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Como a Arquivar pode ajudar no seu home office?

Devido à rápida propagação do COVID-19, muitas empresas se viram obrigadas a se estruturarem para o formato home office.
Arquivar
Postado em 7 de abril de 2020 - Atualizado em 28 de maio de 2020
homem tomando café no home office

Devido à rápida propagação do COVID-19, muitas empresas se viram obrigadas a se estruturarem para o formato home office. Agora, o que está ficando em consenso é que mesmo após o fim da pandemia, o home office sairá fortalecido como uma estratégia de negócio poderosa para manter todos os possíveis setores da empresa de forma online, barata e ainda assim produtiva. Isso permite que a empresa possa continuar funcionando mesmo em momentos de crise, garantindo a continuidade do negócio.

Mas e as empresas que ainda não possuem os recursos e ferramentas que possibilitam suas equipes a executar suas atividades de casa?

Essas empresas têm buscado a Inclusão de um software de gestão de processos, fluxos de trabalho, gerenciamento de documentos e informações para que seu negócio possa continuar operando, mesmo em momentos de crise. Através de soluções como essas, seus processos empresariais continuam trabalhando intensamente, mesmo com os colaboradores trabalhando home office.

A solução para o home office

Nesse sentido, a Arquivar vem se destacando por oferecer a Solução ArqGED: um Software 100% Online, armazenado na nuvem, em uma das plataformas mais seguras do mundo: O Azure, da Microsoft. Isso permite que ele seja acessado e operado de qualquer lugar, a qualquer hora. Por exemplo, um estudo financeiro ou validação contábil que demande uma pesquisa de dados para análise pode ser executada dentro da plataforma.

Na maioria das vezes, as empresas, ao formatarem o seu core business para o home office, deixam de lado a parte de acesso à documentosMuitas das vezes, os documentos permanecem guardados na forma física (em papel) no escritório de alguém, ou na sala de um gerente, dificultando o acesso de colaboradores que necessitam deste documento para alguma atividade operacional da organização. Ao mesmo tempo, isso também facilita que pessoas que não deveriam ter acesso a algum documento confidencial, o tenham.

Ainda há casos em que empresas utilizam plataformas online como Google Drive, One Drive, Dropox ou compartilhamento de pastas via servidores e VPN. Porém essas plataformas foram feitas para uso pessoal ou para um pequeno grupo de pessoas. Utilizadas em grande escala e com muitos usuários, as plataformas não comportam padrões e níveis de segurança adequados para uma estrutura empresarial.

Uma empresa com especificações de cargos e níveis hierárquicos demandam uma plataforma mais estruturada, segura, e específica, que ofereça:

  • controle de acesso (definição de quais pessoas podem ter acesso a quais documentos);
  • tabela de temporalidade: controle e notificação automáticos de vencimento de prazo de documento, hora de renovação, etc;
  • pesquisa e localização de arquivos por metadados via OCR;
  • informação de LOG (sobre um documento): quais usuários acessaram, em qual data e hora, se o arquivo foi impresso ou não; quais documentos o usuário x acessou.

 O ArqGED oferece tudo isso, e também:

  • gestão total do fluxo operacional de trabalho conforme perfil da empresa;
  • automações com notificações aos usuários por e-mail para controle e cumprimento das suas respectivas tarefas;
  • assinatura digital e eletrônica 100% online e com padrões de assinaturas em conformidade com o ICP Brasil.

O uso de plataformas não profissionais, como Dropbox, gera um alto risco para empresas, pois:

  • facilita o acesso de hackers à arquivos oficiais e confidenciais;
  • facilita que o documento se perca, devido à desorganização e impossibilidade de estruturar corretamente a gestão da documentação;
  • corre-se o risco de que um colaborador tenha acesso ou exclua documentação oficial da empresa;
  • não são gerenciadas por profissionais da área documental;
  • como não foram feitas para esse propósito, não oferecem segurança de backups, nem suporte em relação a acessos;
  • são de difícil configuração.

Entendendo mais do ArqGed

O ArqGED é mais estruturado que outras plataformas pois foi desenvolvido por profissionais que trabalham na área de gestão documental há 28 anos, e que dominam regulamentações e leis referentes a essa gestão. Além disso, esses profissionais fazem o estudo da demanda do cliente e entregam a plataforma configurada e pronta para ser usada.

Através de documentos indexados e salvos no GED, suas operações podem ser 100% operacionalizadas dentro do sistema. Ele também permite a criação de usuários ilimitados, com diferentes níveis de acesso e permissões a diferentes documentos de diferentes setores da empresa. Assim, todos os documentos de sua empresa podem ser acessados pela pessoa certa a qualquer momento! E, ao ser acessado, é criado um registro de acesso com data, hora e usuário que acessou o arquivo: Uma importante medida para se preparar para a LGPD.

Os processos internos e externos de sua organização podem ser controlados através do módulo de Workflow, no qual são definidos prazos e responsáveis pela execução das atividades. Através dele, é possível monitorar todas as ações feitas pelos usuários via notificações, assim como prazos para realização de tarefas via fluxo operacional personalizado para sua empresa.

Quando uma atividade atrasa, por exemplo, o responsável por ela é notificado, automaticamente. Ele pode escolher se deseja ser notificado por e-mail ou dentro da própria plataforma.

Confira o Case da Unimed Minas Gerais

O Dashboard permite o acompanhamento constante de todos os processos, etapas e ações da sua equipe de trabalho.

A Plataforma também possui o módulo ArqSign, que permite assinatura de contratos e documentos de forma segura, 100% online com padrões de assinaturas em conformidade com o ICP Brasil. Assim, o trâmite de informações pode ser realizado de forma 100% eletrônica. Agora fica fácil enviar uma proposta ou contrato para o jurídico gerar uma minuta contratual, utilizando o Workflow.

Entre em contato com nossos especialistas para estruturar sua empresa para o home office.

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