Blog Arquivar

ECOCATARATAS

Seguindo a tendência de redução de uso de papel e informatização da gestão de documentos, a Ecocataratas buscou as soluções Arquivar para atender às demandas de mais organização, liberação de espaço e automação da guarda de documentos.

O trabalho das empresas que administram rodovias gera inúmeros protocolos, documentos regulatórios, arquivos de funcionários e mais uma montanha de papeis. Seguindo a tendência de redução de uso de papel e informatização da gestão de documentos, a Ecocataratas buscou as soluções Arquivar para atender às demandas de mais organização, liberação de espaço e automação da guarda de documentos.

A Ecocataratas é responsável pelo trecho da BR-277 que fica entre Guarapuava e Foz do Iguaçu. É um dos principais corredores da região tanto para o setor agrícola, quanto para o Turismo, já que leva às fronteiras com o Paraguai e com a Argentina.

Com anos de atuação e pela própria natureza do negócio, chegou-se a uma quantidade muito grande de papelada e cada vez mais a utilização dos documentos se tornava um problema. Diante disso, após toda a análise das necessidades deste cliente e das condições do acervo, iniciou-se a implantação do GEDIC Arquivar. O projeto foi aplicado a todos os setores da organização, com destaque para RH, Controle Operacional, Validação, Engenharia, Gerência de Administração do Contrato, Segurança do Trabalho, Financeiro, Jurídico, Comunicação e Coordenadoria Administrativa.

O trabalho seguiu todos os passos da metodologia Arquivar, passando por organização, separação, armazenamento, digitalização e implantação dos softwares de gestão documental.

Ao fim da implementação, alcançaram-se resultados estratégicos para o negócio e o aumento da produtividade dos funcionários. Foram desocupadas três grandes salas da sede, aumentando o espaço útil e a comodidade; passou-se a contar com organização e controle da produção de informações e acesso a elas, todos os documentos contam com preservação de seus originais, em função da guarda nos galpões especializados da Arquivar. E além disso, as informações estão seguras com os mecanismos de armazenamento em nuvem, backup e um sistema rigoroso de rastreamento.

A parceria entre a Ecocataratas e a Arquivar Cascavel ressalta a importância de um bom projeto de gestão de documentos e como isso potencializa as estratégias e os resultados positivos de uma empresa.