03 passos para deixar seu arquivo digital mais estratégico

Você digitalizou todos seus documentos? Eliminou o material desnecessário? Liberou espaço físico e algo talvez ainda não esteja tão claro: como fazer com que seu arquivo digital permaneça organizado e seja mais estratégico?

O primeiro e mais importante passo já foi dado. É isso mesmo, digitalizar todo o seu acervo. Assim é possível facilitar e agilizar o acesso às informações, além de resguardar os documentos originais que não podem ser eliminados. Uma vez no ambiente digital, os arquivos precisam ser administrados de maneira eficiente e eficaz.

Para não transferir a “bagunça” do meio físico para o eletrônico, antes de procedermos com o escaneamento dos documentos, são feitas a triagem, separação do material e a eliminação do que é desnecessário. Vale lembrar que cada segmento possui sua tabela de temporalidade. E é preciso verificar se o documento pode ser excluído ou se sua conservação é obrigatória. Com essas etapas concluídas, passemos para a gestão do arquivo digital.

01 – Crie o hábito de manter o sistema organizado

É muito importante que seu arquivo seja montado de modo funcional. E também adequado para as características do seu negócio e para otimizar o trabalho dos colaboradores. É necessário que a equipe adote práticas de uso para que não se forme uma montanha de documentos soltos e acabe indo por água abaixo uma das principais vantagens do arquivo digital, que é a rapidez que ele traz para o dia a dia de quem utiliza bastante o acervo. Neste post apresentamos dicas para organizar seu computador.

02-  Invista no armazenamento em nuvem e não deixe de fazer backup!

Armazenar seu arquivo digital na nuvem está entre as alternativas mais seguras de preservar seus dados de perdas, acessos indevidos e ação de pessoas mal-intencionadas. Além disso, entre as diversas vantagens de se investir em cloud, é possível acessar e gerenciar seus documentos à distância. Basta que tenha internet. Para entender melhor como o armazenamento em nuvem pode contribuir para a funcionalidade estratégica de seu acervo digital, recomendamos esta leitura: Os arquivos da sua empresa ainda não estão na nuvem?

03 – Monitore e rastreie

Falando de forma simples: você precisa tomar conta de seu arquivo digital e saber quem está acessando-o. Com os softwares de monitoramento da Arquivar, é possível criar hierarquias de acesso, isto é, você pode definir quais colaboradores podem utilizar cada parte do sistema; e ainda rastrear todas as ações realizadas com o documento. Quando o cliente opta pela guarda, é possível aplicar esses recursos também ao acervo físico. Veja mais detalhes neste post: Rastreabilidade: segurança total dos seus documentos

Com essas recomendações, seu arquivo digital vai ser ainda mais eficaz na otimização das rotinas de trabalho da sua empresa e no aumento da produtividade dos colaboradores. Nossa equipe está à disposição para lhe auxiliar na organização e na gestão dos documentos. Entre em contato!

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