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CAEMA implanta sistema GED

Com o objetivo de melhorar a gestão dos seus documentos, a Companhia de Saneamento Ambiental do Maranhão (CAEMA), deu início à digitalização dos seus arquivos. E o recurso escolhido foi através do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), por meio da Unidade Arquivar São Luís.

O sistema GED

Essa tecnologia proporciona um meio prático e fácil de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Através desse processo, o suporte físico de dados é convertido para um formato digital. O mesmo pretende dinamizar o acesso das informações por meio da visualização instantânea das imagens à vários usuários simultaneamente.

A digitalização acontece em duas etapas. Na primeira etapa ocorre a organização dos documentos do arquivo. Depois começam as atividades de digitalização, que incluem, a preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web.

Com o novo sistema, todas as dependências da companhia poderão localizar os documentos de forma rápida. Isso ocorre pois a busca do arquivo será feita através da internet, com a vantagem de poder ser visualizado de qualquer lugar.

Para o manuseio do novo sistema de gestão, os funcionários da CAEMA estão passando por um treinamento ministrado por Alcione Arcanjo, diretor da empresa Arquivar São Luís, responsável pelo processo de migração para o meio digital.

Para a diretora Administrativa e Financeira da companhia, Ivana Colvara de Sousa, o acesso ao novo modelo de pesquisa documental é muito relevante. Uma vez que poderá resgatar e manter organizada a memória da CAEMA. Acontece que o arquivo anterior encontrava-se sem estrutura adequada para a guarda dos documentos. “Com o novo sistema, o acesso às informações será bem mais fácil evitando que se percam informações preciosas da empresa”, disse.

A guarda gerenciada dos documentos é uma solução prática, eficaz e segura que traz a melhor relação custo-benefício para preservação do acervo da companhia.

Segundo o chefe do Departamento de Gestão de Pessoas, Walter Castro, a realização desse projeto era uma necessidade de muitos anos, que está sendo concretizada agora com o esforço da atual gestão.