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Certificação digital para instituições de ensino: como funciona e quais os benefícios?

Certificação digital para instituições de ensino

Você faz parte do ramo de educação superior? Se sim, certamente já ouviu falar em certificação digital para instituições de ensino. Mas se você trabalha no setor, e nunca ouviu falar disso, é um péssimo sinal. Desde as portarias editadas pelo Ministério da Educação nos últimos 3 anos, esse assunto se tornou uma questão legal.

A transformação digital trouxe novas formas de se relacionar. Pessoas físicas e jurídicas utilizam a tecnologia no dia a dia para qualquer tipo de atividade. A internet é a base de trabalho da maioria das pessoas. Com essa evolução tecnológica, outros problemas surgiram, como a identificação e a validação de informações virtuais.

Nesse contexto, surgiu a certificação digital, que permitiu o compartilhamento de dados online, com autenticidade das informações constantes nos documentos em formato digital. Os benefícios e os avanços dessa tecnologia fez com que a certificação digital para instituições de ensino fosse instituída. Com funcionalidades estratégicas do ponto de vista operacional, da praticidade e da segurança de documentos, ela já faz parte da rotina em muitas universidades.

Para que você entenda melhor a certificação digital para instituições de ensino, explicamos o que é o certificado digital, bem como seu funcionamento, sua importância, sua aplicação nas universidades e as vantagens que ele traz para essas empresas.

Acompanhe!

O que é certificação digital?

Certificado digital é documento eletrônico (arquivo) que serve para identificar e autenticar pessoas físicas e jurídicas com segurança. Ele pode ser aplicado em sites e sistemas eletrônicos. Uma das primeiras aparições mais relevantes no Brasil do certificação digital ocorreu quando o Poder Judiciário informatizou seus processos. O juiz, atualmente, pode assinar sua sentença por meio de um certificado digital, por exemplo.

Para que isso ocorra, utiliza-se uma tecnologia chamada criptografia, que garante o sigilo e a autenticidade das informações. Em outras palavras, o certificado é uma identidade virtual, que comprova a idoneidade de uma pessoa no ambiente digital. Ela é reconhecida com precisão no sistema e pode navegar sem problemas.

Funcionamento

O certificado digital é baseado em criptografia. Existe uma infraestrutura que é, na verdade, um conjunto complexo de técnicas, procedimentos e práticas que suportam um sistema criptográfico baseado em certificados digitais.

No Brasil, essa infraestrutura é chamada de ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Por definição, “é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão”. A ICP-Brasil é responsável por supervisionar e fazer auditoria dos processos, e pelo credenciamento e descredenciamento dos participantes da cadeia.

No topo da hierarquia da cadeia de certificação, a primeira autoridade da ICP Brasil (chamada de Autoridade Certificadora Raiz) é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A partir dela, é possível reconhecer outras autoridades, que poderão emitir os certificados.

Entendida essa estrutura, o funcionamento é mais simples. Quando uma pessoa física ou jurídica solicita um certificado a uma autoridade reconhecida, esta verifica a identidade do solicitante e faz uma análise sobre os requisitos do interessado. Se eles forem atendidos, o certificado é emitido. A partir de então, é possível verificar, em ambiente digital, a identidade de seu proprietário.

E como ocorre a verificação? O certificado digital faz a conexão entre uma entidade e uma chave pública para validar a identidade do usuário. Em geral, ele contém as seguintes informações:

  • Sobre sobre a entidade para o qual o certificado foi emitido (nome, e-mail, CPF/CNPJ, PIS etc.);
  • Validade do certificado digital;
  • Chave pública que se refere à chave privada de posse da entidade especificada no certificado;
  • Assinatura da autoridade certificadora.

