A política de segurança da informação estabelece princípios, orientações e regras para proteger os dados que estão sob posse da empresa. Além de atender aos processos e objetivos internos da organização, busca garantir aderência às leis que tratam do assunto, como a Lei Geral da Proteção de Dados.
A criação desse documento é essencial para estabelecer uma orientação consistente e padronizada. Esse cuidado é extremamente necessário, considerando que o Brasil é o segundo país com mais ataques cibernéticos, segundo levantamento da empresa de segurança cibernética, Fortinet.
Para descobrir tudo sobre essa questão, veja o que é uma política de segurança da informação, entenda quais são os pontos-chave e aprenda a elaborar uma para a sua empresa!
Assista ao vídeo e tire suas dúvidas sobre segurança da informação com um dos nossos especialistas!
Tudo o que você precisa saber sobre política de segurança da informação
Sua empresa armazena dados importantes a respeito de clientes e questões internas, correto? Muitas dessas informações podem ser sigilosas e devem ser mantidas sob proteção constante, de modo a garantir sua confidencialidade.
Mas como ter a certeza de que os dados estão bem preservados e não cairão nas mãos de pessoas mal-intencionadas? A resposta está nas políticas de segurança da informação, que explicaremos detalhadamente a seguir.
O que é política de segurança da informação?
A segurança da informação é um conceito de TI (Tecnologia da Informação) que visa proteger dados que são armazenados digitalmente. Para tanto, são determinadas diretrizes que garantam essa proteção.
A segurança da informação também é conhecida pelo termo InfoSec (Information Security) e pode ser citada, ainda, como “segurança cibernética” ou “ciber–segurança”. Logo, uma política de segurança da informação refere-se a um conjunto de normas, instruções e procedimentos adotadas em uma organização para que os dados sejam devidamente preservados.
Em qualquer uma das nomenclaturas, o que está em pauta é a mesma questão: o investimento em softwares e a prática de proteção de dados que garantam que somente pessoas idôneas e autorizadas tenham acesso às informações.
Qual é o objetivo da política de segurança da informação?
O principal objetivo das políticas de segurança da informação é proteger informações confidenciais contra ameaças internas e externas. Além de prevenir contra vazamento de dados, essa política assegura que eles não sejam alterados ou eliminados sem autorização.
Esse conjunto de regras também tem por finalidade estabelecer os padrões de conformidade que a organização deve seguir para cumprir as leis e regulamentações relacionadas à privacidade, proteção de dados e segurança da informação.
Quais são os seus benefícios?
Ter uma política desse tipo é fundamental para proteger o negócio, seus stakeholders e os clientes. Também garante adequação às novas demandas digitais e ajuda a evitar diversos problemas e perdas.
Entre os benefícios, podemos citar:
Tenha uma política de compliance
Estabelecer uma política sólida de compliance é uma forma de atender às necessidades legais e/ou contratuais existentes no seu negócio, com transparência e clareza de informações.
Basta pensarmos na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que define mudanças na maneira de coletar, tratar e armazenar dados. Com a criação de uma política que considere todos os agentes e processos descritos na legislação, é possível ter total aderência às regras, além de gerar um grande valor agregado à marca da empresa.
Reduza de custos
O vazamento de dados pode não só causar multas e processos, como também impactar a imagem do negócio de maneira permanente.
Uma política de segurança da informação faz com que todas as vulnerabilidades dos processos e sistemas de armazenagem que incluem dados sejam mapeadas, permitindo que a empresa as corrija e evite riscos. Dessa forma, minimiza-se a possibilidade de perda de dados e antecipa-se a possíveis eventos, como ataque de hackers, funcionários fotografando documentos, entre outros.
Otimize de processos internos
O cuidado com a segurança da informação também estabelece limites e determina como cada procedimento interno deve ocorrer. Todos os responsáveis saberão como armazenar documentos, quais dados podem ser acessados ou quais protocolos usar.
Ainda que de forma indireta ou que não seja totalmente percebido pelo público, a política de segurança da informação ajuda a criar uma experiência melhor, em todos os sentidos.
Quais são os três pilares da segurança da informação?
Uma dúvida frequente é sobre quais são as políticas de segurança da informação. Na verdade, a proteção de dados se baseia em três critérios que devem orientar o desenvolvimento de uma política de segurança.
São eles: confidencialidade, integridade e disponibilidade. Entenda!
1- Confidencialidade
A confidencialidade diz respeito à capacidade de impedir acessos não autorizados a dados considerados sensíveis. Em termos da LGPD, os elementos sensíveis são aqueles que identificam:
- Origem racial ou étnica;
- Visões políticas;
- Crenças religiosas ou filosóficas;
- Participações sindicais;
- Questões biométricas, genéticas e de saúde;
- Orientação e vida sexual.
