O problema

A Unimed Gerais de Minas – Unimed Curvelo Cooperativa de Trabalho Médico Ltda, possui 29 anos de mercado, com abrangência de atendimento em toda região do Alto São Francisco em Minas Gerais. Possui quase 200 médicos cooperados, com mais de 40 mil beneficiários de seus planos.

A UGM (Unimed Gerais de Minas) possuía altos custos de armazenamento dos documentos físicos de seus clientes, com a necessidade da locação de imóveis para estocagem de milhares de documentos relativos aos usuários dos planos de saúde.

Uma das maiores dificuldades que UGM possuía era em relação às restituições do SUS. A ANS (Agência Nacional de Saúde) periodicamente solicita para unidades da Unimed no estado, documentações dos seus assistidos, estipulando prazos para apresentação das mesmas. Caso unidade não apresente esta documentação, poderá sofrer sanções como notificações, multas, e até mesmo perder direitos de comercializar os planos.

Abordagem Arquivar

A parceria começou com a definição e criação do processo de gestão de documentos – Projeto GEDIC, passando para digitalização, microfilmagem dos documentos e implantação do software ArqGED, ferramenta a qual a Unimed Gerais de Minas controla todas as documentações e informações processuais dos setores de cadastro, recursos humanos, financeiro, faturamento e contábil.

Desafios

Judicialmente, a UGM tinha a necessidade de cumprir também, prazos de intimações para disponibilidade de documentos exigidos em processos e ações.

A morosidade nestas consultas e disposições documentais geram multas com altos valores a serem pagos pela instituição. Os processos de consulta eram lentos e a segurança da informação era comprometida pela falta de controle do real acervo documental que a Unimed Gerais de Minas possuía.

Soluções propostas

Dentro das soluções implementadas destaca-se o processo de consulta,
a documentação fica disponível para acesso 24h através do ArqGED,
além do sistema identificar e apontar a documentação faltante, ou seja, ele mostra qual documento está ausente para que o processo continue em conformidade.

Resultados alcançados

Hoje o departamento jurídico consegue responder uma demanda judicial ou de restituição do SUS em tempo hábil, com a comodidade de executar sem levantar da mesa. Uma vez que toda a documentação se encontra digitalizada e microfilmada, economizando com a locação de espaço físico para armazenagem.

O Superintendente Financeiro da Unimed Gerais de Minas, Deiner Grama completa:

“Os processos e rotinas da UGM passaram por mudanças que otimizaram toda a operação da unidade, diminuindo principalmente os custos com multas pelo não cumprimento dos prazos devido a morosidade nas buscas dos contratos de demandas judiciais, mantendo-se em conformidade com os prazos legais da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).”

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