Leis e Regulamentações

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica? Vai muito além da obrigatoriedade de uma certificação digital

Assinar um documento já não precisa ser uma tarefa estritamente física.
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Postado em 24 de abril de 2020 - Atualizado em 10 de junho de 2020
foco em um homem fazendo uma assinatura eletrônica

Assinar um documento já não precisa ser uma tarefa estritamente física. Com a ajuda da tecnologia certa, é possível garantir que documentos digitais tenham validade jurídica. Mas você sabe a diferença entre assinatura eletrônica, digital e digitalizada?

Apesar de parecerem sinônimos, o funcionamento e a aplicação delas variam. Por isso, é essencial conhecer quando usar cada uma e como elas podem ser úteis no cotidiano.

Para não ter mais dúvidas, veja as diferenças entre assinatura eletrônica, digital e digitalizada!

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital ocorre de forma totalmente ligada à tecnologia através de um certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A assinatura digital é regulada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Nessa modalidade, há um vínculo ao ICP-Brasil, que fica responsável pela emissão do certificado digital. Por conta disso, ela tem a validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.

Como funciona?

seguranca digital proporcionada pela assinatura digital e eletronica

Para que você possa usar a assinatura digital, é necessário adquirir um certificado digital, emitido por uma instituição autorizada. Esse elemento tem validade de 1 a 3 anos e pode ser instalado em um só dispositivo ou ser do tipo token. Basicamente, ele tem uma chave criptográfica única, que ajuda a identificar quem realiza certas operações.

A solicitação tem início com o pedido feito de maneira presencial em uma Autoridade de Registro (AR) da Autoridade Certificadora escolhida. Por lá, você validará os dados que foram preenchidos na solicitação, o que garante a segurança.

Para que isso seja possível, é necessário levar os documentos obrigatórios, além de passar pelo processo de cadastramento biométrico. Isso envolve a coleta de biografia facial por meio de foto e das digitais. A chamada validação presencial garante a idoneidade das informações apresentadas.

A aquisição de um certificado digital também é feita na Autoridade Certificadora, que emite um e-CNPJ ou e-CPF. Ele serve para garantir a origem de assinatura do documento, com base nessas informações previamente validadas e com o uso de uma “chave”.

A partir da realização desse processo, é possível assinar os documentos eletrônicos por meio da apresentação dessa chave.

Qual sua validade jurídica?

Como a camada de criptografia é extremamente protegida, não há espaço para questionamentos. Isso a torna, em todos os casos, juridicamente válida perante a legislação brasileira.

Uma vez que o documento seja assinado digitalmente, não há margem para dúvidas sobre quem é o autor dessa ação. Isso torna quase impossível que alguém entre com o recurso e afirme não ser o responsável pela assinatura.

Afinal, o processo de validação do ICP-Brasil exige seguir toda a burocracia quanto aos dados. Além disso, o autor do token (ou “chave”) é responsável por ser o único a ter acesso a ele, e o certificado digital garante autenticidade, integridade e validade jurídica. 

Além do mais, vale ressaltar esse trecho do Instituto Nacional de Tecnologia e Informação:

“O documento assinado digitalmente possui presunção de autenticidade, ou seja, de que os arquivos eletrônicos foram subscritos e encaminhados pela pessoa física ou jurídica detentora daquele certificado digital; presunção de integridade, entendida no sentido de que o documento encaminhado pelo remetente é exatamente o mesmo recebido pelo destinatário, de modo que não sofreu qualquer alteração no iter compreendido entre o emissor e o receptor. Caso tenha havido alguma mudança, por menor que seja (um simples espaço, por exemplo, no final de uma frase), a assinatura restará inválida.”

Para que serve?

A assinatura digital serve para assinar qualquer tipo de documento nesse ambiente. No entanto, ela é mais utilizada quando é especificamente exigida, por se tratar de um processo complexo,  de custo elevado e que demanda muito tempo.

Normalmente, é adotada em casos de comunicação com o governo, como com a Receita Federal ou com a Secretaria de Fazenda para emitir notas fiscais eletrônicas, ou documentos de alto risco e longo prazo, tais como procurações e apólices.

