A informação é um dos bens mais valiosos para as corporações atualmente. O uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos vem se tornando cada vez maior no mercado. Saiba como o GED auxilia na organização das informações das empresas.
A informação guia as tomadas de decisão, permite que os processos evoluam e agrega valor aos diversos setores de uma empresa. Mas não basta possuir a informação. É preciso saber gerenciá-la de forma eficaz.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um recurso que vem ganhando importância cada vez maior nas organizações. Trata-se do controle do universo informacional de uma empresa, a partir de documentos eletrônicos, mesmo aqueles digitalizados depois de terem nascido em papel.
O GED influi em todo o fluxo de informações, ao evitar a duplicação desnecessária de documentos, separá-los por categorias, padronizar e atualizar versões e controlar os níveis de segurança, além de ser essencial para a manutenção e atualização de conhecimentos vitais nos processos de uma empresa.
O que começou como mera digitalização de documentos para permitir sua visualização em rede foi tornando-se mais complexo ao longo dos anos. Hoje, é um sistema que engloba diversas tecnologias, tais como gerenciamento de documentos digitais e da imagem dos documentos, processamento de formulários, gerenciamento corporativo de relatórios e workflow.
Atualmente, a sociedade e as corporações produzem um volume crescente de informações e conhecimentos. E o GED ajuda a organizar todo esse material de vital importância para as empresas, aumentando a competitividade.
Toda documentação na qual o GED for aplicado pode ser armazenada no disco rígido de um computador, ficando acessível por meio de uma área de trabalho ou pela Web, nos portais corporativos. O back-up é feito em outro HD ou em discos ópticos.
Uma das maiores vantagens do GED é a agilidade que os processos adquirem por conta das mudanças no acesso à informação. A velocidade com que ela passa a tramitar é um dos reflexos mais imediatos da digitalização, que torna uma informação acessível simultaneamente para qualquer uma das partes envolvidas no processo, em qualquer lugar do mundo.
Isso inclui tanto funcionários quanto parceiros e clientes de uma empresa. A digitalização do processo não é apenas a transferência das informações do meio físico para o eletrônico, mas envolve também uma revisão do fluxo informacional como um todo. Ao modificar e agilizar cada etapa, o GED altera todo o encadeamento do processo, pois muda-se a maneira de realizar as tarefas e o conhecimento que os envolvidos detêm.
– No mapeamento de implementação do sistema, analisamos como se dava o fluxo de informações. E então reduzimos esse fluxo, excluindo áreas pelas quais as informações não precisavam passar e incluindo outras. Vimos o processo antigo e como podíamos melhorar para que um bom processo se tornasse eletrônico – diz o gerente de Engenharia de Produtos da fábrica de tratores AGCO, Pedro Lemos.
Fonte: Revista TI
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