O problema

A busca constante de soluções eficazes e inovadoras para problemas inerentes ao funcionamento, a Prefeitura Municipal de Aracaju (PMA) é um dos focos da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplog).

Nesse sentido, já está em curso um programa de Gestão Documental, que atua na perspectiva de preservar o importante acervo histórico relativo aos servidores.

Antes desse processo, a administração municipal gastava cerca de R$ 78 mil/mês com aluguel de galpões, insumos e 13 funcionários envolvidos nessa atividade.

Com a adoção da Gestão Documental por empresa especializada, os custos estão na ordem de R$ 33 mil/mês, com a garantia de acesso imediato aos dados e aos prontuários dos servidores ativos e inativos a partir de um sistema próprio que também é oferecido pela empresa.

Abordagem Arquivar

Ao receber o acervo na condição em que se encontra (muitas vezes deteriorado), a Arquivar promove a higienização, digitalização e organização dentro de uma lógica mais adequada à sua recuperação, quando isso se fizer necessário.

De acordo com o supervisor da Arquivar Aracaju, Daniel Oliveira, que é a responsável pelo serviço, após digitalizado numa sequência lógica, o acervo é inserido num sistema próprio e colocado à disposição da administração municipal com todo o suporte.

“Todo o nosso pessoal é capacitado especificamente em Gestão Documental e em prevenção de incêndio para assegurar a integridade do acervo. Nós entendemos a importância que ele tem já que aqui está a história da administração e dos servidores que fizeram e fazem a Prefeitura de Aracaju”, assegurou o supervisor.

Desafios

De acordo com a coordenadora geral de Gestão de Pessoal da Seplog, Fernanda Moura, esta é uma importante conquista, uma vez que estes documentos são elementos fundamentais para a vida funcional dos servidores, eventuais processos judiciais pós-aposentadoria, e para a própria história do corpo funcional da PMA.

“Estamos conseguindo, graças à visão de gestão do prefeito Edvaldo Nogueira, incorporar uma conquista que se transformará num legado para a administração municipal. Era um suplício atender às demandas da nossa Procuradoria, por exemplo, buscando em pilhas de documentos e sem a participação de profissionais capacitados em Gestão Documental. Hoje, é satisfatório ver a organização e acondicionamento profissional deste acervo que é a história da nossa administração municipal”, destacou a coordenadora.

Soluções propostas

Os documentos passaram a ter tratamento profissional, com a respectiva digitalização, eliminando os riscos de danos como inundações e incêndios.

Resultados alcançados

Além de preservar o importante acervo, a iniciativa, desenvolvida pela Arquivar, vencedora de licitação específica, proporciona uma economia de aproximadamente R$ 45 mil/mês para os cofres públicos.

Atualmente, o acervo da PMA já ocupa cerca de 13 mil caixas, com os prontuários de servidores ativos e inativos, e a estimativa é de que até meados do mês de abril seja concluída a etapa de digitalização desse acervo.

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