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Aprenda a tornar a sua rotina de trabalho mais efetiva

Aprenda a tornar a sua rotina de trabalho mais efetiva

Tornar sua rotina de trabalho mais efetiva é sinônimo de produtividade e praticidade no dia a dia. Os benefícios que uma boa organização diária traz são inúmeros, tanto na vida profissional quanto pessoal. Em uma empresa, ela impacta diretamente nos resultados. E qualquer profissional sabe da importância de seus esforços para gerar bons frutos e, consequentemente, realização no trabalho.

Pensando nisso, pontuamos a importância da produtividade e da praticidade na rotina de trabalho, bem como da organização do ambiente laboral. Por fim, veja algumas dicas que podem contribuir neste sentido!

Produtividade e praticidade na rotina de trabalho

Fazer mais com menos. Essa é a essência da produtividade e da praticidade na rotina de trabalho. É, assim, a relação entre os recursos utilizados, os meios e o resultado final. Qual é a sua capacidade de produzir ou de gerar um produto ou serviço? O fruto do seu trabalho corresponde ao tempo e ao capital empregado?

O maior desafio de uma empresa é entregar mais quantidade de seu produto ou serviço utilizando a menor quantidade de recursos, sempre de olho no nível de qualidade. Em outras palavras, a produtividade não é algo a ser alcançada a qualquer custo. É preciso considerar o posicionamento empresarial (valor, missão etc.) e o nível de serviço que se quer entregar ao cliente.

Considerando esse fator, seus profissionais devem procurar estratégias para tornar a rotina de trabalho mais prática e produtiva. Da parte da empresa, ela deve oferecer treinamentos e capacitações para que eles executem o trabalho da melhor forma. Ao mesmo tempo, deve criar mecanismos que motivem seu pessoal, fazer a escolha correta de líderes que serão responsáveis pela gestão, melhorar o ambiente da empresa e o clima organizacional, dentre outras práticas.

Já da parte dos profissionais, existem inúmeras práticas para otimizar a rotina de trabalho. Elas envolvem desde atitudes simples, como separar os e-mails em categorias para orientar as ações, organizar a agenda considerando possíveis imprevistos e planejar as pausas, como tarefas mais complexas, como realizar um planejamento semanal.

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Organização do ambiente laboral

Organizar o ambiente laboral é uma das práticas mais importantes para a rotina de trabalho. Afinal, a organização é um dos pressupostos para se ter produtividade e praticidade. A neurociência aponta que nosso sistema nervoso se espelha no ambiente externo. Então, se você trabalha em um local caótico, será difícil se organizar internamente.

Imagine um local em que os documentos físicos não são arquivados com algum método. Quanto tempo um funcionário da empresa levaria para encontrar um contrato comercial? Esses minutos são preciosos para entregar um serviço ou produto de maior qualidade e poderiam ser economizados se a empresa adotasse a digitalização de documentos, por exemplo.

E a organização não diz respeito somente ao ambiente físico. Claro que o empresário deve ter em mente que o espaço deve estar limpo, segmentado, mas que permita a interação entre as equipes. No entanto, organizar o ambiente laboral também quer dizer otimizar o fluxo de trabalho, que é peça-chave para realizar a gestão do tempo. Em outras palavras, influi diretamente na produtividade dos profissionais.

Organizando o fluxo de trabalho

Os processos internos devem estar bem organizados e registrados para que os colaboradores não se percam entre as atividades. Quando isso ocorre, os gestores perdem muito tempo corrigindo as tarefas ou realizando cobranças. Consequentemente, a empresa desperdiça horas preciosas com retrabalho, o que causa um prejuízo considerável.

Imagine uma empresa que vende o produto X. A partir do momento em que o cliente pede o produto pelo site, as equipes responsáveis por comercial, finanças, estoque e transporte serão acionadas, cada uma a seu tempo. Se existir um bom fluxo de trabalho, os profissionais de cada equipe sabem exatamente o que deve ser feito e em quanto tempo. Assim, a etapa seguinte não será prejudicada.

O desafio na organização da rotina de trabalho é mapear os processos de forma correta, permitindo a estruturação do fluxo de trabalho na empresa. Com soluções tecnológicas, isso se torna mais fácil. Os gestores passam a ter um visão completa do andamento das tarefas de cada profissional, bem como tempo investido em cada etapa dos projetos. Os colaboradores ganham autonomia para atuar, pois sabem exatamente o que deve ser feito. E autonomia é sinônimo de motivação.

