Para as empresas que desejam se manter fortes e competitivas no mercado, implementar novas tecnologias em seus processos já não é mais uma opção, e sim uma realidade. Afinal de contas, os benefícios da transformação digital para as empresas são diversos.
Principalmente em tempos de Pandemia, onde o formato de trabalho via home office vem se tornando uma estratégia cada vez mais presente no cotidiano das corporações para garantir a continuidade das operações em cenários de crise.
Apesar disso, nem todos os gestores compreendem o conceito e a importância da transformação digital para os seus negócios.
E você, sabe o que é transformação digital? Quais benefícios sua empresa pode ter ao investir na modernização de ações e processos? Ou então o que fazer para começar a digitalizar sua empresa e garantir essa vantagem competitiva para o seu empreendimento?
Continue lendo esse post e aproveite para esclarecer todas suas dúvidas sobre esse assunto!
Transformação Digital – O que é?
A transformação digital é um processo onde as empresas adotam o uso da tecnologia digital para melhorar serviços e maximizar sua performance, de modo que essas mudanças se reflitam diretamente nos resultados do negócio.
Com a transformação digital, processos realizados até então de forma manual, são substituídos por processos digitais. Além disso, tecnologias digitais ultrapassadas dão lugar a soluções digitais inovadoras.
Mudanças como a digitalização de documentos, virtualização de processos, assinaturas digitais, gestão de notas fiscais e até armazenamento em nuvem oferece muito mais eficiência através da automação de processos e gera novos tipos de inovação, além de soluções criativas ao invés de somente apoiar ou então aprimorar métodos de gestão tradicionais.
A transformação digital significa colocar a tecnologia na parte central da sua estratégia. Ou seja, é preciso que as empresas deixem de “usar o papel” e passem a adotar soluções digitais como sua grande aliada na hora de otimizar seus resultados.
Segundo estimativas publicadas pela Forbes, cerca de 70% das empresas já contam com uma estratégia focada em sua transformação digital. Além disso, 55% das empresas que ainda não aderiram ao processo de digitalização acreditam que, em menos de um ano, a tendencia é que elas percam espaço no mercado.
Portanto, a transformação digital não é algo que ainda vai acontece. Ela já está acontecendo nesse exato momento e vem impactando vários setores do mercado.
Quais são os benefícios da transformação digital para as empresas?
Agora que você já compreende o conceito de transformação digital, fica fácil entender a importância de repensar seu negócio focando nesse tipo de mudança. Contudo, ainda existem benefícios que este processo pode promover, mas que poucos conhecem. Entre os principais, estão:
- Otimização de processos
Um dos benefícios da transformação digital está na sua capacidade de automatizar processos empresariais. Através de um sistema de gestão inteligente de dados, as atividades que habitualmente eram feitas no manual, consumindo tempo e comprometendo a produtividade, agora são criadas e armazenadas digitalmente, podendo ser acessadas com total facilidade e segurança de forma virtual.
Dessa forma, não há risco de você perder informações importantes caso o computador apresente falha. Sem considerar que o acesso é totalmente restrito a quem possui login e senha. Ou seja, você conta com um modo prático, seguro e eficiente de armazenamento.
- Maior qualidade no processo de produção
A produção na empresa ocorra de forma padronizada, seguindo rigorosamente as suas normas de qualidade. Dessa forma é possível controlar melhor os processos, ter um padrão, automatizar tarefas entre outras coisas.
Com a implantação de um sistema de gestão automatizado, você tem acesso a dados e informações que indicam quais gargalos estão comprometendo a qualidade no seu processo de produção. Além disso, em processos repetitivos, a automatização reduz o nível de perdas por controle de qualidade.
E passa a ter ganhos também no tempo de produção, já que migrando do processo analógico para o digital, sua equipe tem tempo para investir em novos métodos de vendas, no processo de negociação junto ao cliente e em inovação nos mais diversos setores.
- Melhora a experiencia e satisfação do cliente
É fundamental que a empresa conte não só com um site responsivo ou as redes sociais para comunicação. Mas também com a aplicação de recursos tecnológicos que permitam acelerar o processo de vendas e com isso ofereça uma melhor experiência de compra. Seja durante o cadastro das informações no primeiro atendimento de forma eletrônica e mais ágil, ou então na hora de emitir Notas Fiscais Eletrônicas, na contratação de serviços mais rapidamente por parte do cliente, etc.
Além disso, iniciativas de transformação digital como CRM online e Big Data, por exemplo, possibilitam às empresas saber mais sobre o seu cliente, qual o seu perfil de consumo e sua jornada, onde ao final torna-se possível agregar valor para os consumidores e proporcionar resultados melhores para o negócio.
- Eleva a lucratividade da empresa
Um estudo feito pela empresa americana MIT Center for Digital Business mostrou que as organizações que adotam a transformação digital como parte da sua estratégia de gestão passam a ser 26% mais lucrativas.
A digitalização de arquivos físicos, por exemplo, possibilita um melhor aproveitamento de recursos, o que reduz significativamente o desperdício, gerando uma diminuição nos custos. Além disso, com a automatização de processos, falhas manuais diminuem e a capacidade produtiva da empresa assim como a qualidade da produção aumenta. Todas essas mudanças resultam em mais lucratividade para o negócio.
Com a otimização dos processos e do relacionamento com os clientes, há um impulsionamento maior nas vendas. Através de soluções digitais que interpretam hábitos e o perfil de consumo do seu público, é possível orientar suas campanhas de marketing com mais assertividade, assim como a abordagem usada pela empresa no departamento de vendas, o que resulta em melhores resultados.
