Práticas de como arquivar documentos administrativos são mais fáceis do que você imagina, e é isso que mostraremos no artigo de hoje. As documentações da administração do negócio precisam estar arquivadas da forma mais organizada e segura possível, facilitando o acesso aos documentos sempre que necessário. Empresas pequenas, médias ou grandes, quando trabalham de acordo com as normas legais, sempre possuem um montante considerável de documentos importantes que requerem armazenamento, seja para manter tudo organizado e facilitar as futuras consultas ou no intuito de evitar as infrações relacionadas à fiscalização por parte do governo. Diversos especialistas concordam com a ideia de que o complicado não é apenas realizar um armazenamento de informações, mas buscar os dados depois que tudo já está arquivado, demonstrando que organização também faz parte do processo de como arquivar dados administrativos de um modo seguro, prático e eficiente. Como gestor consciente, as 12 dicas a seguir são fundamentais para a realização de uma organização eficaz no arquivamento de documentos. 1. Digitalizar as documentações administrativas Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados. Digitalizar significa converter as documentações físicas em documentos digitais, que podem ser armazenados nos computadores, em dispositivos como HD externo, pendrives ou mídias (DVD, por exemplo). A forma ideal para digitalizar informações é contar com serviços de empresas especialistas que, além de serem responsáveis pela digitalização, também oferecem uma plataforma de gestão online, onde todas as informações são acessadas e administradas por pessoas autorizadas. Com informações digitalizadas, além de diminuir de forma considerável o acúmulo da papelada no escritório, também permite que os extravios documentais e gastos com impressões sejam reduzidos consideravelmente. Além disso, é muito mais fácil encontrar a informação na plataforma de gestão dos dados digitalizados online do que pesquisar em arquivos físicos, uma vez que essas ferramentas possuem a busca pelo padrão OCR (Optical Character Recognition) que é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escaneados. 2. Arquivamento de documentos e microfilmagem Uma tendência organizacional corporativa que cresce rápido no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica cujo objetivo consiste em usar fotografias para captar as imagens dos documentos. No caso da digitalização, alguns documentos físicos ainda precisam ser guardados por certo tempo, mesmo após serem digitalizados. Porém, em se tratando da microfilmagem, fica mais fácil reduzir o arquivo físico e arquivar papéis apenas quando é estritamente necessário. Quando armazenados da forma correta, os arquivos em microfilmagem duram centenas de anos sem problemas. 3. A importância da organização Não adianta apenas digitalizar documentos, arquivar no computador e pronto, ou, reunir papéis, jogar tudo no arquivo físico e partir para outras tarefas na empresa. As técnicas de como arquivar documentos administrativos com segurança também englobam a organização. Imagine que um fiscal do governo exija certas informações durante a fiscalização na empresa e você não consegue achá-las pela desorganização dos arquivos? Sem dúvida, esta é uma experiência frustrante que aumenta os níveis de estresse no ambiente de trabalho, além de reduzir a produtividade de qualquer equipe. Quando os documentos estão desorganizados, eles se perdem com o tempo, o que pode gerar problemas como processos de funcionários, morosidade nos processos, multas governamentais e fugas de clientes. Se documentações administrativas digitalizadas ou físicas estão organizadas, com os nomes corretos e as informações que ajudam na busca rápida, a realização do trabalho ocorre com maior fluidez, reduzindo o estresse típico de organizações desorganizadas

Guarda de Documentos – Por quanto tempo devo guardar os documentos?

Vivemos em um dos países mais burocráticos do mundo. Com centenas de diferentes documentos que precisam ser cuidadosamente controlados pelas empresas (pequenas, médias ou grandes) a fim de evitar problemas jurídicos ou fiscais. Isso vale para os documentos de pessoas físicas também.

Por isso, muitas empresas precisam guardar por anos e sem previsão de descarte, uma série de documentos que poderiam ser eliminados.

Esse problema pode ser resolvido com um simples Projeto de Gestão Documental que envolva um diagnóstico de temporalidade para cada informaçãopersonalizado por organização. Isso visa atender a validade jurídica/fiscal e a validade de uso interno da empresa, que pode vir a precisar de um determinado documento além dos prazos legais, para fins de auditoria, por exemplo.

O Projeto de Gestão Documental com a Tabela de Temporalidade de Documentos gerencia e controla todos os documentos de uma empresa de forma fácil e dinâmica. Veja abaixo alguns documentos empresariais com prazo de guarda e algumas observações:

Tabela temporalidade documentos

Acima falamos sobre documentações para empresas e instituições. Mas e os nossos documentos? Qual o prazo de validade deles?

Guarda de Documentos de Pessoa Física

Você tem dúvidas de quanto tempo deve permanecer com um documento em mãos?

Na tabela abaixo você vai encontrar informações sobre o tempo de guarda dos documentos referentes à: pagamentos de tributos, contas de consumo (água, luz, telefone), aluguel e condomínio, compra de imóveis, serviços bancários e financeiros, contas e recibos gerais, vida trabalhista, patrimônio, cidadania. Vamos ver:

 

PAGAMENTO DE TRIBUTOS

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF.5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda.
Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM.5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.10 anos.Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos.
Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA).5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
 

PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone (inclusive o celular).90 dias.5 anos.Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático.
 

PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Recibo de pagamento de aluguel.3 anos.Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
Recibo de pagamento de condomínio.5 anos.Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado.
 

COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel.Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis.
Nota fiscal de compra de bem durável.Prazo de garantia.Vida útil do produto.Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°.
Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis.30 dias.Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
 

SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Comprovante de depósito bancário.Não especificado.Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta.
Extrato bancário.5 anos.Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo).
Fatura de cartão de crédito.3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados.5 anos, com relação a eventuais cobranças.Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206).
 

CONTAS E RECIBOS GERAIS

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio.Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.
Comprovante de pagamento de mensalidades escolares.5 anos.Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma.Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração.
Comprovante de pagamento de convênio médico.5 anos.Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração.
Comprovante de pagamento de TV por assinatura.5 anos.Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I.
Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais.5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato.Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II.
Comprovante de hospedagem.1 ano.Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I.
 

DOCUMENTOS TRABALHISTAS

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Cartão do Programa de Integração Social (PIS).Permanente.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).Permanente.
Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).2 meses.O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site.
Holerite/recibo de pagamento de salário.Aposentadoria.Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição.
Guia de recolhimento previdenciário como autônomo.Aposentadoria.Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição.
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT).Aposentadoria.Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição.
 

DOCUMENTOS DE PATRIMÔNIO

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Escritura de imóvel.Permanente.Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário.
Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV).1 ano.Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente.
Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.).1 ano, após o final da vigência.O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II.
 

DOCUMENTOS CIDADANIA

DocumentoPrazo de GuardaPrazo de PrecauçãoObservações
Título de Eleitor.Permanente.Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação.
Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação.Manter os comprovantes dos dois últimos sufrágios (inclusive dos turnos, se houver).Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site.
Certidão de nascimento.Permanente.Possui validade até a certidão de casamento.
Certidão de casamento.Permanente.Possui validade até a certidão de óbito.
Certidão de óbito.Permanente.

 

Para entender e saber mais como a Gestão Documental pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Entre em contato conosco clicando aqui.

Ligamos para você