O problema

Empresas de todos os portes precisam de fluidez e organização em seus fluxos de trabalho.

O rápido crescimento do negócio torna essa necessidade ainda mais evidente. Esse foi o caso da ALE distribuidora de combustíveis, que ao contratar o software WorkflArquivar viu a otimização das atividades em todas as esferas do negócio.

A ALE é uma empresa de atuação nacional. De origem mineira, associou-se à Satélite, do Rio Grande do Norte. Assim, o crescimento foi alto e rápido.

Toda essa velocidade veio acompanhada de excelentes oportunidades e também de necessidades de organização e gestão cada vez mais estratégicas.

Abordagem Arquivar

A partir dessa situação, a empresa encontrou nas soluções Arquivar a alternativa para gerenciar as rotinas de trabalho de forma simples e capaz de contribuir para a produtividade das equipes e para o bom uso do tempo e das ferramentas de trabalho.

A execução do projeto teve início com o mapeamento das atividades dos setores Comercial e Cadastro, com o objetivo macro de simplificação dos processos.

Desafios

Os desafios do cenário encontrado englobavam:

falta de registro das atividades e tarefas;

procedimentos que não possuíam gestão de tempo;

pendências ao longo de processos, que ocasionavam erros como por exemplo cliente sem retorno

tarefas incompletas e sem controle de responsáveis e administração das etapas.

Soluções propostas

Após analisar as condições encontradas e a demanda do cliente, a Arquivar atuou em três frentes:

– elaboração do flde trabalho seguido pela ALE
– levantamento de prazos e tempos necessários para o cumprimento de cada etapa
– identifição dos responsáveis.
– implantação do software Workfl

Resultados alcançados

Os resultados alcançados foram muito satisfatórios e os benefícios são diversos.

– a automatização dos processos e dos acessos
– identifição de pontos falhos nos processos
– facilidade de retorno de informações em função do uso do GED
– controle de tempo de execução de tarefas, bem como seus responsáveis
– levantamento de produtividade.

Dispondo de todos esses recursos a resposta ao cliente é mais rápida e o atendimento mais completo e adequado.

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