O problema

A SAME é uma empresa do RJ e realiza treinamentos na área médica, além de resgates emergenciais para as empresas prestadoras de serviços do setor offshore.

Atualmente conta atendimento em todo território nacional, através de suas unidades próprias e credenciadas. São 11 unidades distribuídas em 6 estados.

O SAME tinha dificuldade em disponibilizar imagens para os clientes com acesso a Exames Periódicos e ASO’s (Atestado de Saúde Ocupacional), pois os pedidos eram realizados via e-mail e geravam grande volume e demanda interna, gerando retrabalhos e gastos excessivos do tempo dos funcionários envolvidos procurando documentos, alguns físicos, outros em um sistema digital não muito funcional.

Os custos para liberação de acesso de usuários do antigo sistema da empresa eram elevados e cobrados por login.

A empresa utilizava servidores locais para armazenamento de imagens documentais, e estas apresentavam pouquíssima qualidade e quase nenhum padrão organizacional, dificultando a rastreabilidade dos documentos físicos.

Soluções propostas

A demanda diagnosticada pela Arquivar Macaé, não foi inteiramente definida nos primeiras abordagens. Pelo tamanho do cliente e a complexidade do projeto, foram necessárias algumas mudanças de escopo para adequação a real necessidade do SAME.

O projeto GEDIC foi definido pela implantação dos módulos do software da Arquivar: ArqSCAN para digitalização de toda documentação física; O ArqDOC para a gestão e organização dos documentos digitalizados, tornando a gestão documental muito mais profissional; E por fim, o módulo ArqFLOW, ainda em fase de implantação para otimizar o fluxo operacional do SAME, integrando a gestão de diversas áreas.

Resultados alcançados

O SAME passou a entregar os exames e ASOS de maneira mais rápida e programada para seus clientes, estabelecendo parâmetros de controle da confidencialidade das informações através das permissões de acesso personalizadas do software da Arquivar.

A redução de custos com disponibilização de logins também foi grande e ainda está sendo mensurada, pois hoje é possível criar quantos logins forem necessários, sem custos extras para a organização.

Os colaboradores que antes respondiam as solicitações e-mail por e-mail, hoje podem focar em outras atividades que ofereçam mais resultados a empresa, com taxas mínimas de erros e não conformidades.

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