2- Integridade
A integridade demanda que os dados pessoais sejam modificados apenas de modos especificados e autorizados pelo dono da informação. Dependendo do caso, a política de segurança deve indicar o grau de precisão que é exigido para a mudança — como deletar somente informações repetidas ou inválidas de um sistema.
3- Disponibilidade
A disponibilidade se relaciona com o bom funcionamento dos sistemas no qual os dados pessoais estão armazenados e a garantia de acesso livre aos usuários autorizados. Isso envolve tanto a escolha de ferramentas que funcionam de maneira contínua quanto a facilidade de acessar os dados no momento desejado ou necessário.
Os ataques cibernéticos no Brasil estão crescendo, previna-se!
Conforme vimos na introdução deste artigo, o Brasil ocupa o segundo lugar no ranking de ataques cibernéticos. O número de ocorrências cresceu em 94% entre o primeiro semestre de 2021 e o mesmo período de 2022.
Portanto, é fundamental que se cumpram as políticas de segurança de informação para que os dados armazenados na sua empresa estejam sob proteção.
A segurança da informação e a prevenção contra danos financeiros
Os dados financeiros são um dos ativos valiosos de uma empresa e, se forem alvos de ataques, a situação financeira da organização pode ficar comprometida. Para se prevenir contra esse tipo de prejuízo, a primeira medida de segurança a ser tomada é o controle de acessos, priorizando os responsáveis pelo departamento financeiro.
É importante monitorar as transações em tempo real para detectar com agilidade qualquer atividade suspeita ou fraude. Isso pode ser feito por meio da análise de dados ou sistemas específicos de monitoramento. Outra forma de garantir a segurança dos dados financeiros é utilizando a criptografia, que os torna ilegíveis para pessoas que não tenham a chave.
Quem pode ser vítima desses ataques?
Atualmente, ataques cibernéticos podem acometer qualquer pessoa, física ou jurídica. No entanto, os principais alvos de roubo de dados são as empresas de qualquer porte e de qualquer ramo. Os hackers pretendem obter informações confidenciais, financeiras e dados de clientes.
As instituições financeiras também são muito visadas por hackers em busca de informações bancárias: números de contas, senhas, informações de cartão de crédito, entre outras. Organizações governamentais também estão entre os alvos, uma vez que armazenam dados confidenciais, como informações militares, dados de inteligência e informações dos cidadãos.
A importância da LGPD nesse cenário
A LGPD é extremamente importante nesse cenário de ataques cibernéticos e roubo de dados, pois estabelece normas claras para a proteção de dados pessoais e sensíveis no Brasil, além de definir medidas de segurança adequadas para evitar vazamentos e violações de segurança.
A implementação da LGPD ajuda a garantir a privacidade e a segurança dos dados pessoais dos usuários, bem como a estabelecer um ambiente mais confiável para o comércio eletrônico e a troca de informações pela internet.
Como desenvolver uma política de segurança da informação?
Uma boa ferramenta para organizar as medidas de segurança não é criada de uma só vez. Como se trata de algo tão relevante para o sucesso da empresa, o ideal é pensar em uma estrutura feita em etapas.
Veja só:
Diagnóstico
Tudo deve começar com uma identificação sobre os principais “gaps”, isto é, problemas de proteção e vulnerabilidades. Se o armazenamento de documentos for feito apenas de forma física, por exemplo, há o risco de se perderem, de serem alterados ou de serem acessados sem controle. Portanto, esse aspecto deverá receber atenção redobrada por se tratar, diretamente, da segurança da informação.
Imagine o caso de uma empresa que ainda tem a maioria dos documentos em papel. Será preciso planejar a transição por meio da digitalização, além de incluir as medidas necessárias para proteger os dados.
Uma empresa que já tenha uma política de segurança da informação desatualizada, por outro lado, precisará de medidas diferentes, como substituições de protocolos e criação de outros processos de proteção.
Elaboração
A partir da identificação das principais vulnerabilidades e dos objetivos estratégicos, é a hora de começar a elaborar a política de segurança da informação. A ideia é compor uma espécie de manual para que todos os usuários saibam como agir diante de certas situações.
É nesse documento, também, que são definidos os critérios e a criação de padrões organizacionais, como:
- A maneira de armazenar informações;
- Quais documentos possuem dados sensíveis;
- Quais documentos necessitam de tratamento específico;
- O papel de cada colaborador no processo de tratamento de documentos;
- O processo de autorização de acesso a cada tipo de documento;
- Qual departamento terá acesso a cada tipo de dado;
- O tempo de guarda de cada documento, entre outros.
Educação
Antes de finalizar a política de segurança da informação, é interessante colher feedback e entender a opinião dos principais impactados: os colaboradores.
