão otimiza rotinas de trabalho e impulsiona diversas melhorias na instituições de ensino. Com isso, proporciona uma melhor experiência ao serviço oferecido ao aluno.

Seja pela tendência da virtualização de processos trazida pela imposição da lei, seja pelas inúmeras possibilidade e aplicabilidades, a GED é um recurso importante para realizar a gestão de documentos acadêmicos. Porém, ao adotá-la, é preciso fazer uma análise para avaliar sua real utilidade.

Nas instituições de ensino superior, existem muitas dificuldades que os gestores e profissionais enfrentam no dia a dia. A realização de matrícula e rematrícula é uma delas. Imagine um calouro que acabou de passar no ENEM e ingressou na universidade. Esse momento é o primeiro contato com a instituição. Inúmeros documentos em mãos, fila enorme e atendimento precário são fatores que comprometem o serviço.

No mesmo sentido, podemos citar o atendimento às solicitações dos estudantes. Um aluno acabou de se formar e precisa do histórico escolar e do diploma para fazer o registro no conselho de classe. Se o histórico estiver somente no formato impresso, como a universidade conseguirá atender à solicitação do documento? Isso poderá levar minutos, dias ou semanas (se for um aluno mais antigo). E se a instituição tiver perdido o documento?

Pense, por fim, na trajetória acadêmica de um aluno. Atestado de matrícula, assinatura para o termo de estágio, histórico escolar. Para acessar a cada um desses serviços, ele deverá se dirigir à secretaria para solicitar a versão impressa.

Na primeira situação, o uso da GED na gestão de documentos acadêmicos possibilita ao aluno efetuar sua matrícula (ou rematrícula) online, seja pelo site ou pelo aplicativo da universidade. A única demanda que ele deverá cumprir é anexar a documentação exigida por meio de fotos (documentos digitalizados) e fazer a assinatura eletrônica.

No caso da solicitação, a gestão eletrônica permite a localização dos documentos digitais com rapidez. Basta que o funcionário digite o número de matrícula do estudante, momento em que poderá acessar todos os seus registros e documentos, o que torna fácil o atendimento.

Quanto aos serviços, as instituições de ensino podem disponibilizá-los online quando realizar uma GED. Isso porque qualquer documento terá uma versão digital, bastando ao aluno fazer sua assinatura digital.

Benefícios da GED em instituições de ensino

Os benefícios de realizar uma gestão eletrônica de documentos em instituições de ensino são inúmeros. Há vantagens para a forma de trabalho, já que ela é simplificada, tornando a rotina mais fácil, e os processos mais inteligentes. Veja alguns benefícios:

  • Reduz o tempo de execução de uma solicitação (secretaria digital), as atividades manuais, o uso de papel e a quantidade de atendimentos presenciais;
  • Confere agilidade no atendimento ao aluno, uma vez que a presença física para a assinatura de documentos não é necessária;
  • Otimiza o espaço físico diante da migração da documentação dos alunos do arquivo físico para o digital;
  • Organiza as evidências para atender à comissão do Ministério da Educação;
  • Evita que as fitas de microfilmagem, quando utilizados, se tornem obsoletas;
  • Atrai alunos de EAD ao oferecer mobilidade nos serviços;
  • Atende à legislação sobre o tema.

Engana-se quem pensa que a GED só traz benefício para a gestão das instituições diante da melhoria dos processos internos. Ela também é muito importante para as pessoas que lidam diretamente com as universidades, como professores e funcionários. Dentre as vantagens, podemos citar a chamada realizada diretamente no sistema, a correção online de provas do curso EAD (possibilita o envio rápido da correção e da nota ao aluno), ou a elaboração de relatórios de avaliação e frequência online (mediante assinatura eletrônica).

Também se torna possível participar de workflow de processos internos sem necessidade de papéis impressos, o que confere mais eficiência para executar atividades e menos burocracia. Isso ocasiona o fim das atividades duplicadas, maior organização e padronização no ambiente e o foco em demandas mais estratégicas. Com o uso da GED, funcionários e professores têm mobilidade para executar suas funções.

E, claro, a gestão de documentos acadêmicos feita por meio da GED também beneficia bastante os alunos, que são os destinatários finais do serviço. Eles conseguem enviar documentos por meio de imagens digitalizadas ou fotos, solicitando serviços e acompanhando o processo das solicitações sem sair de casa. Para que isso seja possível, basta que a instituição dê um acesso para cada aluno.

Com esse acesso, além de ter as informações de forma rápida, ele pode consultar notas, frequência, situação financeira e outros dados. Basta estar online e logar no sistema.

Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Legislação sobre digitalização e GED na gestão de documentos acadêmicos

A gestão de documentos acadêmicos é objeto de lei no Brasil. Em 2017, foi editado o Decreto nº 9.235, que aborda pontos importantes sobre o tema. No entanto, quanto à conversão do acervo acadêmico para o meio digital, a norma estabeleceu que o prazo e as condições para tal prática seriam definidos por regulamento.