Por fim, um ponto importante a se considerar na organização do ambiente laboral, no tocante à rotina de trabalho, é controlar as horas trabalhadas. Gerenciar o tempo é uma das tarefas mais difíceis para a empresa, mas também aquela que traz bastante produtividade. Se o gestor sabe exatamente os dados das horas alocadas, ele pode analisar o custo individual de cada colaborador nos projetos. A partir disso, consegue calcular a rentabilidade da equipe e verificar a lucratividade dos clientes. Isso é fundamental para avaliar a precificação dos serviços.

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Dicas para tornar sua rotina de trabalho mais efetiva

Uma rotina de trabalho produtiva depende de muitos fatores, como energia, organização e prioridades. É muito comum vermos aquele profissional que chega no trabalho animado, dizendo que aquele será um dia incrível, mas basta um imprevisto que tudo vai por água abaixo. O que deu errado? Não contar com o imprevisto. Pequenos detalhes podem comprometer a produtividade e a praticidade na vida profissional, e é interessante que todos estejamos preparados para isso.

Quer conhecer algumas estratégias para tornar sua rotina de trabalho mais efetiva? Confira na sequência!

Conheça os vilões da produtividade

Você sabe cada pequeno detalhe que interfere negativamente na sua rotina de trabalho? Consegue perceber o que atrapalha sua produtividade? A partir dessa percepção, o profissional saberá o que fazer para se tornar mais eficiente. Veja 8 vilões da produtividade:

  • Perder muito tempo com atividades triviais: as tarefas pequenas e de fácil execução podem ser numerosas, mas, em geral, não possuem tanta importância. Muitos profissionais, porém, perdem muito tempo com elas, porque as escolhem para iniciar o dia ou retomar o ritmo após a pausa, e acabam sabotando as mais complexas;
  • Excesso de e-mails: um profissional que se mantém conectado ao e-mail o tempo todo não consegue ter uma boa rotina de trabalho. O fluxo é sempre interrompido com uma nova notificação. O interessante é separar alguns períodos do dia para verificá-lo;
  • Fazer muitas coisas ao mesmo tempo: ser um profissional multitask (multitarefa) não quer dizer que você é produtivo. Por isso, preste atenção no tempo para conseguir focar em uma única atividade, de forma a realizá-la com qualidade;
  • Reuniões improdutivas ou em número excessivo: elas atrapalham a concentração dos profissionais no desenvolvimento de suas tarefas, sejam simples ou complexas, e nem sempre ajudam a resolver problemas;
  • Ter muitas tarefas urgentes: o profissional que vive para “apagar incêndios” está sempre correndo atrás do prejuízo, e isso não é um bom sinal. Pelo contrário, indica que o planejamento é falho;
  • Não fazer pausas: muitos profissionais não fazem pausas em sua rotina de trabalho e acreditam que isso é bom. Na verdade, não é nada eficiente trabalhar sem parar, porque isso não garante produtividade;
  • Muito retrabalho: um dos inimigos da produtividade é o retrabalho, motivo pelo qual é importante o profissional ter capacidade suficiente para realizar uma tarefa antes de executá-la;
  • Falta de planejamento: o profissional que não tem um planejamento semanal ou diário não é capaz de organizar a sua rotina de trabalho e gerir sua agenda.

Planeje-se

O primeiro passo para tornar a rotina de trabalho mais efetiva é fazer um planejamento. Cada profissional pode ser inserido em muitos projetos simultâneos, e se organizar é a melhor forma de não deixar passar nenhuma demanda. Criar uma agenda de tarefas é fundamental. Saber priorizá-las conforme o prazo de cada uma também. E a priorização ainda contribuir para identificar o que traz mais resultado para a empresa. Assim, o colaborador foca e se concentra no que realmente importa, deixando de lado o que pode ser feito posteriormente.

Para fazer uma agenda, comece fazendo um checklist com todas as atividades que você tem na semana. Separe aquelas que precisam ser feitas em sequência de etapas e verifique outras com prazo mais curto.

Esse planejamento composto por agenda de tarefas, priorização e checklist auxilia qualquer profissional a focar suas energias e ser produtivo.

Saiba priorizar tarefas

Uma das dificuldades relatadas pelos profissionais na hora de fazer uma agenda de tarefas é a priorização. Uma tarefa importante pode não ser urgente, por exemplo. Elas possuem graus de prioridade diferentes. Assim são todas as atividades. E para organizar a rotina de trabalho, é preciso entender esse ponto. Ao categorizar cada tarefa, o colaborador perceberá que pode estar gastando tempo com as atividades erradas. E como priorizar?

Existe uma técnica bastante simples que pode ser adotada. Considerando as características de “urgência” e “importância”, classifique suas tarefas. Elas poderão, assim, ter quatro combinações:

  • Não-urgente e não-importante;
  • Não-urgente e importante;
  • Urgente e não-importante;
  • Urgente e importante.

