A todo momento empresas, instituições e órgãos governamentais estão sujeitos às mais diversas alterações nos procedimentos legais vigentes. Ficar atento ao mercado e se adequar para atender de maneira eficaz todas as leis e determinações existentes é um grande desafio para todos.
A gestão de documentos é fundamental para o cumprimento de muitas dessas obrigações. Quase tudo no dia-a-dia de uma organização passa pela geração de documentos, notas e arquivos dos mais variados tipos. E todos contêm informações da mais absoluta importância.
Uma fiscalização realizada no ano de 2015 teve como objetivo analisar e avaliar como estavam os sites das Prefeituras de todos o país. Isso foi feito levando em consideração as obrigações previstas pela Lei de Acesso à Informação – LAI. Ainda foram encontradas muitas dificuldades e falhas na realização das atividades necessárias. Dezenas de ações estão sendo movidas contra Prefeituras de acordo com levantamento do COPAM – Consultoria em Administração Municipal.
E então, qual seria uma boa solução para agilizar e facilitar os processos e medidas previstas pela LAI?
Em primeiro lugar é preciso ter a compreensão sobre a Lei de Acesso à Informação, que é relativamente recente. Muitas prefeituras, órgãos públicos e demais instituições contempladas pela LAI ainda não têm o conhecimento e o entendimento necessários para colocar em prática tudo que se pede na lei.
A Lei de Acesso à Informação ou Lei nº 12.527/2011 regulamenta o direito, previsto na Constituição, de qualquer pessoa solicitar e receber dos órgãos e entidades públicos, de todos os entes e Poderes, informações públicas por eles produzidas ou custodiadas. Publicada no dia 18 de novembro de 2011, A LAI entrou efetivamente em vigor no dia 16 de maio de 2012.
A responsabilidade de compartilhar e disponibilizar informações públicas geradas pelas Prefeituras requer cuidados especiais com os arquivos e documentos existentes. Quais são então de maneira prática e resumida essas obrigações existentes? Vamos a elas:
Dentre as informações que as prefeituras devem apresentar para a população, estão dados gerais sobre a administração dos respectivos municípios. Isso envolve os gastos e investimentos feitos com recursos públicos, processos licitatórios, contratos fechados, dentre outros.
Para que as prefeituras e demais entidades consigam atender a essas obrigatoriedades, cuidar, organizar e controlar os documentos e arquivos tornam-se ainda mais importantes. Essa é a base de todos os dados e informações que serão disponibilizadas.
Comece pela Organização de documentos. Separe o material em categorias e seções e apresente-os de forma legível e clara para o cidadão. É muito importante que os arquivos estejam alocados em suas respectivas categorias, com base em sua natureza e função. A organização documental trará muitos benefícios para o cidadão, para as prefeituras e para as demais entidades.
Uma das principais exigências da LAI é a disponibilização das informações em meio eletrônico. Dessa forma, o passo seguinte é a Digitalização de documentos e arquivos. Esse processo será fundamental no cumprimento da lei e facilitará muitos dos processos existentes.
Outra importante opção existente é a realização da Microfilmagem. Trata-se de um método já bem utilizado por órgãos públicos por ser a única técnica em que a cópia substitui o documento original.
Imagine você, com o volume de contratos, licitações e investimentos realizados por uma prefeitura, se a gestão dos documentos não for feita de maneira estratégica? São muitas as chances de perder dados que não poderiam em hipótese alguma sumir. São muitos os riscos de realizar um armazenamento incorreto e o documento se deteriorar e você não ter sequer uma versão digitalizada. E além de tudo, perde-se muito tempo e mão de obra no trabalho de localização dos arquivos.
Evite sofrer penalidades e sanções pelo não cumprimento das obrigações da LAI. Invista em serviços e softwares que simplifiquem os processos e otimizem os resultados. A Arquivar é especializada em gestão estratégica de documentos, referência em todo o país e poderá tornar o caminho do atendimento à lei mais prático e eficiente.
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