Com a automatização dos processos e a integração com os sistemas da Arquivar a Andrade Gutierrez pôde ter um maior controle dos prazos, redução procedimentos duplicados, mais agilidade na disponibilização das informações e ainda conseguiu eliminar o trâmite dos documentos físicos gerando também uma redução de custos com impressão, cópia e armazenamento.
CASE ARQUIVAR
Andrade Gutierrez
- Indústria: Construção Civil
- Soluções: ArqGED
O Problema
O Grupo Andrade Gutierrez, uma das maiores empresas na área de construção pesada do mundo, conseguiu otimizar seus processos e centralizar suas informações com um conjunto de ferramentas e serviços da Arquivar.
Abordagem Arquivar
Utilizando uma tecnologia avançada a empresa pôde digitalizar e microfilmar registros simultaneamente, conformando-se à legislação federal de retenção de registros. Isso só foi possível graças a uma solução de imagem híbrida, a microfilmagem eletrônica. Nela as imagens são capturadas por um scanner de alto desempenho e utilizadas para criar microfilmes, sem assistência manual.
O serviço é indicado para as empresas que desejam segurança na preservação dos documentos mais importantes ou aqueles que necessitam ser guardados por períodos longos, seja por imposição legal ou política interna.
Após a digitalização e microfilmagem todos os documentos ficam disponíveis para consulta no software GED e, se necessário, podem ser consultados no microfilme através de um índice que contém as informações de cada imagem microfilmada.
Nesse tipo de projeto o trabalho de inspeção de qualidade precisa ser extremamente crítico, pois após a microfilmagem a empresa pode eliminar toda a documentação tratada.
Soluções propostas
A parceria contemplou a prestação de serviços de transporte, organização, digitalização e microfilmagem de mais de 60.000 folhas por semana.
Todo este processo foi controlado pelo módulo Workflow do Software GED Arquivar e isso que permitiu aos gestores acessar os processos e compartilhar com várias pessoas em tempo real, auxiliando o acompanhamento das atividades.
Resultados alcançados
