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COPASA

Empresas de abastecimento possuem um alto volume de produção de documentos e precisam de sistemas eletrônicos para digitalização dos acervos e gerenciamento das informações. É caso por exemplo da Copasa-MG, que contratou os serviços da Arquivar e obteve resultados bem positivos para os departamentos envolvidos.

A Copasa iniciou suas atividades em 1974 e conta hoje com quase 12 mil empregados. É uma quantidade imensa de documentos. Até pouco tempo, a maioria dos arquivos encontravam-se apenas em formato físico, sem cópia digital ou microfilmada. Além de oferecer riscos de perdas e extravio de dados, havia um grande dispêndio de mão de obra para cuidar dos documentos, transportá-los e localizar informações.

Diante disso e em busca de práticas sustentáveis, otimização de recursos e incentivo ao aumento da produtividade nos setores, a companhia optou pela modernização de seus acervos, por meio da gestão eletrônica de documentos. Assim deu-se início à parceria entre a Arquivar e a Copasa, em 2012. Desde o início do projeto até hoje, as melhorias são notáveis e impactam bastante no dia a dia da organização.

O trabalho começou com o recolhimento das caixas de documentos, em seguida partiu-se para a triagem e separação da papelada. Em função da alta demanda e das necessidades do projeto, a Arquivar implantou na sede da Copasa-MG um bureau de digitalização. Isso consiste na instalação de uma estrutura de digitalização na própria empresa, com o objetivo de tornar o trabalho mais ágil e acessível à equipe que acompanha o desenvolvimento do projeto. Após a digitalização e a microfilmagem, em alguns casos, a Arquivar deu andamento às etapas de indexação e transferência para o sistema de gerenciamento digital.

A digitalização e a implantação de sistemas de gestão de documentos estão cada vez mais presentes em instituições públicas, companhias de abastecimento e outras organizações de economia mista em todo o Brasil. A tendência é que as políticas de conscientização do uso de recursos como papel avancem, bem como a necessidade de automatização de sistemas e processos.