A otimização de processos e centralização de informações são essenciais para empresas de grande porte, como a Andrade Gutierrez.
Neste artigo, vamos explorar como a parceria com a Arquivar e a adoção de soluções avançadas de digitalização e microfilmagem revolucionaram a gestão documental da empresa.
Preservando e Centralizando Documentos de Forma Segura Através de uma abordagem inovadora, a Andrade Gutierrez implementou uma solução tecnológica da Arquivar que permitiu a digitalização e microfilmagem simultânea de seus registros.
Essa solução, em conformidade com a legislação de retenção de registros, utiliza a microfilmagem eletrônica, onde imagens são capturadas por um scanner de alto desempenho e transformadas em microfilmes sem intervenção manual.
Essa abordagem se destaca por oferecer segurança na preservação dos documentos mais importantes, bem como aqueles que necessitam de longos períodos de armazenamento, seja por exigências legais ou políticas internas.
Após o processo de digitalização e microfilmagem, todos os documentos ficam disponíveis para consulta através do software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) da Arquivar, e, se necessário, podem ser acessados no microfilme utilizando um índice que contém as informações de cada imagem microfilmada.
A parceria entre a Andrade Gutierrez e a Arquivar envolveu a prestação de serviços completos, incluindo transporte, organização, digitalização e microfilmagem de mais de 60.000 folhas por semana.
Além disso, essas operações foram controladas pelo módulo Workflow do Software GED Arquivar, possibilitando o acesso e compartilhamento dos processos em tempo real, facilitando o acompanhamento das atividades pelos gestores e colaboradores.
A Andrade Gutierrez alcançou resultados significativos ao implantar as soluções de gestão documental propostas pela Arquivar.
A automatização dos processos e a integração com os sistemas proporcionaram um maior controle dos prazos, redução de procedimentos duplicados e agilidade na disponibilização das informações.
Além disso, a eliminação do trâmite de documentos físicos resultou em uma redução de custos com impressão, cópia e armazenamento.
A Andrade Gutierrez é um exemplo de empresa que soube aproveitar as vantagens da digitalização e microfilmagem de documentos, obtendo maior eficiência operacional, segurança na gestão documental e redução de custos. de soluções tecnológicas avançadas para o sucesso dos negócios.
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