Importância do certificado digital

A certificação digital para instituições de ensino e para qualquer empresa é a melhor maneira de garantir a identidade no mundo digital. Disso, decorre alguns benefícios claros que serão usufruídos pelo usuário, tais como:

  • Cumprimento das obrigações fiscais, uma vez que elas só podem ser transmitidas ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) por meio do sistema, que demanda certificação digital;
  • Garantia de que a informação se manterá íntegra e autêntica, uma vez que ele é projetado para ser difícil de falsificar;
  • Emissão com rapidez de documentos de envio obrigatório ao cliente (ou, no caso das instituições, aos alunos);
  • Informações pessoais que auxiliam a identificar e rastrear o proprietário, e a identificar a autoridade emissora;
  • Realização de transações com agilidade e facilidade.

Mas e quando falamos de certificação digital para instituições de ensino? Qual é a aplicação e o funcionamento dessa tecnologia?

Certificação digital para instituições de ensino

Como funciona a certificação digital para instituições de ensino?

A certificação digital para instituições de ensino apresenta a mesma tecnologia baseada em criptografia, que conecta uma chave pública e uma chave privada. Na prática, para as universidades, o certificado é uma solução eficiente para eliminar a burocracia na emissão, no manuseio e na gestão de um grande volume de dados e documentos dentro da instituição.

Ao utilizar essa inovação, as universidades podem modernizar seus processos administrativos, especialmente os que envolvem matrícula de estudantes, emissão de certidões, documentos e diplomas. Isso contribui bastante para otimizar a prestação dos serviços acadêmicos, além de garantir autenticidade e segurança das atividades realizadas digitalmente.

E como inserir a certificação digital na rotina das instituições? Há duas formas simples de integrá-la no setor de educação. A primeira delas é por meio de um portal de assinaturas, passível de customização de acordo com as regras da instituição. A segunda é realizando a integração da tecnologia em sistemas novos ou já utilizados pela secretaria acadêmica, não sendo necessário realizar mudanças na infraestrutura tecnológica.

A certificação digital para instituições de ensino é, sobretudo, uma forma de atender às normas que regulam o setor. O Ministério da Educação editou a Portaria nº 315/2018, nos artigos 45 e 46, a obrigatoriedade das instituições de ensino superior converterem documentos que compõem seu acervo acadêmico para o meio digital.

Para que isso ocorra, é preciso utilizar uma certificação digital no padrão da ICP-Brasil. Isso significa que conteúdos acadêmicos (TCCs, teses de pós-graduação, mestrado e doutorado, e outros documentos da vida acadêmica dos alunos) devem ser digitalizados nos portais das instituições, podendo ser acessados por alunos e professores com mais agilidade, por meio do Certificado Digital.

E qual a função da certificação digital nesses casos? Garantir autenticidade, confiabilidade integridade, validade jurídica e durabilidade do acervo acadêmico. E não só isso: a Portaria prevê a constituição, pelas universidades, de um comitê gestor responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação acerca do acervo acadêmico. Ele deverá ser controlado por sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos.

Diplomas digitais

Além da obrigação de realizar a digitalização do acervo acadêmico, o MEC publicou outra norma que engloba a certificação digital para instituições de ensino. É a Portaria nº 330/2018, que torna obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital em todo o País. De acordo com a Portaria:

Art. 1º Fica instituído o Diploma Digital no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino.

  • 1º O Diploma Digital abrange o registro e o respectivo histórico escolar.

Art. 2º A adoção do meio digital para expedição de diplomas e documentos acadêmicos deverá atender as diretrizes de certificação digital do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, disciplinado em lei, normatizado e fixado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI, para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional dos documentos emitidos.

A ideia principal do Ministério da Educação com essa portaria é inibir fraudes e agilizar a expedição desse documento. Nada proíbe que as universidades sigam emitindo os diplomas em papel, mas a versão digital é necessária. Além de inibir irregularidades e tornar a atividade mais ágil, a norma disciplina e uniformiza a emissão.

De acordo com o artigo 3º da referida Portaria, “os procedimentos gerais para emissão de documentos por meio digital e para a expedição e o registro de diplomas digitais serão regulamentados em ato específico do Ministério da Educação”. Esse ato específico é a Portaria nº 554/2019, que “dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior – IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino”.

