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Arquivos Eletrônicos e Perícias Digitais

Na dúvida vamos guardar tudo. Esta tem sido a tônica na maioria das empresas, sejam elas grandes ou pequenas, nacionais ou globais. Disso decorre que,  cerca de 50% a 70%  dos documentos em papel arquivados nas empresas, não tem nenhum valor legal.

Todos sabemos que guardar um documento tem distintas finalidades. Entre as mais importantes está seu valor probatório. Um documento em papel só pode ser considerado original se tiver um dos seguintes requisitos: uma assinatura ou escrita manual, uma chancela mecânica, (seja  de pagamento, assinatura ou protocolo), ou um papel de segurança. Portanto, documentos em papel , a principio e como regra geral, só servirão como documentos probatórios  nestes casos,  sendo considerados todos os demais como cópias. Assim o que temos assistido é a guarda e manutenção de milhares de fotocópias, faxes, segundas vias e documentos impressos, sem quaisquer tipos de identificação ou caracterização.

Os arquivos eletrônicos e perícias digitais

Todo documento tem que ter uma autoria. Se esta autoria não puder ser provada, teremos um documento apócrifo, que pouco ou quase nada irá servir no âmbito jurídico. Assim, guardar este tipo de documento em papel de nada serve. Antes de se fazer um projeto de digitalização e gerenciamento, devemos separar o que é original e tem valor probatório, daqueles que são meras impressões numa folha de papel.

O que pode ser expurgado? O “Santo Graal” da gestão documental seria dizer ao cliente que: “depois de digitalizado todo seu acervo em papel pode ser jogado fora”. Infelizmente esta é uma questão ainda não resolvida totalmente. As provas periciais são feitas sobre aqueles requisitos acima nominados. As perícias grafotécnicas de assinaturas manuscritas, por exemplo, podem ser feitas sem problemas em documentos digitalizados.

As características mais importantes como  as grafo-estáticas, (a imagem propriamente dita da assinatura) não desaparecem ou diminuem na digitalização, desde que feita com qualidade de aquisição. Igualmente a análise das características grafo-cinéticas, que são as características dinâmicas marcadas durante o processo, como a inclinação da caneta, velocidade e intensidade da escrita, tampouco são prejudicadas na digitalização. Ao contrário, as novas técnicas da Grafoscopia Digital, uma nova ciência, são fundamentadas em todos os conceitos e preceitos da Grafoscopia tradicional, porém , com mais  os recursos e possibilidades dos documentos digitais.

Usando softwares automáticos ou semi-automáticos (com intervenção humana) como ferramentas nas análises, zoom, inversão de imagem, etc. As perícias digitais ampliaram as margens de acerto das conclusões dos peritos.  Atualmente, a maior parte dos exames grafotécnicos já é feita exclusivamente sobre imagens digitais por opção dos próprios peritos, mesmo tendo o papel à sua disposição.

Então fica a pergunta, por que não podemos jogar todos os documentos assinados fora após a digitalização? Porque resta um único ítem importante: ainda é muito difícil detectar a colagem de uma assinatura manuscrita num documento eletrônico,sendo inclusive  este o motivo que as assinaturas manuscritas não têm nenhum valor em documentos digitais, porque não são indissociáveis do suporte, como no caso do papel.

Pode-se, em certos casos, ampliar o volume de documentos a serem expurgados, com a autenticação feita por tabelião de notas, que deverá acompanhar a digitalização e assinar o arquivo eletrônico, autenticando aquela cópia como fiel ao original em papel. Um documento autenticado por tabelião inverte o ônus da prova, pois possui presunção de autenticidade, ao contrário dos documentos particulares que possuem presunção de veracidade.

Este pequeno detalhe jurídico faz  toda a diferença dentro de um processo judicial. O ônus da prova, no caso de documento autenticado por tabelião, é da parte que contesta, ao contrário da apresentação de um documento particular, que quando contestado deverá ser confirmado por quem o apresenta.

Fonte: Document Management