04 dicas para organizar seu computador

Todas as empresas e colaboradores estão em busca de otimização das suas rotinas não é? Entre vários caminhos que levam ao aumento da produtividade e a um melhor desenvolvimento do fluxo de trabalho, está a organização de arquivos. Isso vale tanto para documentos físicos, quanto para os digitais. Assim, organizar seu computador se tornou uma rotina essencial para aumentar a produtividade.

A digitalização de documentos trouxe diversas vantagens na missão de manter os arquivos em ordem. Com softwares de gestão, o processo para o usuário é simples e bem ágil. Passa bem longe de só transferir a montanha de papeis para o “mundo virtual”. Se você ainda não conta com serviços de gestão documental em sua empresa, como fazer para não se perder entre tantos arquivos? Fique tranquilo! Enquanto você estuda a melhor solução para gerir os dados e informações do seu negócio, trouxemos para vocês 04 dicas para organizar seus arquivos no computador. Acompanhe!

Saiba o que fazer

• Analise quais são os tipos de documentos que você tem no seu computador, e assim como para os documentos físicos, separe-os e crie categorias. Em seguida, crie pastas e atalhos de acordo com o que facilita o acesso. Fuja da tentação de deixar várias coisas soltas na área de trabalho. Ah! E aproveite também essa triagem para eliminar arquivos desnecessários e duplicados.

• Atenção ao nome que você coloca nos arquivos. Parece até bobagem falar isso, mas não é. Imagine só se você cria doc1, doc 2, planilha 1, planilha 2 e assim em diante. Como você vai identificar o conteúdo de cada um? E o tempo que vai jogar fora? Então, pense em nomes simples e funcionais, que rapidamente identificarão do que trata aquele documento.

• Crie o hábito de já salvar um novo arquivo em seu devido lugar. Toda vez que criar, baixar, copiar um novo material, já o coloque em sua pasta de destino. Se você deixar na área de trabalho para depois organizar, na agitação do dia a dia vai acabar esquecendo-o lá e então a bagunça começa de novo.

• Faça backup! Para evitar perda de arquivos faça sempre um backup. Além de proteger seus dados se ocorrer algum problema técnico na rede ou no equipamento, resguarda sua empresa em casos de possíveis crimes cibernéticos, como sequestro de dados. Entenda melhor aqui.

Essas foram algumas dicas para facilitar um pouco sua rotina. Se a sua empresa conta com um fluxo alto de produção e circulação de documentos, é muito importante e estratégico que você analise soluções de gestão documental e passe a contar com tecnologia e serviços avançados.

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