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5 razões para digitalizar documentos

Muitas empresas ganhariam muito ao digitalizar documentos do seu acervo.
Arquivar
Postado em 30 de março de 2015

Muitas empresas ganhariam muito ao digitalizar documentos do seu acervo. Além da economia de espaço, o acesso às informações fica muito mais ágil. Sem contar o ganho em segurança ao enviar toda a documentação para as nuvens.

Confira 5 motivos pelos quais digitalizar documentos pode ser vantajoso para qualquer empresa:

1 – REDUÇÃO NO TEMPO DE BUSCA

Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.

Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.

2 –  REDUÇÃO DE CUSTO COM MANUTENÇÃO DO ARQUIVO

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.

Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

3- REDUÇÃO DO RISCO DE PERDA

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.

O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.

4 – ACESSO COMPARTILHADO

Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.

5 –  CONTROLE DE ACESSO

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado. Ou seja, se não há uma sala com acesso restrito, qualquer um pode acessar e, pior, furtar documentos.

Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.

Quer saber mais e entender como a Digitalização de Documentos pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Entre em contato conosco.

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