O problema

A Fundação Educacional Lucas Machado (FELUMA) é uma Instituição filantrópica fundada na década de 70, pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, reconhecida de utilidade pública pelo Decreto Federal nº 62.396, de 13 de março de 1968, tendo como finalidade geral o desenvolvimento e a manutenção de atividades educacionais, saúde, assistência social e pesquisa no campo das ciências exatas, humanas e biológicas, para melhor contribuir no atendimento dos problemas sociais da comunidade, aperfeiçoamento educacional e tecnológico e científico.

A FELUMA iniciou em 2017 em parceria com a empresa ARQUIVAR, a gestão eletrônica de documentos (GED) em diversos departamentos da instituição, e vem colhendo bons resultados como o ganho na otimização de diversos processos internos, além do cumprimento das Portarias do MEC e da legislação como um todo ao atender a prazos legais definidos para eventuais consultas jurídicas dos mais variados perfis de solicitantes.

Devido a FELUMA ser a mantenedora de vários institutos (Faculdade Ciências Médicas de Minas Gerais (FCM-MG); Hospital Universitário Ciências Médicas de Minas Gerais (HUCM-MG); Instituto de Olhos Ciências Médicas de Minas Gerais (IOCM-MG); Ambulatório Ciências Médicas de Minas Gerais (ACM-MG); Pós-Graduação Ciências Médicas de Minas Gerais (PGCM-MG); Cirurgia Robótica Ciências Médicas de Minas Gerais (CRCM-MG); Faculdade Feluma – Saúde, Tecnologia e Ciência, a instituição gera uma grande quantidade de documentos diariamente. Sendo constantemente auditada por órgãos fiscalizadores e auditorias dos Ministérios Público, Saúde entre outros.

Abordagem Arquivar

Através do projeto GEDIC, a Arquivar implementou a gestão eletrônica de documentos, com a utilização de praticamente todos os módulos do Arq GED.

Desde o Arq Flow para a gestão dos processos, até o Arq Sign para a assinatura digital dos documentos referentes aos alunos, atendendo as exigências de portarias do MEC.

Desafios

As prestações de contas eram complicadas e demoradas para serem atendidas dentro dos prazos exigidos por lei, o que gerava uma grande mobilização de pessoal para acompanhamento.

Soluções propostas

Os serviços de digitalização e microfilmagem dos documentos físicos, com a indexação dos mesmos no software GED, tornou as tarefas de busca e pesquisa, além do arquivamento de informações, eficaz e simples para a gestão de profissionais que receberam treinamentos durante todo o processo de implantação das soluções e módulos do ArqGED da Arquivar.

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