Copasa

A empresa

COPASA MG – Companhia de Saneamento de Minas Gerais, criada através da Lei 6.475, de 14 de novembro de 1974, tem como missão prover soluções em abastecimento de água, esgotamento sanitário e resíduos sólidos, contribuindo para o desenvolvimento socioeconômico e ambiental dos municípios atendidos.

Alguns números da COPASA:

  • 612 municípios com prestação de Serviço de Abastecimento de Água;
  • 200 municípios com prestação de Serviço de Esgotamento Sanitário;
  • 11.827 empregados

Na busca pelas melhores práticas e de encontro às políticas de otimização de recursos, gestão ambiental, retenção e disseminação da informação e do conhecimento, a COPASA abriu um novo processo licitatório na busca de uma solução a altura de suas necessidades e expectativas na área de gestão eletrônica de documentos.

O Projeto

Em dezembro de 2012, a Companhia de Saneamento de Minas Gerais e a ARQUIVAR deram início a uma parceria, tendo como objetivo atender aos anseios da COPASA no que se refere a serviços especializados de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, contemplando a digitalização de documentos, microfilmagem e a gestão física de documentos. projeto foi divido em duas fases:

  • Transferência das Caixas Box do antigo fornecedor para sede da Arquivar;
  • Implantação do Bureau de Digitalização na sede da Copasa;

Para atender as necessidades da Copasa, a Arquivar realizou as duas fases do projeto simultaneamente.

Visão geral do processo

processo copasa

Bureau de Digitalização

A Arquivar implantou um bureau de digitalização na regional do bairro Santo Antônio e com reuniões periódicas para acompanhamento e melhoria do Projeto, isto, reflete a política de excelência em serviços da Arquivar e do foco em resultados da Divisão de Segurança e Integridade da Informação – DVII, gerenciada no início do projeto pelo Sr.Willian Souza e atualmente pela Sra. Alcione Azzalin.

copasa 2

Atividades para Implantação do Bureau:

  • Visitas em todas as unidades integrantes do projeto;
  • Elaboração do relatório de diagnóstico de todas as unidades;
  • Implantação do sistema de indexação e digitalização “Kodak Pro”;
  • Implantação de novas ferramentas para automatização de processo;
  • Implantação do código de barras para identificação de novos documentos;
  • Fluxo do Processo no Bureau

 

Desafios do projeto:

  • Histórico de prestação de serviço insatisfatória do antigo fornecedor;
  • Resistência das áreas em aderir o projeto GED;
  • Retirada das caixas na sede do antigo fornecedor;
  • Curto prazo para transferência das caixas do antigo fornecedor para o galpão de guarda da Arquivar;

 

Resultados:

  • Processo de implantação transparente, seguro e confiável para os clientes finais do sistema, dando agilidade no acesso às informações;
  • Retorno rápido para usuário através do sistema GED Arquivar garantindo a rastreabilidade dos documentos;
  • Consulta digital dos documentos processados no bureau a multiusuários;
  • Armazenagem das caixas em cartonagem e instalações apropriadas e padronizadas;
  • Automatização de processos e acessos;
  • Redução de custos com mão de obra para localização de documentos;
  • Redução do trâmite de documentos em meio físico.

 

Clique aqui e conheça os serviços Arquivar utilizados pela Copasa. 

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