ALE Combustíveis – Guarda de Documentos

A empresa

A ALE é a uma distribuidora de combustíveis com presença nacional, fruto da união da mineira ALE Combustíveis com a Satélite Distribuidora de Petróleo, do Rio Grande do Norte. Com mais de 16 anos de história é atualmente a 4ª maior distribuidora do país. Esse rápido crescimento deveu-se, principalmente, ao fato de ser uma empresa simples, ágil e próxima.

Objetivos do projeto

Soluções

1. Criação de instrumentos de controle e monitoramento dos documentos na empresa a por meio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos;

2. Acondicionamento em caixas que garantem o seu bom estado de conservação do arquivo;

3. Transferência do arquivo para uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar os documentos.

4. Digitalização do acervo

Resultados

Com a implantação do projeto houve liberação de espaço físico na sede da empresa (com a transferência do acervo para a Arquivar) e redução de custos com a administração do acervo, não sendo necessário manter uma equipe para fazer a gestão dos documentos.

Além disso, a segurança aumentou, pois todos as remessas e retiradas de documentos começaram a ser feitas por protocolos assinados e todas as consultas e devoluções de documentos controladas e registradas pela Arquivar, garantindo assim o histórico de movimentação dos documentos, o que garante a rastreabilidade em uma próxima consulta.

A digitalização associada ao Software GED proporcionou a disponibilização digitalizada dos documentos, dando acesso rápido, prático e a multiusuários das imagens dos documentos, nas próprias estações de trabalho. Com esse serviço, consegue-se garantir a redução de recursos humanos no manuseio das informações e aumento de produtividade.

Clique aqui e conheça os serviços Arquivar utilizados pela ALE

 

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