Sobre a gestão de documentos

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.

Objetivos

  • Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos.
  • Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.
  • Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos.
  • Assegurar o acesso a informação quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos.
  • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.

Classificação de Documentos

O Código de Classificação de Documentos permite classificar todo e qualquer documento produzido, recebido ou acumulado pelos órgãos e/ou entidades do Poder Executivo do Estado, no exercício de suas atividades e funções. Adotando o método duplex, classificam-se os documentos em classes e subclasses de assuntos. Sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções do órgão. A classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente, que se refere ao assunto ou tipo documental produzido nas atividades-meio, comuns a todos os órgãos e/ou entidades, como: Estrutura, Organização e Funcionamento, Recursos Humanos, Material, Patrimônio, Orçamento e Finanças, Documentação e Informação, Meios de Comunicação.

O conteúdo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critério classificador. Isso possibilita agrupar espécies documentais (ofício, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta. A classificação deve ser realizada por servidores que conheçam a estrutura e o funcionamento do órgão. São responsáveis pela atividade de arquivamento dos documentos, e se realiza nos seguintes procedimentos: (1) análise do conjunto documental e busca no Código de Classificação de Documentos do código correspondente ao grupo de assunto a que pertence e (2) encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente.

OBS. Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes deverão receber o código correspondente ao documento.

Como Arquivar os Documentos

Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, após receber despacho final. O arquivamento (assunto concluído) é a guarda dos documentos no local estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.
As operações para arquivamento são as seguintes:

  • Ler o motivo do arquivamento, não contentar-se com o “arquive-se”;
  • Se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o assunto;
  • Se arquivar o documento na pasta (arquivo setorial), verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por conseqüência, o mesmo código.
  • Arquivar as pastas suspensas na seqüência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para cada código, evitando a classificação “diversos”.
  • Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia;
  • Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.

A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo facilita a recuperação do contexto original da informação. E agiliza a etapa de avaliação para eliminação, transferência (ao Arquivo Geral do órgão ou do DEAP) ou recolhimento (sempre DEAP).

Tabela de Temporalidade de Documentos

A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de Documentação Permanente do Arquivo Público do Estado. A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera. Pode ser devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da política de arquivos.

  • Assunto/Tipo Documental: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula as atividades do setor.
  • Prazo de arquivamento: O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso.

A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o arquivo intermediário do órgão. Documentos com longo período de valor probatório, poderão ser transferidos à Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos públicos que tem informações sobre o desempenho de sua função junto à sociedade. Esta produção documental de valor permanente receberá um tratamento arquivístico que contempla sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.

Como utilizar a tabela

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:

  • Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do Código de Classificação de Documentos;
  • Documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente;
  • O prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas;
  • Eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta);
  • Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
  • Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado;

OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.

Fonte: Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná

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