Durante esse período, divulgue as regras e indicações previstas na política, qual o papel de cada pessoa, como cada um deve agir, e o que é proibido. Fotografar, fazer cópias sem autorização ou sem registro devem ser ações proibidas, por exemplo.
Tudo que for feito com a documentação deve ser registrado. Por isso, ter um sistema que permita o controle de acesso de cada usuário, forneça relatórios de acesso, e fazer todo o controle da temporalidade documental tem um papel fundamental na implementação da política.
Implementação
Para que a implementação seja bem-sucedida, é essencial analisar as necessidades da empresa e de cada departamento. Pode ser o caso de contratar uma empresa especializada em tratamento de documentação e um software específico para a digitalização e armazenamento de documentos sob a perspectiva de uma política de segurança.
Também é interessante pensar em um framework padronizado. Isso ajuda a garantir a qualidade e serve como um roteiro do que deve ser feito. Entre os frameworks mais famosos, estão COBIT, ISO 27001 e ITIL e ISO 20000.
A norma ISO 27001, por exemplo, foi editada em 2005, com constantes atualizações. Ela define diversas etapas que devem ser adotadas, como:
- Políticas de segurança;
- Organização da segurança da informação;
- Segurança de recursos humanos;
- Gestão de bens;
- Controle de acessos;
- Criptografia;
- Segurança física e ambiental;
- Segurança de operações;
- Segurança de comunicações;
- Aquisição, desenvolvimento e manutenção de sistemas;
- Relações com fornecedores;
- Gestão de incidentes de segurança da informação;
- Aspectos de segurança da informação na gestão da continuidade do negócio;
- Conformidade.
Cada controle reúne um conjunto de boas práticas para aplicar e padronizar a atuação. Para obter a certificação, é necessário se submeter à auditoria, que vai conferir se todos os critérios foram atendidos.
Monitoramento
Assim que a implementação for concluída, é preciso fazer constante monitoramento. A ideia é entender se todos os processos têm funcionado conforme o esperado, e fazer melhorias caso necessário.
É natural que ocorram algumas falhas ou dificuldades no começo. Tudo isso deve ser acompanhado e corrigido com proatividade e consideração quanto aos impactos em outros processos.
Atualização
A definição de uma política de segurança não se encerra com a implementação. A partir disso, devem ser executadas atualizações para eliminar vulnerabilidades ou processos que se tornaram obsoletos.
Confira 10 dicas para proteger seus dados:
Como os softwares certos podem ajudar?
Os softwares oferecem diversas funcionalidades e recursos que ajudam a proteger os sistemas e dados contra ameaças cibernéticas. Além da criptografia, antivírus, firewall e afins, existem outras formas de preservar informações em um dispositivo eletrônico.
Rede de navegação na Internet Protegida
As VPNs (Virtual Private Network) são ferramentas de segurança que protegem os dispositivos conectados à internet. Elas garantem o tráfego de dados de forma segura, o que é muito útil para organizações que trabalham de forma remota. Assim, um usuário pode acessar a rede da empresa sem colocar em risco as informações corporativas, pois estarão criptografadas.
Manutenção frequente e atualização de sistemas
É fundamental manter o bom funcionamento dos sistemas utilizados na empresa. As atualizações de software podem corrigir vulnerabilidades e brechas de segurança nos sistemas, ajudando a proteger os dados contra ataques cibernéticos.
Orientação dos usuários
Tudo isso deve ser combinado com uma boa orientação dos usuários, para que eles saibam como proceder nas mais variadas situações. Isso inclui desde a prevenção até os procedimentos posteriores a uma ameaça ou ataque cibernético.
Os colaboradores devem conhecer as políticas de segurança da empresa, para isso serve o manual com as regras.
Como a Arquivar pode ajudar na segurança da informação?
Uma empresa especializada pode ajudar no levantamento de dados necessários para criar a política de segurança da informação, e auxiliar no diagnóstico, planejamento, implantação e atualização constante.
A gestão eletrônica de documentos (GED) permite a rastreabilidade, livre acesso, qualidade e prestação de contas dos dados. Controlar e registrar acessos se torna mais simples e objetivo em um software GED. Essa ferramenta te auxilia na:
- Digitalização;
- Organização da informação;
- Localização de informações e dados;
- Controle de acesso;
- Comprovação do cumprimento das normas.
Além disso, é uma forma de melhorar o controle sobre quem acessa ou imprime documentos e das alterações realizadas. Somando isso a um backup consistente, tais dados ficam completamente protegidos.
Portanto, é indispensável selecionar o software adequado nesse sentido, bem como outras ferramentas, como antivírus e bloqueadores de programas maliciosos. Com a ajuda desses passos e o uso dos recursos certos, é possível alcançar os resultados esperados.
Conheça agora mesmo o ArqGED, serviço de gerenciamento eletrônico de documentos da Arquivar.
