O Problema

A Federação Nacional das Cooperativas Médicas, FENCOM, nasceu em 1994, com o objetivo de buscar soluções compartilhadas entre as cooperativas médicas.

A partir de 2005, a FENCOM se consolidou como força representativa das cooperativas, tornando-se uma federação com atuação nacional. Sua abrangência garante maior poder nas negociações e nas atividades institucionais em defesa das condições de trabalho, necessidades e interesses profissionais.

A cooperativa, por mais que já fosse referência em processos, procurou otimizá-los ainda mais.

Antes da parceria com a Arquivar, a FENCOM realizava os trâmites para cadastros médicos da Unimed-BH de maneira manual, com o trabalho para apuração do faturamento por cadastro demandando um grande esforço em logística. Para isso, eram usados motoboys, que levavam a documentação em papel até as cooperativas, as quais, então, realizavam o xerox de cerca de 15 folhas por cadastro – e, então, esses documentos eram novamente devolvidos à FENCOM para o cadastro no banco de dados. Em média, eram realizados 40 cadastros por semana. E todas essas folhas precisavam ser conferidas manualmente.

 

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Nosso time comercial composto pelo gerente Gustavo Azevedo e o consultor Éder Ramalho, responsável pela implantação do projeto de sucesso na FENCOM, conversam com a gerente financeira e de processos da Federação, Adriana Costa. E detalham sobre como as soluções de workflow e assinatura digital da Arquivar possibilitaram a FENCOM a transformar e otimizar seus processos operacionais, mesmo em períodos de quarentena e home office.

 

Abordagem Arquivar

A Arquivar fez o projeto piloto, todo o estudo dos processos e fluxo de trabalho no trâmite dessas informações entre cooperativa e Federação, mapeando a documentação necessária. A partir daí, criou um fluxo de trabalho dentro do software capaz de atender a essa complexa operação de trâmite de documentos, atendendo, dessa forma, todas as necessidades da FENCOM.

Soluções propostas

A Arquivar realizou testes para a implantação do fluxo, e, assim, tratar de maneira eletrônica os cadastros de médicos da Unimed-BH, oriundos das cooperativas.

Há muito tempo a FENCOM queria digitalizar todo o legado e a Arquivar proporcionou isso. Até o momento, foram digitalizadas e indexadas 160 mil imagens por meio do Software ArqGED. Além disso, foi realizado o acompanhamento do fluxo de digitalização dos cadastros já existentes (legado) por meio do módulo ArqFlow, bem como a conferência deles após a finalização.

Isso proporcionou agilidade ao processo, redução de custos e tempo (descartando a necessidade do motoboy e do funcionário que ficava por conta desse processo). O processo digital também tornou mais simples o acompanhamento das informações e processos pelos gestores, pois toda a árvore documental pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer hora. E claro, ainda houve o ganho do espaço físico, uma vez que todos os documentos passaram a ser eletrônicos.

O que a FENCOM diz

Segundo Adriana Costa – Gerente de Processos da FENCOM:

“A Arquivar representa uma solução fantástica, acabaram aquelas 400 folhas que ficávamos tratando na mão semanalmente, não utilizamos mais papel. Foi um divisor de águas em nosso processo, e esse cadastro online veio na hora certa, pois com o COVID-19, atualmente estamos trabalhando home office, e iríamos ter que arrumar uma solução caseira, mas como todo o processo já estava online, continuamos o trabalho mesmo de longe. E, de todos os sistemas e processos que estamos utilizando para nos adaptar para a realidade de home office, o da Arquivar com certeza é o de maior facilidade de uso e que mais contribuiu para nossos processos”.

“Nosso objetivo é sempre tornar os processos mais padronizados. Fica mais barato e inteligente para todos. A FENCOM trabalha com 40 cooperativas, então se cada uma delas trabalhar de um jeito, fica difícil de controlar.

Com esse padrão, é possível mensurar, fazer estatísticas, fornecer insumos e melhorias para as cooperativas, além de o honorário chegar mais rápido e de forma mais estruturada.”

Com a crise, a demanda de cadastros também aumentou, e, segundo Adriana, só foi possível absorver essa demanda por causa do Software ArqGED. “Antigamente, fazíamos 160 cadastros por mês, e hoje passamos a fazer 264, um aumento de 60% da demanda, de forma mais rápida e com redução de custos.”

Benefícios:

  • Agilidade no processo
  • Eliminação do papel
  • Minimização dos erros e retrabalho
  • Redução de custos
  • Facilidade no acompanhamento das informações
  • Garantia de maior segurança e organização das informações
  • Facilidade na recuperação dos arquivos de cadastro
  • Acesso a estatísticas e mensuração de resultados
  • Tratamento digital dos dados

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