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Gestão documental na construção

Construtoras e incorporadoras contam com uma grande quantidade de trabalhadores distribuídos entre diversos canteiros de obra. Com isso, surgem vários desafios gerenciais. Um deles é a gestão documental na construção. É possível otimizar os fluxos de trabalho e lidar adequadamente com os inúmeros documentos gerados? Fique tranquilo, pois a resposta é sim!

Na prática, os canteiros de obra são uma espécie de filiais das construtoras. Locais onde rotinas como monitoramento de qualidade, recepção de materiais, administração de documentos e controle de equipamentos de segurança acontecem ao mesmo tempo em que cada metro da construção é concluído.

Garantir a execução de uma obra em nível de excelência — seguindo as normas exigidas — passa, necessariamente, por uma gestão de documentos eficiente. Gestão essa que permita o controle e distribuição de informações e conhecimentos por toda a obra.  O volume de informações processadas é muito grande e precisam ser bem gerenciadas. Justamente porque dão suporte a várias atividades que acarretam custos altos, tornando os processos mais lentos e caros. Uma gestão ineficiente de documentos pode comprometer várias atividades realizadas na obra. Ela dificulta o acesso às informações, como por exemplo, instruções de trabalho e normas internas de segurança.

É preciso ter organização e recursos para a agilizar o trabalho e manter a segurança do arquivo gerado no local, não é? Com mais de 25 anos de atuação em gestão documental e ampla expertise no segmento da construção civil, desenvolvemos soluções especiais para Construtoras.

Como funciona?

As soluções oferecidas para construtoras reúnem os serviços e tecnologias mais adequados para a realidade das empresas da construção civil. Além de todos os recursos empregados (vamos falar sobre eles), nossa equipe faz um estudo profundo das necessidades de cada cliente. Com isso consegue entregar alternativas mais coerentes e realmente eficazes para cada demanda. Além é claro do apoio técnico que você pode acionar sempre que precisar. Na Arquivar tudo começa com a triagem, separação e organização dos documentos. Em seguida, parte-se para recursos tecnológicos.

A dinâmica de um canteiro de obras envolve muitas tarefas. São demandas simultâneas e tempo escasso para fiscalizações e acompanhamentos constantes. Isso faz com que muitos engenheiros, mestres de obras ou arquitetos transitem livremente com diversos documentos (em sua maioria impressos), aumentando a possibilidade de perda ou extravio.  Para aumentar o controle a todos esses registros, incluímos tecnologias que permitem a digitalização, indexação e armazenamento em nuvem. Tudo isso junto facilita o acesso de qualquer ponto e em qualquer momento. Isso significa melhor rastreabilidade, respostas rápidas e maior controle sobre os registros.

Após o processo de gestão de documentos ter sido bem definido, é importante entender seu fluxo e dar seu devido direcionamento. Aqui, é importante assegurar que todo o processo de trabalho esteja fluindo bem. Sem entraves, como dificuldade de acessar documentos ou mesmo desalinhamento nas etapas das atividades a serem realizadas. Com o Software Workflow a empresa poderá organizar as tarefas e etapas do trabalho. Isso vai levar a otimização os fluxos e aumentando a produtividade da equipe.

Entenda melhor…

– Software OnSite: atende empresas que têm a necessidade de digitalizar volumes menores de documentos, porém de forma rápida e sem deslocamentos. É ideal para as obras, pois conta com estrutura simples e fácil operação. Após a digitalização, o arquivo já entra para o sistema de armazenamento e pode ser acessado de qualquer lugar que tenha internet. Ah, mas apenas por quem tem permissão. Veja mais informações neste post.

– Software Workflow: é um recurso que casa perfeitamente com as necessidades de um canteiro de obras. Trata-se da automatização de fluxos de trabalho, isto é, torna mais ágil a organização, a distribuição e o monitoramento de tarefas, além do acompanhamento de cada etapa. Assim como o OnSite, é de fácil operação e permite acesso remoto.  Leia mais sobre o Workflow.

Se você trabalha em uma construtora ou incorporadora, consulte a nossa equipe e conheça soluções na medida da sua necessidade e capazes de colaborar para o crescimento dos seus negócios.