No Brasil, o ciclo de vida do papel ainda é extremamente longo, podendo ultrapassar os 30 anos. A burocracia e a falta de leis específicas ainda fazem com que montanhas de documentos impressos sejam arquivados por muito tempo.
São normas diferentes para cada tipo de documento. Por exemplo, documentos fiscais precisam ser guardados por, pelo menos, cinco anos; contratos de financiamentos, 10 anos; prontuário de funcionários de uma empresa, 25 anos.
Veja aqui por quanto tempo guardar os documentos empresariais.
Na busca por uma solução que reduza o tempo gasto na gestão desses documentos e aumente a produtividade, muitas empresas estão buscando cada vez mais as soluções para a digitalização de documentos.
A digitalização, ainda que não possa ser usada legalmente, traz uma série de vantagens: além de ganhar espaço físico no escritório, o acesso virtual ao documento é infinitamente mais rápido e o documento digitalizado ainda pode ser acessado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.
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Leia também outras dicas que poderão te ajudar: “Valor jurídico dos documentos digitalizados” e ” Por que digitalizar os documentos da sua empresa“.
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