É fácil perceber que os pontos estão dispostos do menor grau de prioridade para o maior, certo? Tarefas urgentes e importantes devem ser feitas agora. Já as tarefas urgentes e não-importantes, apesar de apresentarem pouco resultado, devem ser feitas o quanto antes. As tarefas não-urgentes são aquelas que costumam não ter prazo, e adiá-las pode ser uma tendência. Para evitar isso, veja as importantes e execute-as primeiro. Por fim, aquelas sem urgência e sem importância serão feitas quando sobrar um tempinho.

Fixe um tempo para o “trabalho intenso”

Em qualquer rotina de trabalho, há distrações que podem tomar bastante o seu tempo. Especialmente as distrações digitais, uma vez que temos o mundo em nossas mãos com um smartphone. E-mail, redes sociais, notícias, tudo parece ser mais interessante do que nossas tarefas. E cada “pausa” pode levar muitos minutos do seu dia, comprometendo a produtividade.

Uma das formas de driblar essa distração é fixar um tempo determinado para trabalhar intensamente. Isso faz com que o profissional dedique o máximo de sua atenção durante um trecho ininterrupto de atividade. Mas deve existir um equilíbrio entre esforço e descanso.

Existem técnicas de produtividade que auxiliam bastante nisso, e a mais conhecida é a Pomodoro. Nesta técnica, são fixados ciclos de 25 minutos de trabalho, seguidos de pausas rápidas de 5 minutos. Ao final de 4 ciclos, há uma pausa maior. Dentro desse conceito, você pode testar e ajustar o cronograma que melhor se aplica para você. O importante é não passar mais de 60 minutos sem pausa, que é o intervalo apontado por vários estudos como o máximo de concentração que nosso cérebro consegue ter.

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Evite reuniões desnecessárias

Quantas reuniões você teve na última semana e, ao sair delas, pensou que elas poderiam ter sido resolvidas com uma simples troca de e-mails? Essa sensação acomete muitos funcionários de organizações que não tem conhecimento sobre a importância de uma rotina de trabalho produtiva.

Por isso, os gestores devem sempre se perguntar sobre a necessidade de uma reunião. Ainda que ela dure 30 minutos, os colaboradores perdem tempo para se preparar para ela, além de demorar a concentrar em suas atividades individuais após o encontro. E isso pode piorar se a reunião for muito longa ou se tiver muitos conflitos, que agita a concentração.

Invista em sua energia

Qualquer conteúdo que um profissional ler sobre ter uma rotina de trabalho mais produtiva terá a orientação de descansar. A pausa é fundamental para reabastecer as energias e retomar a concentração. Mas o foco aqui não é falar das pausas dentro da jornada de trabalho, mas das abordagens que realmente se direcionam a fortalecer e abastecer a energia mental, física, emocional e espiritual das pessoas. Assim, é possível tirar o máximo de um profissional.

Essa abordagem foi pensada por Tony Schwartz e Jim Loehr (descrita no livro “The Power of Full Engagement”). Para eles, cada uma dessas categorias merece uma atenção especial, e os gestores empresariais devem olhar para seus funcionários como pessoas, e não como um “tipo de pessoa”.

E como investir em cada tipo de energia? De acordo com os escritores:

  • Energia espiritual: o corpo diretivo de uma empresa deve adotar mecanismos para manter seus colaboradores motivados, fazendo com que eles encontrem sentido em seu trabalho, estejam mais focados, sintam energia positiva e demonstrem maior perseverança;
  • Energia física: cabe aos gerentes e aos locais de trabalho adotarem atitudes e políticas sobre qualidade do sono, nutrição e condicionamento físico;
  • Energia mental: uma das funções dos gerentes é ajudar seus funcionários a se concentrarem nas tarefas;
  • Energia emocional: os gestores devem contribuir com os colaboradores no gerenciamento do estresse.

Enfrente as tarefas difíceis

Quando você chega no trabalho e olha sua agenda de tarefas, se depara com uma atividade burocrática e chata. Se você não a encarar imediatamente, há um grande risco de ela atrapalhar toda a sua rotina de trabalho e produtividade. Mas se, ao contrário, você terminá-la prontamente, vem aquela sensação de vitória logo na primeira parte do dia. O resultado é ótimo: você terá um ganho em sua energia produtiva, já que tirou um peso da agenda e terá mais tempo para se dedicar às outras.

Uma rotina de trabalho mais efetiva depende de disciplina por parte dos profissionais. Organizar-se é essencial para ter um fluxo de trabalho produtivo e prático. Evitar as distrações e reuniões desnecessárias também é importante, assim como cuidar de si. Para tudo isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada.

Uma boa gestão documental, por exemplo, por meio da digitalização, pode economizar muitas horas no seu dia, tornando sua rotina de trabalho mais produtiva. Você conhece a gestão eletrônica de documentos?