O problema

A GlobalCob, empresa que presta assessoria jurídica a empresas que possuem clientes inadimplentes, conseguiu otimizar seus processos e centralizar as informações do Departamento Pessoal com o sistema de Gestão de Documentos desenvolvido pela Arquivar.

Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos produzem um volume altíssimo de documentos no dia a dia. Todos os documentos levantados, como provas, comprovantes, peças jurídicas, decisões judiciais, dentre muitos outros, precisam estar ao alcance do advogado.

Com o tempo, ocupa-se muito espaço físico e cria-se dificuldades na localização dos arquivos. Diante disso, a tendência é que os escritórios invistam cada vez mais em gestão de documentos.

Abordagem Arquivar

Para a implantação do sistema, a Arquivar elaborou um mapeamento detalhado dos fluxos de trabalho que envolviam os documentos do setor e, em seguida, realizou a digitalização e indexação da pasta funcional de aproximadamente 2.700 funcionários inativos e 2.200 funcionários ativos.

A ferramenta, denominada GestorDP, foi desenvolvida com ferramentas Microsoft e armazenamento em nuvem por meio do Azure, que garante toda a segurança do material armazenado.

As avançadas técnicas de backup permitem à organização uma proteção maior em caso de ataque de hackers, deixando-a menos vulnerável a fraudes como sequestro de dados.

Desafios

A área do Direito é conhecida por ser tradicional, mas a tecnologia já vem fazendo parte da rotina dos profissionais há algum tempo.

Neste setor a gestão documental se destaca como uma das alternativas para aumentar a produtividade nos escritórios e departamentos.

Dessa maneira, os advogados têm mais tempo livre para assessorar os clientes, desenvolver teses, ampliar as estratégias de trabalho e ainda contar com a segurança necessária para as informações.

Soluções propostas

Atualmente o software audita a documentação e age previamente indicando faltas e inconsistências no dossiê dos funcionários.

O GestorDP possibilitou à empresa a automatização todas as rotinas operacionais, permitindo que o Departamento Pessoal desenvolva ações mais estratégicas para impulsionar o desempenho dos profissionais.

O fácil acesso às informações foi uma das principais contribuições da Arquivar para a GlobalCob. Mesmo com o alto volume, o acesso aos documentos foi simplificado e, por meio da ferramenta, pôde ser realizado em menos de dois minutos. Com isso, a empresa ganhou agilidade nas consultas e reduziu em 70% as perdas judiciais trabalhistas.

Além disso, a automatização facilitou os processos de fiscalização e auditoria e trouxe economia com profissionais, pois possibilitou a redução do quadro de colaboradores de sete para dois funcionários no setor.

Essa solução oferece todo o suporte à digitalização dos documentos, organização, armazenamento e gerenciamento online dos arquivos. Na GlobalCob foram manuseados mais de 37 mil processos ativos, que agora estão disponíveis na rede. Com isso, a empresa conseguiu otimizar a comunicação e a troca de dados entre suas 16 unidades.

Resultados alcançados

Desde que sistema foi implantada os advogados podem acessar remotamente todos os arquivos, que contam com o sistema de indexação e organização inteligente.

Outros ganhos foram a redução dos custos com o transporte de documentos que iam e vinham de um escritório para o outro, diminuição do tempo gasto na localização de documentos, obtenção de mais espaço e ainda um controle melhor do uso de papel.

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