Rede Ale Combustíveis implementa a solução de workflow (ArqFlow) da Arquivar em suas rotinas operacionais e otimiza seus fluxos de trabalho.
A ALE Combustíveis:
A ALE é a uma distribuidora de combustíveis com presença nacional, fruto da união da mineira ALE Combustíveis com a Satélite Distribuidora de Petróleo, do Rio Grande do Norte. Com mais de 16 anos de história é atualmente a 4ª maior distribuidora do país. Esse rápido crescimento deveu-se, principalmente, ao fato de ser uma empresa simples, ágil e próxima.
E como o Workflow entra nisso tudo?
Em fevereiro de 2011, a Ale iniciou em parceria com a Arquivar o mapeamento das atividades dos setores de Comercial e Cadastro, com o intuito de criar controles das atividades realizadas pelos dois setores e simplificar os processos.
Além do mapeamento do processo envolvendo as duas áreas, foram criados procedimentos para armazenamento de documentos virtuais (documentos não existentes em meio físico) e catalogação deste acervo no GED Arquivar.
As soluções foram…
1 – Visitas ao setor de Cadastro para levantamento das informações;
2 – Desenho/Elaboração do fluxo seguido pela Ale;
3 – Levantamento de prazos para execução de cada etapa do processo;
4 – Identificação dos responsáveis;
5 – Implantação do workflow;
Desafios do projeto:
- Falta de registro de rotinas conforme departamento e usuário;
- Processos sem acompanhamento de tempo de execução ou produtividade;
- Pendências “esquecidas” sem registros de responsáveis e cliente sem retorno;
- Processos incompletos, falta de identificação do responsável pela etapa.
Mas no fim, os resultados:
- Fluxos registrados e processos bem definidos;
- Identificação clara dos responsáveis por cada etapa do processo;
- Retorno rápido para usuário através do sistema GED Arquivar garantindo a rastreabilidade dos documentos e acompanhamento do histórico dos atendimentos;
- Consulta digital dos documentos a multiusuários, envolvendo os setores responsáveis;
- Automatização de processos e acessos;
- Identificação dos pontos falhos no processo (usuário/atividade/tempo de execução);
- Identificação de pendências por usuários;
- Levantamento de produtividade;
- Controle do tempo de execução das atividades do processo por etapa e por usuário;
- Distribuição uniforme das atividades para os integrantes da equipe;
- Retorno ao cliente em tempo hábil.
Clique aqui e conheça os serviços Arquivar utilizados pela ALE.