Além disso, as empresas que passam por uma transformação digital conseguem diversificar seus canais de vendas, passando a usar desde as redes sociais, até plataformas de streaming entre outros canais para chegar até seu cliente e ampliar a sua rentabilidade no mercado, já que assim irão alcançar um público maior e vender mais!
- Maior segurança
A digitalização de processos diminui os riscos de fraudes e perdas de dados. Ou seja, com um sistema arqGED, por exemplo, é possível criar diferentes usuários, onde cada um terá permissão personalizada para acessar determinados arquivos.
Além disso, o software oferece o que chamamos de rastreabilidade documental. Ou seja, ele emite relatórios onde é possível identificar qual usuário acessou o sistema, quais documentos ele teve acesso, o dia em que o acesso ocorreu e se houve alguma alteração feita por ele, se houve downloads ou impressões feitas.
Enfim, você tem total controle sobre seu sistema de gestão, diminuindo as chances de extravios de informações que possam comprometer a produção ou credibilidade da empresa, assim como também evita que pessoas não autorizadas acessem informações, manipulem ou então deletem documentos.
Sua empresa consegue liberar espaço físico, reduz gastos pois não precisa mais manter um centro de documentação. E o melhor, pode ter acesso a qualquer informação quando e de onde quiser.
Além disso, alguns sistemas de gestão inteligente hoje em dia já utilizam a criptografia, assinaturas digitais e outros recursos que proporcionam a confidencialidade e segurança dos dados contra fraudes ou ataques cibernéticos, protegendo dessa forma o seu empreendimento.
- Produtividade
Para atingir metas e objetivos no cenário corporativo é importante que a equipe disponha de tempo para se dedicar mais ao core business da empresa. Contudo, ficar procurando, recriando, imprimindo, tirando xerox de documentos gasta um tempo que poderia ser usado focando em vendas, fechamento de contratos e na execução de serviços.
Este é outro gargalo que a transformação digital consegue solucionar. Ou seja, ela cria um fluxo de trabalho automatizado e dinâmico, onde a interligação de setores aliado a ação colaborativa da equipe e a hospedagem em ambiente virtual permite a formação de um ambiente muito mais produtivo e eficaz.
- Reduz custos
Uma gestão que foca na transformação digital tem como uma de suas vantagens a redução de custos empresariais. Afinal de contas, implementando novas tecnologias no ambiente corporativo, a empresa consegue substituir despesas como volume de impressões, xerox, busca por documento, burocracia para acessar arquivos, perdas, extravios, aproveitar espaços que antes eram usados para guardar documentos, entre outras demandas, por serviços em nuvem.
- Gestão eficiente
A transformação digital está atrelada à melhoria da gestão. Isso porque, através dos recursos digitais, os gestores e líderes de empresas conseguem ter um controle mais eficiente, e em tempo real, sobre o que acontece em diferentes departamentos na sua companhia, identificando rapidamente possíveis entraves em seu processo produtivo, em qual fase o processo está, entre outros detalhes essenciais para uma gestão eficiente.
Além disso, usando soluções tecnológicas que automatizam e otimizam seus processos internos, você não terá mais que perder tempo com atividades repetitivas e burocráticas, passando a se dedicar a tarefas mais importantes e decisivas para o seu negócio.
Mudanças como a digitalização de documentos e o uso de ferramentas automatizadas de gestão tornam atividades corriqueiras como o cadastro de clientes ou então a gestão de recebidos via cartão ou boleto muito mais práticas e sem a presença de falhas manuais.
Como implementar a transformação digital na sua empresa?
Muito mais do que um diferencial competitivo para as empresas, investir em inovação é uma questão de sobrevivência. Portanto, para acompanhar essas mudanças e não ficar atrás dos seus concorrentes, existem algumas medidas que você deve implementar hoje mesmo. E a primeira delas é:
Identifique as principais necessidades da sua empresa
Quais são os gargalos que sua empresa apresenta e que a impedem de alcançar melhores resultados? Seu processo de venda ainda ocorre de maneira lenta? Sua equipe perde muito tempo com tarefas repetitivas enquanto poderia dedicar mais tempos em atividades mais importantes para o negócio? Você não consegue monitorar a rotina de trabalho para identificar possíveis desequilíbrios e falhas de execução? Sua gestão de pessoas é ineficiente?
Identifique quais são os pontos de falha na sua empresa e veja quais processos produtivos podem ser aperfeiçoados com o auxílio da tecnologia. Ou seja, verifique quais operações que são realizadas manualmente e que poderiam ser automatizadas ou controladas por um sistema workflow, como por exemplo a gestão de NF-e, assinatura de documentos, cadastros e matrículas entre outros.
Mude sua infraestrutura
Com as necessidades já definidas é hora de promover as mudanças necessárias para aproveitar os benefícios da transformação digital fazendo com que ela aconteça na prática. Para isso, é importante contar com softwares e sistemas de gestão inteligentes, capazes de fazer essa transição entre o modelo antigo e o novo com mais eficiência.
Se para você, este ainda é um processo complicado e de difícil aplicação, uma dica é buscar um Serviço de Consultoria Especializado, que consiga apontar as reais demandas da sua empresa. E, com isso, desenvolver e até executar um projeto personalizado que melhore seus processos reduza custos e torne sua empresa mais efetiva.
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