Os documentos de uma empresa precisam passar por diversos setores ao longo do dia. A maioria deles, ainda se encontram em sua versão física, dificultando ainda mais as operações do seu negócio. Vamos então entender os benefícios da gestão eletrônica de documentos.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma forma prática e eficiente para resolver essa questão. Trata-se de uma solução, que visa a automatização de processos burocráticos, gera economia de tempo e aumento significativo na produtividade de colaboradores e, ainda, permite a aprovação de processos através de uma fila de trabalho. Com a implementação de um sistema de GED a empresa pode fazer a gestão de todos os documentos da empresa, mantendo a confiabilidade dos dados.
Veja nossas dicas e aprenda a otimizar a sua gestão de Documentos através do Software GED Arquivar.
1. Organize os documentos da empresa e insira-os no sistema
Primeiramente, defina uma equipe responsável por coletar todos os documentos que serão adicionados ao sistema.
Esses profissionais têm que ser ágeis, dinâmicos, atentos e com boa capacidade de organização.
Ao inserir os documentos separados no GED, a equipe deve se lembrar de digitalizar os arquivos que ainda estiverem em sua versão física.
2. Categorize os documentos segundo critérios relevantes
Os documentos inseridos no sistema podem ser catalogados em diferentes categorias para que sejam encontrados rapidamente e de forma precisa quando necessário. Você pode aplicar a categorização que desejar, pensando na que mais facilite o trabalho de seus colaboradores e a sua tomada de decisão rápida e segura.
Para isso, é preciso criar elaborar a melhor estratégia através de um projeto de Gestão documental.
3. Defina acesso controlado aos documentos
Outra possibilidade do sistema é restringir o acesso a documentos que só devem ser visualizados por determinadas pessoas da empresa devido a seu caráter sigiloso.
Quer saber mais e entender como a Gestão Eletrônica de Documentos pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Entre em contato conosco.
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