O Problema

Em 1994, a partir da iniciativa de cooperativas médicas, começam as atividades da FENCOM – Federação Nacional das Cooperativas Médicas – tendo como objetivo buscar soluções compartilhadas entre as cooperativas médicas.

As cooperativas, por mais que já sejam referência em processos, estão sempre em busca de otimizá-los ainda mais.

A FENCOM, antes da parceria com a Arquivar, tinha um trâmite manual para cadastros de médicos. O trabalho para apuração do faturamento por cadastro demandava um grande esforço em logística, com motoboys que levavam a documentação em papel para as cooperativas, que faziam cópias de aproximadamente 15 folhas por médico, que então eram devolvidas à FENCOM para cadastro no banco de dados. Em média, eram feitos 40 cadastros por semana e a conferência dessas folhas também era feita manualmente.

 

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Nosso time comercial composto pelo gerente Gustavo Azevedo e o consultor Éder Ramalho, responsável pela implantação do projeto de sucesso na FENCOM, conversam com a gerente financeira e de processos da Federação, Adriana Costa. E detalham sobre como as soluções de workflow e assinatura digital da Arquivar possibilitaram a FENCOM a transformar e otimizar seus processos operacionais, mesmo em períodos de quarentena e home office.

 

Soluções Propostas

A Arquivar fez o projeto piloto, todo o estudo dos processos e fluxos de trabalho no trâmite dessas informações entre cooperativas e Federação, mapeando a documentação necessária. A partir daí, criou um fluxo de trabalho dentro do software para atender a essa complexa operação.

A Arquivar realizou testes para a implantação do fluxo e assim tratar de forma eletrônica os cadastros de médicos, oriundos das cooperativas.

Há muito tempo a FENCOM queria digitalizar todo o legado e a Arquivar proporcionou isso. Até o momento, foram digitalizadas e indexadas 160 mil imagens por meio do Software ArqGED. Além disso, foi feito o acompanhamento do fluxo de digitalização dos cadastros já existentes (legado) por meio do módulo ArqFlow, bem como a conferência deles após a finalização. Isso proporcionou agilidade no processo, redução de custos e tempo (descartando a necessidade do motoboy e do funcionário que ficava por conta desse processo). Isso tornou mais fácil o acompanhamento das informações e processos pelos gestores, pois toda a árvore documental pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer hora. Sem falar do ganho de espaço físico, uma vez que todos os documentos passaram a ser eletrônicos.

Resultados e Benefícios

O que a FENCOM diz:

Segundo Adriana Costa – Gerente de Processos e Faturamento da FENCOM, “a Arquivar representou uma solução para acabar com o trato manual de 400 folhas por semana. Não utilizamos mais papel. Foi um divisor de águas. Neste momento de crise, em função da pandemia da Covid19, que exigiu isolamento social, o cadastro online possibilitou a continuidade do trabalho, mesmo em regime de home office. O sistema da Arquivar se destaca pela facilidade de uso e contribuiu muito para a melhoria dos nossos processos. Nosso objetivo é sempre buscar a padronização, mesmo porque a FENCOM trabalha com 40 cooperativas. Fica mais barato, inteligente e melhora o controle para todos. Com esse padrão, é possível mensurar, fazer estatísticas e fornecer insumos, além de auxiliar que o repasse de honorários seja feito de forma mais ágil e estruturada”.

Com a crise, a demanda de cadastros também aumentou, e, segundo Adriana, o Software ArqGED ajudou muito a absorver essa questão. “Antigamente, fazíamos 160 cadastros por mês, e hoje passamos a fazer 264. Aumentamos 60% dos cadastros, de forma mais rápida e com redução de custos”. 

Benefícios:

Agilidade o processo; Eliminação do papel

  • Minimização dos erros e retrabalho
  • Redução de custos
  • Facilidade no acompanhamento das informações
  • Garantia de maior segurança e organização das informações
  • Facilidade na recuperação dos arquivos de cadastro
  • Acesso a estatísticas e mensuração de resultados
  • Tratamento digital dos dados

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