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Como as Instituições de Ensino podem otimizar processos com a Gestão de Documentos

As instituições de ensino, assim como outros segmentos, estão introduzindo cada vez mais em seu dia a dia recursos tecnológicos e automatizando processos. Tanto em relação às ferramentas de ensino e aprendizagem, quanto às atividades administrativas. As faculdades, universidades e centros de educação superior destacam-se na busca por serviços de gestão de documentos para as secretarias acadêmicas. Isso vem acontecendo sobretudo após exigências do Ministério da Educação (MEC) acerca do assunto.

A produção e a circulação de documentos em uma IES (Instituição de Ensino Superior) são bem altas. Além de todo o arquivo referente a professores e demais funcionários, há também “pasta do aluno”. Nela ficam armazenados todos (sim, todos) os documentos relacionados ao aluno, até mesmo depois de formado. Comprovantes de matrícula, pagamento, histórico, atestados e outros dados devem ficar armazenados na instituição para sempre. Diante desse contexto, as IES passaram a sentir a necessidade de se organizarem. Logo o governo formalizou normas e exigências em relação à administração desse acervo, por meio da Portaria Nº 1.224, de 2013.

Portaria Nº 1.224, de 2013: quais são as exigências

Em 2013 o governo brasileiro passou a exigir que as instituições de educação superior introduzissem em seus planejamentos práticas e soluções de gestão documental. O objetivo era preservar o acervo e agilizar os processos. Desse modo, todas as instituições passaram ter o compromisso de disponibilizar o acerco digital. Começaram também a preservar os documentos físicos, uma vez que a versão digital não substitui legalmente o original. Ainda que seja obrigatório, as IES vêm percebendo na prática os benefícios de se investir nas soluções de gestão documental. Isso já possibilitou que iniciassem a colher os resultados. A portaria é de 2013, contudo algumas instituições ainda estão em desenvolvimento dos projetos. Para ver o texto da portaria na íntegra, acesse o link.

Como se adequar: Gestão de Documentos para Secretarias Acadêmicas

Para atender corretamente as diretrizes da portaria e passarem a ter um uso estratégico do arquivo, as faculdades precisaram basicamente: digitalizar os documentos, implantar sistemas de gestão da informação e contratar serviços adequados de armazenagem do material físico, que deve ser permanentemente mantido.

As instituições possuem características parecidas, contudo para o desenvolvimento de soluções realmente eficazes, é necessário considerar a rotina, as peculiaridades de cada uma e suas normas internas de gestão. Um projeto personalizado tem muito possibilidades de suprir a demanda e superar as expectativas do cliente.

Benefícios dos serviços de Gestão de documentos para as IES

Estar em dia com a lei é obrigatório e evita diversos contratempos como notificações, interdições e multas. Entretanto, quando falamos em gestão documental, os benefícios se expandem a todos os âmbitos da administração. Entre eles pode-se destacar:

– Economia de recursos financeiros antes aplicados a cópias, impressões e transporte de documentos;

– Preservação do acervo físico em relação a manuseio incorreto, perdas, extravios e acidentes como incêndios e enchentes;

– Agilidade na localização de dados;

– Otimização do tempo dos funcionários responsáveis pelo acervo;

– Melhora da qualidade do serviço prestado e do ambiente de trabalho;

Para entender melhor como as soluções de gestão de documentos para secretarias acadêmicas estão sendo implantados, veja aqui o case de dois clientes da Arquivar , que juntos já digitalizaram milhares de documentos.

A Arquivar oferece soluções específicas e exclusivas para instituições de educação superior, levando em conta as características e necessidades de cada uma, para assim, aplicar as ferramentas mais viáveis e adequadas para o projeto. Para conhecer mais sobre os serviços, benefícios e entender como nossa equipe pode colaborar com sua instituição de forma estratégica, entre em contato com a nossa equipe.