O problema

Em busca de mais agilidade e informatização dos arquivos das instituições de educação superior (IES), o MEC (Ministério da Educação) lançou a portaria Nº 1.224, de 2013.

A proposta é que elas invistam em projetos e políticas de gestão de documentos, conforme exigências da lei. Diversas faculdades optaram pelas soluções Arquivar. A Pio Décimo e a São Luiz de França, em Aracaju (SE), são exemplos.

As universidades, faculdades, centros universitários e os outros centros de educação superior, passaram a ter a exigência da informatização em 2013, contudo ainda estão em fase de implantação dos sistemas de gestão documental. A portaria resolve que todos esses documentos devem existir em formato digital, mas a manutenção do documento físico ainda é uma exigência.

Salvo as regras de temporalidade para cada arquivo, conforme explicado no texto oficial.
Dessa forma, as demandas principais das IES são por organização, guarda, digitalização e softwares de gestão eletrônica.

Abordagem Arquivar

Para atender às normas da portaria, foram criados projetos integrando as exigências às potencialidades das soluções oferecidas pela Arquivar.

Todos os documentos foram tratados, devidamente indexados e acondicionados em caixas e ambientes adequados para a guarda segura. O processo de digitalização garante acesso rápido, rastreamento, confiabilidade e integridade das informações contidas em cada documento.

De acordo com Maria Gilda Azevedo, coordenadora de acervo na Faculdade Pio Décimo, diversos motivos levaram à contratação dos serviços de gestão documental: “Primeiramente, estar de acordo com a nova legislação, além, é claro, de estarmos com todo o arquivo digitalizado com segurança e a facilidade de visualizar os documentos”.

Dayse Xavier, coordenadora do projeto na Faculdade São Luiz de França, conta que a informatização dos acervos foi muito positiva para o dia a dia de trabalho da equipe: “ganhamos agilidade de encontrar as documentações necessárias em um só arquivo; funcionários que não reclamam mais com mau cheiro de papeis velhos; diminuição de impressão de papéis desnecessariamente”.

Desafios

Desde a inscrição para o vestibular, até a formatura, ou mesmo até após obtenção de um novo título ou pós-graduação, toda a documentação do aluno deve ser registrada e mantida pelas IES.

A chamada “pasta do aluno” arquiva documentos das mais variadas modalidades, tais como: histórico, inscrição, boletos de pagamentos, registros, provas, atestados, pesquisas, diplomas. Assim, a cada semestre o volume de documentos aumenta assustadoramente.

Além disso, há a necessidade de manutenção de todo o acervo pedagógico, desde plano de ensino até correção de provas.

Soluções propostas

O trabalho seguiu todos os passos da metodologia Arquivar, passando por organização, separação, armazenamento, digitalização e implantação dos softwares de gestão documental.

É um projeto extenso, mas que claramente traz benefícios para as faculdades, além de estarem em dia com a lei e o meio ambiente.

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