O que é a assinatura eletrônica?

Diferentemente da versão digitalizada, a assinatura eletrônica não necessita de um Certificado Digital para ser realizada. A assinatura eletrônica tem sua validade garantida pelo acordo entre as partes. Isso significa que, houver evidências de que  ambas as partes acordaram que essa modalidade será válida e reconhecida posteriormente pelas partes, a assinatura passa a ser juridicamente aceita.

Como funciona?

No caso, como a assinatura eletrônica se baseia no aceite entre ambas as partes, é necessário evidências que comprovem que ambas as partes estão de acordo com o processo. A evidência pode ser uma cláusula no contrato a ser assinato especificando que as partes estão cientes que o contrato será assinato por assinatura eletrônica, um e-mail, mensagens de SMS ou de Whats app, ou até mesmo um áudio. O importante é que prove que as partes estavam cientes que assinariam o documento com assinatura eletrônica.

Geralmente, é necessário também que as partes preencham no documento informações como data, local, nome do responsável pela assinatura. Informações que, posteriormente, servirão como prova de que a pessoa estava ciente de assinar o documento eletronicamente.

Há também outras camadas de segurança que podem ser adicionadas para assegurar a validade, como:

  • Geolocalização;
  • Biometria;
  • Áudio, Foto ou Vídeo;
  • IP ou identificação da conexão;
  • Código de SMS;
  • Código via e-mail;

O objetivo é determinar um método que sirva como uma “barreira de acesso”. Com isso, somente quem tem as informações necessárias conseguirá, de fato, assinar os documentos eletrônicos.

Inclusive, é possível usar uma versão digitalizada com a assinatura eletrônica. No entanto, ela só funcionará como a parte visual, pois há o apoio de todos os dados por trás.

Qual sua validade jurídica?

Como a assinatura eletrônica permite identificar quem é o signatário, ela tem ampla validade jurídica. Com isso, não é preciso se preocupar com problemas em etapas posteriores. Inclusive, a Medida Provisória 2.200-2 estabelece as regras para essa modalidade, o que aumenta a segurança.

Além disso, a Lei nº 13.874/19 foi criada para desburocratizar a atividade econômica. Ela torna válido qualquer meio de comprovação de autoria e de integridade, desde que seja acordado entre as partes.

Para que serve?

Como ela tem validade ampla, a assinatura eletrônica pode ser usada para assinar a maioria dos documentos em ambiente digital. Contratos B2B ou B2C, acordos, matrículas, termos de aceite podem ser assinados com esse tipo de processo. É importante contar com uma empresa que ofereça um serviço seguro e rápido, para garantir que o processo aconteça da maneira adequada.

Pela lei de desburocratização, como visto, ela é válida para qualquer situação em que as partes estejam de acordo e desde que siga os padrões especificados na lei.

Como essa assinatura exige um custo menor, maior agilidade e possibilidade de assinatura de contratos de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a necessidade de tokens e aplicativos baixados em computador, está sendo amplamente usada. Gostaria de conhecer a solução ArqSign e agilizar seus processos? Clique aqui.

O que é a assinatura digitalizada?

A assinatura digitalizada é meramente uma versão escaneada de um documento. Não passa de uma cópia digital de um documento físico, portanto não tem nenhuma validade jurídica.

Não é possível atestar a autenticidade da assinatura e nem confirmar onde ou como o documento foi assinado. Se um negócio utilizar essa modalidade, pode se ver em apuros com contratos que, na verdade, não têm peso jurídico.

Porém, a digitalização de documentos em outros casos é muito útil. Ela permite organizar melhor o arquivo, favorece a produtividade e até a segurança.

Além de liberar espaço físico da empresa, comprovadamente reduz custos na busca por documentos, já que todos podem ser organizados em uma plataforma on-line e de fácil acesso.

Por isso, ter uma assinatura eletrônica ou digital é essencial para a segurança. Conheça mais sobre como digitalizar sua documentação consegue ajudar a sua empresa a reduzir custos e aumentar a produtividade!

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