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Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Em uma instituição de ensino os documentos gerados referentes a cada aluno vão muito além do histórico escolar. Entre pessoas chegando, continuando o curso e se formando, uma infinidade de documentos são produzidos e movimentam diversos setores. São contratos, recibos, atestados, histórico, diplomas, certificados, comprovantes, trabalhos, ufa! Bastante coisa. Colocado dessa forma, fica claro a necessidade de se fazer uma gestão de documentos acadêmicos eficaz.

Funcionários desse segmento estão a mil por hora. Não é para menos, afinal já estamos na época das matrículas e rematrículas. Em meio a essa correria, podem acontecer perdas e extravios de papel. Isso além de demandar um tempo enorme de busca, pode trazer complicações futuras quando a instituição precisar apresentar alguma informação do aluno.

Você que trabalha em instituições da educação, já ficou desorientado procurando um arquivo? E o pior, quando se deu conta já havia perdido um bom tempo do seu dia? Isso acontece frequentemente, mas é possível otimizar seu trabalho a partir da gestão estratégica de documentos.

Como fazer gestão de documentos acadêmicos?

Cada empresa possui necessidades e expectativas específicas ao contratar um projeto de Gestão Documental. O caminho é esse mesmo. É entregar à instituição soluções que se adequem a sua realidade. No mundo acadêmico, a grande procura é pela conservação do documento físico e mecanismos de facilitar o uso diário das informações, formas ágeis mesmo de encontrar os arquivos.

A digitalização é uma ótima alternativa para suprir essa demanda acadêmica e se combinada ao software de gestão, aí que os resultados são garantidos. Reduzir o tempo gasto em cada operação, agilizar o atendimento ao cliente, preservar o documento original e ter segurança de sigilo estão entre os mais importantes benefícios da digitalização vinculada ao GED. A digitalização por si só garante que você tenha as informações salvas em formato digital e a existência do original, entretanto é a forma de gerenciar essas informações que vai trazer os resultados estratégicos.

O que conta quem adotou o projeto?

O sistema FIEMS (Federação das indústrias do Mato Grosso do Sul) foi um dos clientes para quem a Arquivar desenvolveu o projeto de gestão documental.  Como em diversas organizações, a FIEMS precisava reduzir perdas e extravios de documentos, uma vez que entre outros problemas, isso estava ocasionando aumento de custos e perda de produtividade.

A partir do entendimento das características do sistema, foram desenvolvidas as soluções adequadas para a FIEMS. E entre os resultados alcançados podemos enfatizar:

– Rastreabilidade de documentos;

– Acesso restrito a pessoas autorizadas;

– Facilidade de localização dos documentos;

– Liberação de espaço físico.

Com a implementação do projeto, o fluxo de informação fluiu muito mais rápido e toda a rotina de trabalho ficou mais organizada. O SESI, que faz parte deste sistema, passou a ter todas as informações dos alunos em formato digital, assim não há desgastes do documento físico, já que se tem mais o manuseio e o atendimento aos alunos se tornou mais ágil e efetivo.

Quer saber como tudo isso pode contribuir com a sua instituição de ensino? Entre em contato conosco.