Essa portaria se aplica às IES públicas e privadas pertencentes ao Sistema Federal de Ensino. Ela conceitua o diploma digital como aquele que é emitido e armazenado inteiramente no meio digital e que possui validade jurídica presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na ICP-Brasil, de acordo com os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais (PBAD).

Para que o diploma digital cumpra às suas finalidades, ele deve ser emitido, registrado e preservado em ambiente computacional que garanta a interoperabilidade entre sistemas, a validação a qualquer tempo, a possibilidade de múltiplas assinaturas no mesmo documento e a atualização tecnológica da segurança (art. 3º).

Dentre as características que o diploma digital deve ter, estão previstas na portaria autenticidade, legalidade, confiabilidade, integridade, disponibilidade, irretratabilidade, rastreabilidade, privacidade e interoperabilidade.

A certificação digital para instituições de ensino, no que diz respeito à sua aplicação a diplomas digitais, é uma grande inovação para as universidades. Será preciso um tempo para se adaptar. E a Portaria abrange esse ponto: as IES terão 24 meses para se atenderem aos requisitos técnicos necessários para a emissão e o registro dos diplomas de graduação no meio digital.

Em resumo, as instituições utilizarão o certificado para viabilizarem o diploma digital, assegurando todas as características previstas na portaria, especialmente autenticidade e integridade.

Certificação digital para instituições de ensino

Quais são as vantagens da certificação digital para instituições de ensino?

As secretarias acadêmicas lidam com um enorme volume de documentos diariamente. Diversos procedimentos envolvem o manuseio diplomas, históricos escolares, certificados e outros documentos que demandam assinatura dos responsáveis. A certificação digital para instituições de ensino agiliza todo esse processo, porque permite a geração de uma assinatura digital. Ela possui o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, uma vez que o certificado garante sua autenticidade.

Quando é possível migrar diversos processos internos e burocráticos para o meio eletrônico, ocorre um grande ganho de eficiência e produtividade. Em consequência, há otimização dos recursos. Sem mencionar a gestão paperless, que é um sinal de sustentabilidade e responsabilidade ambiental. Não à toa, a maior parte das empresas ao redor do mundo passa por um movimento de digitalização dos serviços.

Outras vantagens que a certificação digital para instituições de ensino apresenta é a mobilidade. A instituição não precisa se preocupar com a presença física do reitor para assinar os diplomas e os demais documentos acadêmicos. Basta que ele esteja com o certificado digital (pode ser armazenado em celular, tablet, cartão, pen drive etc.) e que tenha acesso à internet para assinar o que for necessário.

Também não será necessária a presença do aluno para retirar o diploma digital. O atendimento online é só mais um processo que se torna virtual e agiliza a rotina da secretaria.

Outro bom resultado da migração de processos de assinatura para o meio eletrônica é a redução de custos. Sem a necessidade de papel e tinta para impressão, espaço para armazenamento de documentos, e mão de obra para organizar acervos e receber os alunos pessoalmente, é certo que as instituições poderão economizar.

Dois benefícios da certificação digital para instituições de ensino merecem destaque: gestão documental otimizada e acesso a programas governamentais.

Gestão documental otimizada

Já pensou na possibilidade de utilizar a certificação digital para instituições de ensino para assinar, com apenas um clique, centenas de diplomas? E, em seguida, com mais um clique, enviá-los para os destinatários? Saiba que isso é possível quando a universidade utiliza o certificado e possui um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos organizado.

E essa gestão otimizada abrange outros tipos de documentos acadêmicos do acervo, com contratos, históricos escolares, certificados de conclusão de curso. O solicitante acessa o sistema da universidade, realiza sua solicitação online e aguarda o recebimento do material por e-mail. Nada de milhares de caixas de arquivo para armazenar os documentos. Não serão necessários grandes espaços para manter seu acervo acadêmico organizado.

Esse tipo de gestão, além de muito mais eficiente e econômica, agiliza o trabalho de todos os profissionais das instituições de ensino. Não à toa, muitas universidades implementam secretarias acadêmicas totalmente digitais.

 

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