Disso, no ano seguinte, surgiu a Portaria 315 do Ministério da Educação.

Decreto nº 9.235/2017

O Decreto nº 9.235/2017 é uma norma aplicável a todas as instituições de ensino que oferecem curso superior de graduação e pós-graduação no Brasil. Ela aborda pontos importantes da digitalização e da GED como forma de gestão de documentos acadêmicos, apresentando prazos e condições para que as instituições e suas mantenedoras convertam para o formato digital seus documentos acadêmicos.

A disposição legal é o artigo 104 do Decreto, que dispõe:

Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação.

Parágrafo único. O prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos acadêmicos para o meio digital e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

Esse regulamento sobre a digitalização e a gestão de documentos acadêmicos a que se refere o Decreto veio com a Portaria 315/2018 do Ministério da Educação (MEC).

Portaria 315/2018 do MEC

A Portaria 315/2018 do MEC “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pósgraduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”. Dentre outras obrigações, ela regula a digitalização e a gestão de documentos acadêmicos, conforme previsão do Decreto, abordada no artigo 45 da Portaria.

Esse artigo estabelece que documentos e informações, das instituições de ensino superior públicas ou privadas, que compõem o acervo acadêmico, independente de sua destinação final ou da fase em que se encontrem, devem ser convertidos para o meio digital em 24 meses, contados da edição da portaria. Ou seja, as instituições devem se adequar à lei até abril de 2020.

Nesta norma, há também a fixação de dois critérios para conversão e preservação dos documentos:

  • “Os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais”;
  • A instituições deve constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.

A Portaria também aborda a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). De acordo com o artigo 46, “o acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos”.

O sistema GED para gestão de documentos acadêmicos deve possuir características específicas, também estabelecidas na Portaria. São elas:

  • Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo;
  • Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
  • Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
  • Forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital.

As instituições devem ter em mente que conciliar a digitalização e a GED na gestão de documentos acadêmicos não é somente uma forma de otimizá-la. Aquela que não cumprir as novas regras estabelecidas pela Portaria pode ser acusada de irregularidade administrativa. Isso pode ocasionar sanções, conforme a legislação civil e penal.

Diante desse risco, abordamos a melhor forma de fazer a gestão de documentos acadêmicos.

Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Como fazer gestão de documentos acadêmicos?

Cada instituição de ensino, seja ela pública ou privada, possui necessidades e expectativas específicas ao contratar um projeto de gestão de documentos acadêmicos. É um caminho correto. É fundamental que seja entregue à instituição as soluções que melhor se adequam à sua realidade. No mundo acadêmico, a maior procura é pela conservação do documento físico e por mecanismos que facilitam o uso diário das informações. É a busca por formas ágeis que otimizam a busca de arquivos, de modo a prestar um serviço melhor.

A digitalização é uma ótima alternativa para suprir essa demanda acadêmica e, quando combinada a um software de gestão, os resultados são garantidos. A vinculação ao software de Gestão Eletrônica de Documentos possibilita à instituição reduzir o tempo gasto em cada operação, agilizar o atendimento ao cliente, preservar o documento original e ter segurança de sigilo. São muitos os benefícios, como apontados anteriormente.

A digitalização por si só garante que a instituição tenha as informações salvas em formato digital, sem desprezar a existência do documento original. No entanto, é a forma de gerenciar essas informações que trará resultados estratégicos.

O que conta quem adotou o projeto?

O sistema FIEMS (Federação das Indústrias do Mato Grosso do Sul) foi um dos clientes que teve um projeto de gestão documental desenvolvido pela Arquivar.  Como em diversas organizações, a FIEMS precisava reduzir perdas e extravios de documentos, uma vez que esse problema, somado a outros, estava ocasionando aumento de custos e perda de produtividade.

A partir do entendimento das características do sistema, foram desenvolvidas as soluções adequadas para a Federação. Dentre os resultados alcançados, podemos enfatizar:

  • Facilidade de localização dos documentos;
  • Acesso restrito a pessoas autorizadas;
  • Rastreabilidade de documentos;
  • Liberação de espaço físico.

Com a implementação do projeto, o fluxo de informação fluiu muito mais rápido, e toda a rotina de trabalho ficou mais organizada. O SESI, que faz parte deste sistema, passou a ter todas as informações dos alunos em formato digital, evitando desgastes do documento físico e tornando mais ágil e efetivo o atendimento aos alunos.

A digitalização e a GED são a combinação perfeita para a gestão de documentos acadêmicos. Mais do que atender à imposição legal até abril de 2020, os gestores devem ter em mente os inúmeros benefícios que essas práticas trazem para as instituições de ensino. Essas vantagens atingem a administração, os funcionários, os professores e os alunos, possibilitando uma melhor prestação de serviços. Não é isso o desejado por qualquer universidade?

Se ainda tem dúvidas sobre como a digitalização e a GED podem contribuir para sua gestão de documentos acadêmicos, deixe seu comentário!