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AMÉRICA – MG

Quem vê a bola rolando e o time em campo, não imagina a quantidade de documentos que o Clube e que cada jogador gera e, juntamente com esse volume, a dificuldade para gerenciar todo o acervo. E foi em função dessa demanda que a Arquivar, empresa especializada em Gestão Documental, desenvolveu uma solução exclusiva voltada à gestão de documentos em clubes de futebol.

Por trás da paixão por futebol, torcida, bandeiras e campeonatos, há uma grande estrutura corporativa funcionando. Afora toda a papelada gerada por rotinas e tarefas comuns a toda empresa, os clubes de futebol contam também com a exigência de manter a documentação completa de todos os jogadores que passaram por lá. Inclusive dos que já foram para outros clubes.
Os clubes de futebol no Brasil são reconhecidamente aqueles que produzem os melhores jogadores do mundo. Por outro lado, na maioria das vezes, os clubes brasileiros não são recompensados de forma justa pelos investimentos na formação destes jogadores.

De acordo com o Regulamento de Transferências de Atletas, sempre que um jogador, independentemente de sua idade, é transferido para outro clube mediante o pagamento da sua rescisão, o novo clube deverá distribuir um percentual (seguindo os critérios da legislação vigente) do valor da indenização entre os clubes que formaram e educaram o jogador dos 12 aos 23 anos. Mas isso só é possível se toda a documentação do atleta estiver preservada.

Com mais de 100 anos de existência, o América F.C é um clube versátil e que acompanha o desenvolvimento da tecnologia, sem perder a essência. Por ele já passaram centenas de atletas, não apenas do futebol, masculino e feminino, mas também de outras modalidades como vôlei, basquete, handebol, esportes aquáticos e jiu-jitsu entre outros. Além da documentação necessária para contratação de todo empregado, no caso dos atletas, acrescentam-se mais ou menos 18 tipos de documentos. Isso gera volumes enormes de documentos e consequentemente a necessidade de organizar e automatizar tudo isso.

O projeto desenvolvido pela Arquivar se iniciou com a análise das necessidades do clube e as condições dos arquivos. Atualmente, as equipes envolvidas trabalham na fase de implementação, com entusiasmo e expectativas de sucesso. Entre as demandas do trabalho, destacam-se: rastreabilidade, organização, acesso e circulação de informações e padronização da gestão dos documentos.

Sem a preocupação com acesso, localização, segurança, manutenção e preservação dos documentos e com o aumento de produtividade gerados em função da automatização da gestão das informações, a equipe como um todo pode se dedicar ao crescimento do clube. Tanto em termos corporativos, quanto do esporte.