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SEAD terá software de gestão de documentos

A consultoria Mineira Arquivar implementará um software de gestão de documentos que digitalizará o arquivo da SEAD.

A Secretaria Estadual da Administração-SEAD, por meio da Diretoria de Modernização, está realizando o processo de gestão de documentos para a digitalização do arquivo da SEAD. O objetivo é gerar uma maior organização e tornar mais ágil o serviço público. Os documentos que já passaram por uma série de arquivamentos e catalogações, serão todos informatizados para ampliar o acesso aos servidores públicos.

A Consultoria Mineira de Gestão de Documentos – Arquivar foi escolhida por meio de processo licitatório. O foco era a realização do processo digital dos documentos, e para isso uma reunião no auditório da SEAD, na manhã desta terça-feira, 29, reuniu todos os diretores e gerentes do órgão para uma apresentação das propostas da consultoria, prazos e formas de execução.

O processo de gestão dos documentos

Serão reorganizados e selecionados os documentos para a digitalização. Além de entrevista com os servidores para obter uma prioridade nos documentos escolhidos, na oportunidade será formalizada a tabela de temporalidade que determina o tempo de validade dos documentos. Assim colaborando com o manual de arquivo que será feito para que os usuários dos documentos tenham uma maior clareza durante a pesquisa dos documentos.

O processo de digitalização será realizado em algumas etapas. São elas: o levantamento de dados, implantação e preparação do sistema, além do treinamento das pessoas que irão trabalhar com a gestão dos documentos. O processo de digitalização ajudará para agilizar os pedidos dos usuários que precisam de documentos referentes a aposentadoria, férias entre outros assuntos que fazem parte da rotina administrativa e que são mais solicitados. “É uma praticidade para o serviço público que trará uma maior agilidade no trabalho”, explica o Coordenador de Arquivo da SEAD, Raimundo Batista.

Com a digitalização será ampliada a gestão de conhecimento e informação, além de uma prática ambiental favorável, reduzindo gastos e diminuindo a impressão de papéis. Com o software de gestão de documentos que será implementado, o servidor terá uma maior interação, pois o mesmo poderá inserir e cadastrar documentos. “Haverá uma transferência de tecnologia, onde os colaboradores poderão participar e depois dará continuidade nos trabalhos, utilizando o sistema de gestão de documentos”, informa o Consultor da Arquivar, Mário Pinho.

Fonte: piaui.pi.gov.br
Por Thalita Mendes/Sead