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Afinal, o que é e para que serve a Gestão Estratégica de Documentos?

Toda empresa, de todos os portes e segmentos, precisa de organização e produtividade para crescer. E faz parte do dia a dia corporativo a busca por otimização de tempo, por melhor aproveitamento das habilidades da equipe e por redução inteligente de custos.

Entre políticas, alternativas e projetos, a Gestão Estratégica de Documentos destaca-se como meio de se alcançar mais celeridade em processos, mais controle da produção e melhores condições para o fechamento de negócios.

Se você ainda não conhece as soluções oferecidas pela Gestão Documental ou tem dúvidas sobre os processos e serviços, está na hora de ficar por dentro dos benefícios que a sua empresa pode obter ao gerir adequadamente o acervo e a produção de documentos.

Gestão Estratégica de Documentos: do que se trata

As empresas produzem, diariamente, volumes consideráveis de documentos em formato físico e digital. Centenas de dados circulam entre setores, colaboradores e clientes. Como é possível lidar com essa dimensão de informações?

Se algum contrato precisa ser localizado no acervo da sua organização, isso acontece de forma rápida ou os funcionários perdem boa parte do dia na busca? E as etapas de uma tarefa: fluem sem interrupções ou há obstáculos e gargalos no processo? Tudo isso está relacionado à maneira como sua organização lida com documentos e informações.

A Gestão Estratégica de Documentos é a solução diante da necessidade da automação de processos e da correta administração das informações. São técnicas desenvolvidas para tornar a procura e utilização de arquivos e dados mais simples, organizada e eficaz.

Tecnicamente falando, e de acordo com o Dicionário Arquivar, a Gestão de Documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Também referida como administração de documentos.”

Como funciona?

A Gestão Estratégica de Documentos abrange desde a organização até a implantação de softwares específicos para gerenciamento, indexação e armazenamento. Envolve processos de recuperação do acervo físico, organização de documentos, digitalização, microfilmagem, entre outros.

Na Arquivar, o trabalho de Gestão Documental é construído com base na metodologia exclusiva GEDIC® (Gestão Estratégica de Informações e Conhecimento Corporativo). O trabalho é realizado nas seguintes etapas:

  1. Entendimento da demanda e das características do cliente;
  2. Elaboração de um projeto customizado;
  3. Implementação das soluções que vão potencializar o negócio do cliente;
  4. Monitoramento de processos.
Bons motivos para investir agora mesmo em Gestão Documental

Agora que você já sabe o que é e como funciona, é importante entender por que investir nas soluções e serviços de Gestão de Documentos. De modo geral, os principais benefícios estão relacionados ao aumento de produtividade, segurança da informação e redução de custos operacionais. Assim, podemos destacar:

  • Redução do tempo destinado à localização de documentos e informações;
  • Mais agilidade na execução de tarefas;
  • Maior controle e monitoramento das informações;
  • Rastreabilidade do documento;
  • Garantia de backups diários e seguros;
  • Redução de perdas em processos judiciais por não localização de documentos;
  • Redução de custos com cópias, impressões e transporte de arquivos;
  • Diminuição do desperdício e uso excessivo de papel;
  • Preservação do arquivo físico, com armazenamento adequado.

Com as vantagens oferecidas pela Gestão Documental, organizações otimizam a estrutura de custos e ganham mais tempo para se dedicar ao crescimento do negócio.

Entre em contato com a nossa equipe de especialistas para conhecer as soluções da Arquivar em Gestão Estratégica de Documentos.