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ALE COMBUSTÍVEIS

Empresas de todos os portes precisam de fluidez e organização em seus fluxos de trabalho. O rápido crescimento do negócio torna essa necessidade ainda mais evidente. Esse foi o caso da ALE distribuidora de combustíveis, que ao contratar o software Workflow Arquivar viu a otimização das atividades em todas as esferas do negócio. A ALE é uma empresa de atuação nacional. De origem mineira, associou-se à Satélite, do Rio Grande do Norte. Assim, o crescimento foi alto e rápido. Toda essa velocidade veio acompanhada de excelentes oportunidades e também de necessidades de organização e gestão cada vez mais estratégicas. A partir dessa situação, a empresa encontrou nas soluções Arquivar a alternativa para gerenciar as rotinas de trabalho de forma simples e capaz de contribuir para a produtividade das equipes e para o bom uso do tempo e das ferramentas de trabalho.

A execução do projeto teve início com o mapeamento das atividades dos setores Comercial e Cadastro, com o objetivo macro de simplificação dos processos. Os desafios do cenário encontrado englobavam: falta de registro das atividades e tarefas; procedimentos que não possuíam gestão de tempo; pendências ao longo de processos, que ocasionavam erros como por exemplo cliente sem retorno e por fim tarefas incompletas e sem controle de responsáveis e administração das etapas. Após analisar as condições encontradas e a demanda do cliente, a Arquivar atuou em três frentes: elaboração do fluxo de trabalho seguido pela ALE, levantamento de prazos e tempos necessários para o cumprimento de cada etapa e identificação dos responsáveis. Em seguida partiu-se para a implantação do software Workflow. Os resultados alcançados foram muito satisfatórios e os benefícios são diversos. Entre eles podem-se destacar a automatização dos processos e dos acessos, identificação de pontos falhos nos processos, facilidade de retorno de informações em função do uso do GED, controle de tempo de execução de tarefas, bem como seus responsáveis, e levantamento de produtividade. Dispondo de todos esses recursos a resposta ao cliente é mais rápida e o atendimento mais completo e adequado.